Categoría: Explicar

Algunas personas me han dicho que tengo un «talento» o «habilidad» para explicar utilizando apoyos visuales y contando historias.

Sin embargo, si has leído esta serie de artículos sobre cómo explicar, te habrás dado cuenta que ha sido más una esfuerzo, un proceso de intensa práctica. En ocasiones nos centramos en los resultados pero no damos una mirada cuidadosa a lo que se ha hecho para obtener esos resultados.

«Mil días de entrenamiento para desarrollarse, diez mil días de entrenamiento para pulir. Debes de examinar esto bien.»

Miyamoto Musashi

Comencé a mejorar las láminas de mis presentaciones alrededor del año 2008, luego aprendí sobre notas visuales ese mismo año. Hice algunos ejercicios informales, pero no fue hasta 2012 cuando realmente me comprometí con ello y desde entonces no he parado.

Tengo una gran cantidad de libretas llenas de ejercicios en los que fui depurando la habilidad para las notas visuales. De igual modo he consumido una enorme cantidad de blocs de hojas llenos de notas y bosquejos que ahora se encuentran en posesión de mis clientes.

En el mismo año 2008 comencé a desarrollar historias útiles para explicar conceptos a mis clientes y luego los mezclé con las notas visuales. Las historias continuaron creciendo y se volvieron una parte central de mi práctica y de mis explicaciones.

Historias como las siguientes:

• Como meter un círculo en un cuadrado.
• La historia del puesto de hot dogs.
• El mono, el elefante y guajolote con arnés.
• Miguelito y la bicicleta.
• Cadena en la fotocopiadora.
• El nuevo colaborador en el almacén.
• ¿Cómo está el clima?
• Siempre son los mismos resultados en la prueba de laboratorio.
• Díganle a ella que saque las copias.

Ésta es solo una pequeña muestra de las historias que he desarrollado en base a experiencias personales o en la forma de historias ficticias, aunque basadas en eventos reales o en conceptos de calidad y gestión probados.

Estas historias han tomado tiempo y dedicación para estructurarse. Y también las he contado una y otra vez a lo largo de más de una década, refinando no solo las historias en si mismas, sino también el uso y la forma de contar cada una de ellas mientras presento, capacito o asesoro a una persona o grupo de personas.

En este proceso, mis explicaciones, notas visuales y mis historias han fallado. Otras han sobrevivido y perdurado, aunque todas, sin excepción, han mejorado. Cada vez que explicó algo aprendo y mejoro también. Esto me ha permitido conectar con mis clientes y audiencias para lograr ese momento «¡Ajá!» el cual es el comienzo del entendimiento y el primer paso para poner las cosas en movimiento hacia un cambio o mejora.

“El maestro ha fallado más veces de las que el principiante siquiera ha intentado.”

Stephen McCranie

Hoy tengo la certeza de que cualquier persona puede mejorar su habilidad para explicar. Yo busco sintetizar mi experiencia personal, apuntar hacia los conceptos y autores que me han influenciado y puedo mostrar casos de estudio y ejemplos. La idea de estos artículos es ayudar a reducir el tiempo necesario para adquirir el conocimiento para explicar mejor. No es necesario pasarse años buscando información como lo he hecho yo.

Aunque al final, es solo a través de la práctica deliberada que es posible lograr un entendimiento de las cosas y lograr realizar mejores explicaciones. Practicar es algo que no puedo hacer por ti, nadie puede hacerlo. Solo puedo intentar inspirarte para que te enfoques en un proceso y buenas prácticas, que practiques y, entonces, que veas resultados por ti mismo.

Uno de los libros que detonó mi enfoque actual para explicar es el de «Made to Stick» de Chip y Dan Heath.

Hoy en día, ese libro es un clásico sobre cómo hacer llegar nuestras ideas a otros. Los hermanos Heath establecen principios para que una idea permanezca en la mente de los demás, para ellos las ideas deben de ser:

• Simples
• Inesperadas
• Concretas
• Creíbles
• Emocionales
• Basadas en historias.

Para fines de explicar, cuando quiero transmitir una idea que mis clientes necesitan adoptar, aceptar o considerar, uso una combinación de varios de estos rasgos de una idea pegajosa.

El uso de notas visuales provee de una forma simple, concreta e inesperada para que las ideas sean recordadas. Las ideas bosquejadas en una sola hoja de papel, o en un par de ellas, proveen algo claro y concreto a lo cual los gerentes se pueden aferrar para tomar acción más adelante. Los bosquejos y apoyos visuales proveen de una forma simple a una idea o un concepto, dejando fuera cualquier otra información superflua. Sorprendentemente, es inesperado para mis clientes cuando saco pluma y papel y comienzo a bosquejar notas, ideas y conceptos. Todo esto les provee de una experiencia memorable.

A lo largo de mi carrera, he trabajado con diversos consultores, y definitivamente, las sesiones que mas recuerdo, son aquellas con Luis Iturriaga. Además de su amplio conocimiento en temas de procesos y administración de recursos entre otros, Luis posee una gran facilidad para ilustrar los temas a los participantes por medio de citas, apoyos visuales, gráficos o dibujos, lo que nos permite visualizar y segmentar cada idea, logrando que al final de la sesión salgamos con metas y objetivos alcanzables. 

