Una vez que fui contratado para realizar una auditoría interna. Dentro de la agenda estaba revisar el almacén principal en el que se surten componentes para ser instalados en los proyectos de los clientes.
El jefe del almacén me acompañaba mientras nos dirigíamos al almacén principal para revisar los elementos requeridos. Justo al momento que llegamos se abrió la puerta y salió un colaborador y el jefe de almacén comenta:
–El es Julio. Es nuevo, tiene una semana aquí colaborando en el almacén.
Saludé y me presenté y procedimos a ingresar al almacén. Realicé mi recorrido de costumbre y las preguntas requeridas y revisé las evidencias disponibles. Ya casi para terminar, en un estante, había una caja que llamó la atención.
–¿Qué es está caja y lo que contiene?
–¡Ah eso! Son piezas no conformes que están pendientes para procesar y dar de baja.
Las piezas no conformes son materiales que no cumplen las características requeridas y la buena práctica solicita que de algún modo se identifique el estado no conforme de dichos materiales para evitar su uso no intencionado.
–Veo que no están identificadas.
–No es necesario.
–¿Por qué lo mencionas? Alguien podría tomarlas y dárselas a un colaborador para instalar en un producto ¿No crees?
–No, eso no pasaría, todos en la organización sabemos que no son piezas aptas. No hay forma de que alguien las entregue.
Justo en ese momento regreso Julio, el nuevo. Y solicité al jefe de almacén si lo podía entrevistar y accedió.
–Que tal Julio, una pregunta, ¿tú puedes entregar material del almacén a otros?
–Claro, es una mis funciones.
–De acuerdo. Otra cosa, ¿podría suceder que lo realices si no está el jefe de almacén?
–Sí, sin problema, ha sucedido que yo estoy solo y llegan a solicitar material.
–Enterado. Una cosa más, ¿me podrías decir si el material que está en esta caja está apto o conforme y si tu lo entregarías si te lo solicitaran?
Julio se acercó a la caja, tomo algunas piezas, las revisó con cuidado. Tras regresarlas al cajón comentó con toda confianza:
–Yo las veo bien. Las entregaría sin problema.
En ese momento voltee a mirar al jefe de almacén, quien bastante sorprendido tuvo que aceptar que no era suficiente el que “todos supieran” y que el material no estuviera claramente identificado. Expliqué la situación a ambos y clarifiqué el requerimiento de identificación del estado de conformidad del producto.
Lección aprendida
Subestimamos bastante el hecho de lo que es obvio para nosotros puede ser obvio para todo mundo. La idea de los sistemas de gestión y sus requerimientos es asegurar que las cosas sucedan de acuerdo con las buenas prácticas.
La gente olvida, la gente se confía, la gente se equivoca. Una correcta identificación de los materiales y productos no conformes es fundamental para evitar problemas. Hacer visible el estado de inspección es una buena práctica. De hecho, es válido inclusive para documentos, expedientes y archivos digitales.