En una ocasión me encontraba realizando un proyecto de desarrollo directivo en una empresa y periódicamente tenía reuniones con diferentes mandos de dicha empresa.
En una ocasión llegué a mi cita. Me recibieron en la recepción y me dieron paso. Llegué a la oficina del director con quien tenía programada mi sesión y me paré en la puerta y toqué. El director estaba en una llamada y al verme me hizo una seña para que tomara asiento mientras él proseguía con su llamada.
–¡No sé que tengan que hacer!
El director hizo una pausa mientras escuchaba a su interlocutor, la conversación continuó por un breve minuto y finalmente le escuché decir:
–¡Pues que ella saque las copias y punto!
Colgó el teléfono y me saludo.
–¿Cómo estás?
–Bien gracias. ¿Empezando bien el día? –movió su cabeza dando a entender que no podía creer lo que había sucedido–. Voy a meter mi cuchara donde no me toca, si me lo permites. Creo que es parte del proceso que estamos viviendo.
–Adelante.
–No pude evitar escuchar algo de tu conversación y veo que al final has dado la instrucción de que cierta persona realice la tarea de sacar las copias. ¿Puedo hacerte una pregunta?
–Te escucho.
–¿Esa persona sabe sacar las copias?
–Por supuesto.
–¿Estás seguro o estas suponiendo?
–No bueno, ¡claro que sabe! ¡Debería! …bueno, eso creo.
–Pero no estás seguro. Te haré una pregunta más ¿tú sabes usar la copiadora que está en el pasillo?
Hubo un momento de silencio y tras una breve reflexión comentó:
–No pues yo no sé usar la copiadora.
–¿Entonces por qué supones que alguien más si lo sabe? ¿Y por qué supones que porque tú lo digas realizará la tarea sin ningún problema? Mi única recomendación es que te asegures que la persona a quien le delegas una tarea sea realmente competente para hacer la tarea que le encomiendas. No importa lo sencilla que esta sea.
Lección aprendida
A lo largo de los años he vivido estas situaciones de una forma u otra. Cuando se asignan tareas sin ton ni son. Sin análisis previo y sin consideración a las competencias de la persona. Una tarea simple puede aprenderse rápido y subsanar el problema, situaciones complejas son más difíciles de atender. Sobre todo, si la persona a quien se asigna la tarea no tiene la confianza de decir no sé.
Una de las tareas más importantes de un mando es empatar la tarea con la persona, fallar en eso es incrementar la probabilidad de que las cosas salgan más.
Cuando el maestro carpintero dirige a los obreros, conoce sus diversos niveles de capacidad y les asigna las tareas apropiadas… Cuando el maestro carpintero ejerce el discernimiento en la asignación de tareas, el trabajo progresa sin dificultad.
Miyamoto Musashi – 1643