Gerardo Tiburcio, Director Comercial

En ocasiones, queremos usar complejos modelos, láminas de presentaciones y diagramas para explicar ideas, sin embargo, en mi experiencia, nada vence a la simplicidad de una pieza de papel con unos bosquejos y notas a mano.

El uso de su conocimiento y experiencia explicados a través de diversos medios, particularmente los apoyos visuales que siempre usa, aún en las reuniones informales, han sido de gran valor para asimilar de manera mas rápida y efectiva los conceptos aún mas complejos en beneficio de nuestros objetivos empresariales. 

Miguel Cortazar, Gerente General

Por otro lado, he desarrollado una seria de historias que utilizo para clarificar conceptos de gestión de calidad, liderazgo y demás. Éstas historias son simples, inesperadas, creíbles, concretas y emocionales. Una buena historia vence a cualquier larga presentación y reporte.

Una vez me encontré con un cliente, un gerente general, y le pregunté cómo iban las cosas, a lo cual me respondió: «¡Genial! Hemos estado trabajando en muchas cosas. Sobre todo en eso del Guajolote con Arnés que nos contaste hace tiempo». Esa historia, como muchas otras son parte de mi repertorio y me ayudan a aclarar puntos y a explicar las ideas y conceptos a los gerentes. Todas las historias están basadas en situaciones que las hacen creíbles y además son cortas, concretas y simples, lo que permite recordarlas fácilmente.

Estos rasgos pegajosos de una idea es algo que busco incorporar en mis sesiones de consultoría y capacitación siempre que lo veo adecuado para generar el entendimiento. La naturaleza análoga de la pluma y el papel y de las historias narradas están muy por delante de cualquier medio digital. Así que la invitación es a considerar estos puntos y a utilizarlos al explicar ideas a los demás.

El alma nunca piensa sin una imagen mental.

Aristóteles.

Soy una persona visual, aunque la gran mayoría de todos los seres humanos también lo son. El 80% de la información que procesamos diariamente entra a nosotros a través de nuestros ojos.

Mi formación inicial en temas visuales surgió durante mi carrera universitaria como ingeniero mecánico. Una gran parte de las técnicas y métodos utilizados en la ingeniería son esquemas y representaciones visuales de diferentes situaciones y problemas. Me gustó mucho ese aspecto de la carrera, aunque no tanto la parte matemática.

Una vez que obtuve trabajo en una empresa industrial, mi día a día se convirtió en la elaboración de diagramas de proceso con miras a apoyar la implementación y certificación del sistema de gestión de calidad. Posteriormente, entré a la parte de diseño y me la pasaba realizando anotaciones combinadas con diagramas de los productos y sus análisis.

Al llegar a mi etapa de profesionista independiente, durante procesos de consultoría elaboraba algunos diagramas y bosquejos burdos. Nada estructurado e intencional. Eran más para mí, a fin de que yo pudiera entender las necesidades de los clientes. Mas adelante, adquirí el libro Presentation Zen de Garr Reynolds, en dicho libro, el autor declaraba que al realizar presentaciones deberíamos de hacerlo «en modo analógico» (esto es, con pluma y papel). Él mencionaba que debíamos bosquejar nuestra presentación en papel antes de entrar al software de presentaciones.

¡Analógico! ¡Papel y pluma! Se abrió la caja de pandora para mí. ¿Por qué no hacerlo así me pregunté? Comencé a investigar y, desde entonces, me encontré con un enorme un amplio y profundo campo de conocimiento en relación a que es mejor utilizar imágenes que textos y palabras (algo paradójico para este blog, algún día experimentaré convirtiéndolo en algo visual).

En mi búsqueda me encontré con el libro The Back of the Napkin de Dan Roam el cual catapultó mi pensamiento visual hacia las estrellas. También me encontré con el libro Sketchnotes Handbook de Mike Rohde y comenté a bosquejar y a desarrollar mi propio lenguaje visual. Comencé a tomar notas personales como notas visuales. La bola de nieve estaba en movimiento.

El Dr. John Medina en su libro Brain Rules dedica un capítulo completo al tema de la percepción visual. Establece que «la visión supera a todos los otros sentidos». Medina establece que «sabemos que las imágenes son un mecanismos más eficiente para enviar información que el texto.»

¡Genial!, pensé. ¿Qué tal si pudiera mejorar mi comunicación y mis explicaciones con los clientes? En aquel tiempo había estado batallando para hacer llegar mis mensajes y generar comprensión en los clientes. Así que decidí «seguir al conejo a través del agujero» (como en Alicia en el País de las Maravillas). Continué investigando y encontré los libros de David Sibbet, un reconocido consultor. Él y su compañía estaban utilizando facilitación gráfica para ayudar a gerentes, equipos y empresas a clarificar sus ideas. Fue en ese momento que el concepto de Pensamiento Visual tomó un nuevo significado para mí. Más libros llegaron y con ello más y más práctica.

Los resultados fueron tangibles. Los clientes querían una copia de mis notas visuales tras cada sesión, las apreciaban y las coleccionaban, les ayudaban a entender y a recordar. ¡Había encontrado el santo grial de las explicaciones! Pero ¿podría cualquier persona hacerlo? ¿O era yo uno de los escogidos? Investigué mas y desarrollé un taller sobre notas visuales y más adelante otro sobre pensamiento visual. A la gente les gustaron, aunque no todos hicieron el esfuerzo consciente y no dedicaron el tiempo para desarrollar la habilidad requerida. Aún así era posible. Todos podía aprender si estaban deseosos de hacerlo.

Sunni Brown en su libro The Doodle Revolution invita al lector a recordar si en alguna ocasión ha realizado algún bosquejo o rayón en un papel mientras hablaba por teléfono o estaba en una reunión o clase. Aunque para algunas personas eso podría ser indicativo de aburrimiento, Brown lo ve diferente: «Bosquejar es pensamiento disfrazado». Sí, ¡bosquejar es pensar! Bosquejas y piensas, todo lo que necesitas son mejores bosquejos, diagramas y notas visuales.

Las ideas se convierten en bosquejos. Los bosquejos (combinaciones de imágenes, diagramas, flechas y texto) se convierte en momentos ¡ajá! para las personas que están del otro lado de las explicaciones. Se trata de imágenes. Una vez que el entendimiento se logra, es posible convertirlo en cualquier otra cosa que sea de utilidad.

El pensamiento visual y el movimiento de notas y bosquejos visuales está aquí, vivito y coleando. Algunos lo aplican a nivel profesional proveyendo servicios especializados para equipos, seminarios y entrenamientos. Sin embargo, también puede ser aplicado de manera informal, en el día a día, por ejecutivos y gerentes que buscan comunicar sus mensajes o ideas a fin de detonar el entendimiento, obtener el apoyo y generar la acción.

¿Qué tanto utilizas notas visuales, diagramas y bosquejos para mejorar tu comunicación, tus explicaciones y el entendimiento de otros? ¿Conocías el concepto?

En general, los que me conocen, dicen que soy una persona paciente. Aunque no siempre fue así. Hace muchos años me alteraba bastante cuando las personas simplemente no entendían una idea y me tornaba bastante impaciente. Supongo que el tiempo se ha vuelto mi maestro y con el paso del mismo me he vuelto más tolerante.

Con los años he ido aprendiendo sobre el proceso de aprendizaje humano, sobre todo el proceso de aprendizaje en los adultos, y he logrado entender la diferencia entre un aprendiz, un novato y un experto. Asimismo, he descubierto cómo cada uno ve y aprende las cosas. Conocer sobre la maldición del conocimiento me ayudó a no esperar a que todos sepan y entiendan lo mismo que yo cuando estoy explicando. Aprendí que lo importante es conocer en qué punto se encuentra mi cliente o audiencia y construir a partir de ahí.

Mis múltiples experiencias como maestro a nivel universitario y mi entrenamiento para desempeñarme más adelante como instructor me ayudaron a calmar mis nervios y mi desesperación. Al ser paciente he podido entender mejor a la gente y a ver sus competencias mejorar gradualmente. La parte más gratificante de explicar es el momento en que la otra persona hace una cierta expresión y menciona algo como «¡Ajá! ahora lo entiendo!

La paciencia no llega sola ni fácilmente, yo la he cultivado a través de múltiples experiencias propias tales como:

• La práctica deportiva (artes marciales)
• La fotografía
• El dibujo
• La observación de naturaleza.

Todas estas actividades me han ayudado a desarrollar la paciencia necesaria que luego puedo aplicar para estar calmado a la hora de percibir que mis explicaciones no están funcionando ni fluyendo adecuadamente, así como por no ver a los clientes y participantes progresar tan rápido como ellos y yo quisiéramos. Al darme cuenta como yo me he tomado tiempo, errores y falta de entendimiento en diferentes etapas me permite entender la progresión natural de las personas a lo largo de sus procesos de aprendizaje y entendimiento.

La práctica de esas actividades también ha influenciado mi tenacidad, mi tolerancia y la resistencia a la frustración las cuales impactan en mi paciencia. Esta transferencia de habilidades de una actividad a otra es realmente útil y la recomiendo ampliamente.

Las cosas toman tiempo, aprender y desarrollar habilidades y competencias toma tiempo. A lo largo de casi 30 años de trayectoria laboral he visto a la gente progresar y entender que ese progreso es necesario y que no podemos desesperarnos con un aprendiz y con un novato. Por el contrario, necesitamos la paciencia para continuar guiándolos hasta desarrollar su máximo potencial. Explicar y desarrollar a otros es una carrera de resistencia y no una carrera de velocidad y el nombre del juego se llama paciencia.

Aún así, un tema recurrente con el que me topo frecuentemente es la falta de paciencia en mandos y ejecutivos.

¿Cómo desarrollas tu paciencia? ¿Te desesperas al explicar?

Como expertos en algún campo podemos perdernos en los detalles. Podemos perdernos en ver los árboles y dejar de apreciar el bosque. Una vista general provee contexto y es la vista que nos permite conectar los puntos.

La famosa frase de la vista de pájaro o a 10,000 pies de altura que se utiliza en los negocios puede ser una buena analogía. Los detalles son importantes, aunque conociendo a la audiencia y su conocimiento limitado del tema nos orilla a comenzar de manera general y luego avanzar hacia los detalles. En ocasiones, es importante no ir tan alto en esa vista de pájaro, mucho detalle podría perderse. Una vista de 1,000 pies de altura puede ser suficientemente buena.

En mi práctica de consultoría, relacionada con la gestión de calidad, generalmente inicio con conceptos básicos de procesos y sistemas. A partir de ahí exploro el tema de los factores humanos, los materiales y las cadenas de suministro, los equipos e infraestructura y, finalmente, las actividades y métodos relacionados con los procesos.

Al establecer los conceptos generales primero ha funcionado muy bien para mí. Generalmente cuestiono a mis clientes sobre un tema en particular, si lo conocen realizó una revisión genérica y entonces puedo proceder a profundizar en los detalles. Si el conocimiento es menos profundo, dedico más tiempo a las generalidades antes de llevarlos a navegar en el mar de los detalles.

Profundidad y amplitud son dos conceptos útiles. La alta dirección o gerencia tiende a ser más del tipo generalista y requieren entender cómo suceden las cosas a lo largo de toda la compañía. Conceptos amplios (generales) son atractivos para ellos. El especialista de las organizaciones está más inclinado hacia un conocimiento profundo. En ocasiones los gerentes se pueden beneficiar de un conocimiento más profundo y los especialistas de un conocimiento más amplio (general). El reto de la persona que les apoya a crear explicaciones o a explicarles a ellos está en transitar de lo amplio a lo detallado y viceversa, esto como un medio para generar entendimiento. Se trata de un balance y una habilidad a desarrollar.

Fallar en crear un adecuado contexto en un cierto tema a ser explicado puede comprometer todo el ejercicio. A lo largo de los años he desarrollado múltiples explicaciones generales de conceptos de negocios, gestión y calidad que utilizo tanto para explicar a los clientes, así como para ayudarles a clarificar las ideas que desean expresar a otros. Esto bloques constructivos me permiten establecer el contexto sobre el cual construir las explicaciones detalladas.

¿Te has visto ahogado por los detalles o incapaz de ver el panorama general? Es conveniente empezar de menos a más.

Yo soy un introvertido y, como tal, disfruto estar solo con mis pensamientos. Observando, cuestionando lo que observo, lo que escucho y lo que experimento, creando ideas y nuevos pensamientos. Es una parte importante de lo que soy.

Recuerdo las clases de lógica en la preparatoria en las cuales nos hacían reflexionar que: «Las rosas son flores y algunas rosas son rojas, pero no todas las flores son rosas ni todas las rosas son rojas». Parece una reflexión simple y obvia, pero en ocasiones no hacemos estos ejercicios y caemos en conclusiones equivocadas. En aquel momento, no pensaba que yo podía engañarme a mí mismo con mis pensamientos, pero sucedió y sucede.

En una entrevista al astrofísico Neil deGrasse Tyson comenta cómo el cerebro puede ser engañado con imágenes que no son reales (ilusiones ópticas) y que la forma de explicarlo es que tenemos «daño cerebral». Me hizo reír aunque luego reflexioné que tenía razón. ¿Cómo es que nuestro cerebro puede ver algo que no está ahí? Esto despertó en mí el interés de comprender el funcionamiento de nuestro cerebro y de nuestra mente.

Con el paso de los años me encontré con La Quinta Disciplina de Peter Senge, el Cisne Negro de Nassim Nicholas Taleb, el Arte de Pensar de Rolf Dobelli, Blink de Malcolm Gladwell, Pensar Rápido y Pensar Lento de Daniel Kahneman y muchos otros libros en los que empezó a surgir un término en común: Sesgos cognitivos. Mi mente explotaba entre más leía sobre estos temas. A donde quiera que volteaba, alguien hacia referencia a ellos y advertía los peligros de ser presa de ellos.

Pronto me di cuenta de que yo mismo era presa de esta bestia. Y entre más tomaba conciencia de ello, comencé a darme cuenta de que mis clientes también lo padecían. De hecho lo padecían todos a mi alrededor. Se volvió una situación omnipresente en mis sesiones de entrenamiento y consultoría. Me di cuenta de que para poder ayudar a otros era necesario que yo estuviera consciente de esta situaciones tanto como fuera posible. De ahí surgió la necesidad de desarrollar hábitos y mecanismos para atender esto.

Una forma fue estudiar sobre el tema, sin embargo, aprendí que estar consciente de los sesgos cognitivos no nos hace inmunes a ellos. Otra forma fue el desarrollar, y continuar desarrollando, un pensamiento crítico que ayude evitar engaños. Esto en forma de cuestionamientos. ¿Por qué creo esto? ¿Estoy seguro de esto que pienso? ¿Cómo llegué a creer esto? ¿He corroborado varias fuentes independientes? ¿Es esto una opinión o es un hecho? ¿Puedo recopilar más datos? ¿Puedo ir a observar los hechos? ¿Qué haría cambiar mi forma de pensar? Esta forma de razonar y cuestionar se ha vuelto cada vez más un hábito en mí. Básicamente es desarrollar el hábito de estar abierto a mas información y en base a ello cuestionar mi conocimiento y creencias actuales.

Otra forma ha sido a través de la conciencia plena o Mindfulness, realizando una práctica continua a fin de ayudar a mi mente a estar en el presente y poder ver las cosas con más claridad. La meditación y la práctica de observación de naturaleza me ayuda a esto y se complementa con el pensamiento crítico.

Hay un par de conceptos que se utilizan en artes marciales japonesas:

• Mizu no kokoro (mente como el agua). Esto significa que necesitamos calmar nuestra mente para que asemeje a la superficie del agua sin alteración en un día sin viento. Como cuando parece espejo. En este estado mental es posible percibir las cosas claramente. El agua (nuestra mente) refleja lo que está sucediendo. Si la mente se llena pensamientos se altera y el reflejo se distorsiona. En ese momento no será posible percibir lo que tenemos enfrente de manera adecuada.
• Tsuki no kokoro (mente como la luna). Esto significa ser como la luna que brilla y proyecta su luz hacia todo a su alrededor. Debemos de estar conscientes de nuestro entorno. Aunque si las preocupaciones y pensamientos se manifiestan, son como nubes que bloquean la luna y no podremos percibir nuestro entorno.

Ambos conceptos se refieran al hecho de la que mente se puede distraer y se vuelve incapaz de percibir las cosas como son. Leí sobre estos conceptos hace muchos años, aunque nunca imaginé lo profundo y complejo de la situación y la forma en que nuestra mente y nuestros pensamientos se ven afectados.

El aprender de esto y el tomar algunas acciones, que se han complementado con la escritura y el llevar una bitácora o diario, me han ayudado a mejorar y a tratar de prevenir situaciones como el sesgo de confirmación o la maldición del conocimiento. Estoy firmemente convencido de que cualquier persona que explica a otros se beneficiará del estudio de estos conceptos, a fin de detectarlos y prevenirlos tanto como sea posible. Aunque tenemos que aceptar que nunca seremos 100% inmunes ya que es una parte de nuestra condición humana.

¿Conoces los sesgos cognitivos? ¿Reflexionas a menudo sobre ellos? ¿Qué hábitos has puesto en marcha para atenderlos?

La mayoría de nosotros ha experimentado la situación, en la escuela o universidad, en que algún experto entró por la puerta y comenzó a explicar mientras hablaba hacia el pizarrón realizando anotaciones de manera interminable.

Todos tomarían notas, tratando de mantener el paso mientras el pizarrón se llenaba y el experto comenzaba a borrar el pizarrón para continuar su explicación. Básicamente haciendo una «descarga de su conocimiento» ante la sorprendida audiencia. Este es un recuerdo que tengo de algunos expertos padeciendo la llamada «maldición del conocimiento».

Me encontré esa frase en el libro Made to Stick de los hermanos Heath. Básicamente, la maldición es un estado en que «una vez que sabemos y entendemos algo, es difícil para nosotros imaginar que alguien más podría no saberlo o entenderlo». Esto hace que los expertos hablen a otros asumiendo que saben y entienden muchas cosas que en realidad aún no saben ni entienden.

Yo mismo he sido víctima de esta maldición del conocimiento hace mucho tiempo en mis años escolares y universitarios. Ello no me permitió alcanzar, entonces, mi potencial como explicador. Para el tiempo que me volví profesor asistente, decidí que quería hacer las cosas diferentes a lo que habían hecho algunos expertos conmigo. Lo intenté, experimenté y obtuve resultados mixtos. Estaba empezando a aprender a explicar.

Con el paso de los años aprendí más y más y comencé mi búsqueda para explicar las cosas de una manera más adecuada. Uno de los más importantes descubrimientos fue la necesidad de conocer a mi audiencia y de saber lo que que ellos, previamente, ya sabían y y lo que no. Para, a partir de ahí, comenzar mis explicaciones. En muchas casos fue necesario recortar y simplificar construyendo la complejidad solo una vez que los conceptos básicos fueron plenamente comprendidos.

Todos sabemos mucho sobre algo y la parte más retadora es ejercer la moderación. Conforme aprendí sobre diseño, y lo apliqué a mis presentations, aprendí que menos es más y que restringir lo que debía incluir fue uno de los aprendizaje más valiosos.

Hoy trato de diferenciar entre:

• Lo que se debe saber. Aquello indispensable que no se puede omitir.
• Lo que se necesita saber. Aquello que ayuda a hacer las cosas.
• Lo que sería bueno saber. Son los extras que no son realmente ni indispensables ni necesarios.

El reto es aprender a diferenciar qué es lo realmente importante. Si al explicar consideramos a la otra parte, nos tomamos el tiempo de saber que sabe y, a partir de ahí, construimos explicaciones con lo realmente útil lograremos mejorar mucho nuestras explicaciones.

¿Te has dado cuenta cuando tratas de incluir información de más en tus explicaciones? ¿Cómo has encontrado el balance entre lo indispensable y necesario y todo lo demás?

Supongo que el título se explica solo, sin embargo, existen múltiples instancias en las que creemos saber más de lo que en realidad sabemos.

Todos experimentamos nuestras vidas de diferente manera y desarrollamos muy diferentes niveles de conocimiento y, eventualmente, de competencia (lo que sabemos y lo que sabemos hacer). ¿Alguna vez te ha tocado escuchar a alguien que no es competente en cierto aspecto técnico o de negocios? En muchos casos, si tienes un poco de conocimiento en el tema, rápidamente te das cuenta de que no sabe tanto como dice saber.

En el libro llamado «El arte de pensar», el autor Rolf Dobelli examina la diferencia entre lo que llama «conocimiento auténtico», que viene de dedicar tiempo y pensamiento a un tema (directa o indirectamente) y el conocimiento de aquellos que pretende saber algo y se las han arreglado para poner un espectáculo sobre el tema. Dobelli hace referencia al concepto del Círculo de Competencia desarrollado por Warren Buffet y Charles Munger. Imagina un circulo grande y dentro de él uno mucho más pequeño. El círculo pequeño es en realidad el área en la cual posees conocimiento auténtico.

Dobelli advierte a la gente de hablar o explicar fuera de su circulo de competencia. Si uno se encuentra fuera de este circulo, uno debería «permanecer callado» o aceptar » que no sabe». Creo que esto es cierto para los casos en los que tenemos que explicar algo.

Ahora bien, es un poco subjetivo establecer la cantidad de tiempo que debemos que dedicar a algo para decir que lo sabemos. Así que digamos que si aún no he podido explicármelo a mí mismo con bastante claridad y algo de profundidad estamos en este supuesto.

En caso de encontramos en la necesidad de explicar algo que realmente no conocemos, y que no entendemos, debemos de dedicar un tiempo razonable para aprenderlo y explicarnos a nosotros mismos. De ese modo incrementamos nuestro círculo de competencia. Mientras eso sucede, lo mejor es quedarse callado.

Aceptar que no sabemos no es fácil, nos engañamos a nosotros mismos en pensar que sabemos y entendemos más de lo que en realidad sabemos y entendemos. Yo he encontrado que ser un lector ávido, aplicar, fallar, volver a intentar para mejorar y estar en contacto con otros especialistas en un cierto campo de conocimiento ayuda a evitar que un piense que lo sabe todo. Un cierto, o un montón, de humildad ayuda en este punto.

En el lenguaje español existe un dicho que dice «zapatero a tus zapatos», esto en relación al hecho de que uno debe de mantenerse dentro del campo de conocimiento que ha dominado (sin que ello nos prevenga de aprender y dominar nuevas cosas). Así que a fin de explicar, aprender, experimentar, entender y explicarnos a nosotros mismos, debemos volver un hábito el desarrollo de este conocimiento auténtico.

Una vez que realmente sabemos algo, en suficiente grado para ser de utilidad a otros, explicarlo será mucho más simple. Las explicaciones serán mucho más naturales y sinceras para los demás y lo apreciarán. Existe una situación común en el entrenamiento para hablar en público en las que se pide a un participante a que pase e improvise sobre un tema escogido al azar. La mayoría de la gente se paraliza y entra en pánico. Es muy difícil hablar de algo que no sabemos. Cuando a esa misma persona le pides que hable de algo que conoce y le apasiona, repentinamente, comienza a hablar de una manera más natural y relajada, lo hace con confianza. El aprendizaje de esta anécdota es que fin de hablar en público uno debe de preparar su discurso hablando sobre lo que sabe. Lo mismo aplica para explicarle cosas a los demás.

¿Cuánto tiempo destinas a prepararte en tener conocimiento auténtico del temas que estás tratando de explicar? Puede hacer una gran diferencia en tus explicaciones.

¡Odiaba la escuela!

Durante mis años escolares podemos decir que estaba en la cima del desempeño académico. Aunque hay algo que mucha gente no sabe y sucede que ¡odiaba la escuela! y no por que no me gustara aprender, ¡me encanta! Sino porque me costaba mucho entender lo que lo maestros explicaban.

Conforme pasaron los años las cosas empeoraron. Realmente nunca le conté a nadie de mi lucha por entender. Lo que los otros «simplemente entendían» con la explicación de los maestros a mi me tomaba horas y días de diligente estudio para entender. Yo no estudiaba porque quisiera estudiar, lo hacía porque tenía problema para entender las explicaciones que proveían algunos maestros.

A fin de compensar desarrollé «mi propia rutina». Leía los libros de texto, repetía todos los ejemplos y luego realizaba todos los ejercicios hasta que podía decir: «¡Ajá! ¡Ya entiendo!» Era un proceso que consumía mucho tiempo, era desesperante, era estresante. Con el paso del tiempo, y el trabajo duro que puse en ello, aprendí a explicarme las cosas a mí mismo en una forma que los demás no podían hacer.

Sin saberlo desarrollé una habilidad para diseccionar el conocimiento, para replicar los ejemplos de los libros de texto (que en ocasiones omiten pasos) y aprendí a estructurar el conocimiento en una forma que simplemente me hiciera sentido. «¡Si tan solo mis maestros hubieran explicado así», era el pensamiento que rondaba en mi mente. ¡Qué diferentes habrían sido las cosas.

Realmente me sorprendía ver a aquellos compañeros que «entendían solo con escuchar al maestro». Algo que los volvía confiados y no practicaban suficientes ejercicios y eso se mostraba en sus calificaciones. Entendían, pero no aplicaban y cometían errores. Por otro lado, los demás pensaban que para mí era natural, aunque no sabían de la lucha y esfuerzos constantes que tuve que padecer para lograr entender.

Con el paso de los años, tras graduarme de la universidad y entrar al mundo laboral tuve que aprender muchas nuevas cosas a través de escuchar, observar y aplicar mi habilidad para explicarme a mí mismo. Una vez que entendía las cosas pude aplicar y lograr los resultados y el desempeño que se esperaba de mí.

En aquellos tiempos, comencé a realizar explicaciones para otros, aplicando los pasos aprendidos para explicarme a mí mismo y logré tener buenos resultados. Se corrió la voz de que yo sabía y se acercaba a mí para que les explicará. Aunque más que saber, mi habilidad era explicar. Cuando aprendemos a explicarnos a nosotros lo que nos cuesta trabajo entender, estamos un paso más cerca de poder explicar a otros. Por ello creo que todos debemos empezar el camino de explicar a otros explicándonos a nosotros mismos.

Si puedes desarrollar la confianza de explicarte a ti mismo, los siguientes pasos serán mucho más sencillos. Una ventaja es que puedes practicar todo lo que quieras contigo mismo, estás disponible 24/7 y como cualquier otra habilidad, la práctica es esencial para mejorar y lograr la maestría.

Mi aprendizaje fue atropellado, ya en mis años de consultoría, busqué mejores formas de explicar, mi método empírico no era suficiente. Desde entonces ha sido un camino continuo de aprendizaje, práctica, experimentación y mejoramiento. Hoy en día, tras muchos años, me siento con pluma y papel preparando explicaciones para otros, obviamente, inicio explicándome a mí mismo y de ahí preparo las explicaciones para otros, ya sea en temas de capacitación o de consultoría. Hoy tras mucha práctica, y el uso de técnicas adecuadas, puedo escuchar a otros y, sobre la marcha, preparar las explicaciones, improvisando como un músico de jazz en el escenario. Ese es el momento cuando fluyo y en que los otros se sienten apoyados y agradecidos de que estuve ahí con ellos para ayudarles a entender y lograr finalmente ese momento «¡Ajá!».

Afortunadamente, desarrollar la habilidad no tiene que ser tortuoso ni tan lento, existen muchas buenas prácticas que utilizadas adecuadamente dan resultados que tal vez no habías visualizado.

Cuéntame ¿te has encontrado luchando para explicar las cosas a otros? ¿Qué te ha funcionado? En próximas publicaciones compartiré uno a uno las buenas prácticas que me han funcionado.

Si le preguntas a un niño pequeño que si quiere hacer algo, seguramente te dirá que sí.

Al llegar a nuestra edad adolescente las cosas cambian. Cuando los padres piden a un niño hacer algo seguramente saldrán con la pregunta: «¿por qué tengo que hacerlo?» Resulta que los adultos a fin de hacer algo, necesitan saber por qué lo deben hacer.

Por lo anterior en el entrenamiento y en la capacitación ayudamos a la gente a descubrir el por qué de lo que se pretende enseñar a fin de lograr el compromiso hacia el proceso de aprendizaje.

Simon Sinek, en su famosa plática TED y en su libro «Comienza con el por qué», pone a esta pregunta en primer lugar debido a su importancia. Necesitamos entender las cosas a fin de apoyar una idea o de tomar acción, ya sea para resolver un problema, mejorar algo o para hacer que el cambio suceda. Al tener un por qué nos comprometemos y dedicamos recursos al asunto en cuestión.

El por qué enciende la acción, sin el por qué preferimos mantenernos indiferentes y apáticos o solamente aceptando el estatus quo.

Ahora bien, la primer persona que tiene que entender algo es el que quiere explicar. Sí, nosotros necesitamos entender aquello que queremos arreglar o para lo cual buscamos apoyo para el cambio. Esta etapa es de suma importancia ya que entendimiento de la situación, nos permite, en su momento, explicar claramente a otros.

En segundo lugar esta la audiencia que requerimos que comprenda la situación para apoyar el cambio y tomar acción. Aquí es donde explicar ayudar a difundir el mensaje y a que sea procesado y entendido adecuadamente.

Somos seres inteligentes, sin embargo, estamos sujetos a desviaciones cognitivas y a malas prácticas de pensamiento. Por ello es importante adoptar un esquema o modelo de pensamiento adecuado para entender y explicar. El uso de los principios del pensamiento crítico y del pensamiento visual pueden ser utilizados de buena manera para esta importante tarea y sobre estos principios y otros estaré comentando próximamente.

¿Te tomas el tiempo para entender una situación y tener la claridad para luego poder explicarla? ¿Te has encontrado la situación en la que la gente no toma acción a menos que comprenda el por qué de las cosas? Cuéntame, me dará gusto leer tus experiencias.

A lo largo de los años, me he encontrado con el hecho de que varios de nosotros somos bastante malos para comprender y explicar conceptos en el entorno de negocios a otras personas.

Hace más de 32 años, cuando estaba en la preparatoria, mi mamá me preguntó si estaría dispuesto a explicar temas de álgebra a la hija de una amiga suya que vivía cerca de la casa. La joven estaba teniendo serios problemas en la materia y temía no poder aprobar los exámenes.

Sin estar muy convencido por la situación, al final acepté. Habría una pequeña remuneración y pensé para mis adentros: «¿Qué tan difícilmente puede ser?» Así que tras presentarme con la mamá de la joven, comenzaron las sesiones para explicar el tema.

Me tomó algunas sesiones el darme cuenta de que no estaba alcanzando el resultado deseado. Empecé a sentirme frustrado, pues no quería pasar mi tiempo explicándole a una persona que no entendía. Yo sufría la «maldición del conocimiento» y, por ello, no era muy tolerante con los novatos y aprendices. Me costaba trabajo aceptar que una persona no sabía todo lo que yo sabía y que no lograba entender lo que para mí era claro como el agua. En cualquier otra escenario me habría levantado y me habría retirado, pero ¡este era un cliente! No podía hacer eso.

Con el paso de las sesiones di mi mejor esfuerzo que al final resultó ser totalmente inefectivo. En principio, yo no comprendía a fondo el tema que buscaba explicar y por otro lado, mi método de explicación era por demás deficiente. Completé mis sesiones comprometidas y recibí mi compensación. La joven estudiante no aprobó los exámenes y yo me quedé con una sensación de frustración interna por no haber sido capaz de explicar a alguien algo que, en mi mente, era bastante simple.

Ese sentimiento se quedó conmigo enterrado en mí por mucho tiempo. Con el paso de los años fui depurando mi entendimiento y mi forma de explicar. Por necesidad, y por convicción, tomé acciones para mejorar continuamente esta habilidad.

Poco antes de la pandemia, el director de una empresa, cliente de largo tiempo, me llamó para tener una reunión con su responsable de auditoría a fin de apoyarle en un tema de gestión de riesgos. Recuerdo que llegué a la reunión y tras las presentaciones, tanto el director como la responsable de auditoría expresaron por más de media hora sus puntos de vista, y diferencias, sobre el tema. Después de un rato fue obvio que no podían explicar correctamente sus puntos de vista el uno al otro.

Durante su interacción yo estuve tomando notas, al finalizar ellos, procedí a realizar una serie de anotaciones y diagramas en el pizarrón al mismo tiempo que explicaba los conceptos relevantes de la situación a la que se enfrentaban. Una vez que concluí, la responsable de auditoría me miró y exclamó:

–¡Es increíble como en menos de una hora has sido capaz de clarificar lo que hemos estado tratando de explicarnos entre nosotros, sin mucho éxito, por casi dos meses!

Ambos estaban complacidos con la situación. Más adelante reflexionaba con el director que yo era una especie de «traductor» y que parte de mi trabajo consiste en ayudar a mis clientes a expresar sus ideas y conceptos a fin de lograr acuerdos y la toma de acciones requeridas por el negocio.

¿Pero es totalmente necesario traer a un tercero? Yo estoy convencido de que muchos mandos, ejecutivos y especialistas, se pueden beneficiar de comprender los sistemas, procesos y modelos de negocio a fin de realizar, por ellos mismos, mejores explicaciones para lograr el entendimiento, apoyo, cambio y mejoras requeridas en sus organizaciones.

Para mí ha sido un largo camino y buscaré en las próximas publicaciones, abordar los temas, conceptos, herramientas y prácticas que me han permitido llegar a este punto en mi capacidad de explicar claramente las cosas a mis clientes. Los temas que trataré serán, entre otros:

• La necesidad de entender y explicarte a ti mismo primero
• La importancia de conocer diferentes aspectos del negocio
• El pensamiento basado en procesos y sistemas
• Entender la forma de aprender de la gente
• El uso de diagramas y notas visuales
• El uso de anécdotas, metáforas e historias
• El arte de definir situaciones
• El arte de observar, escuchar y preguntar

Cuéntame cuáles han sido tus retos y frustraciones más grandes a la hora de explicar. Me dará gusto leer tus experiencias.