Etiqueta: Gerenciar

  • No los tengo aquí para que me digan que sí

    Cuando me tocó ser gerente era una persona que no tenía grandes compromisos personales. Aún no estaba casado, estaba sin hijos y estaba sin deuda alguna o presión económica de algún tipo. Estaba bien preparado y sabía que podía buscar nuevas oportunidades de trabajo fuera de mi empresa. Tenía en cierto modo, la certeza y tranquilidad de que podía hacerlo. No así los otros gerentes. 

    En una ocasión estábamos en una reunión de trabajo con nuestro jefe, el gerente general. Éramos unos 7-8 gerentes. El gerente general se paró frente al grupo y comenzó a explicar algunas estrategias en el pizarrón. Eran propuestas de cambio en la organización con fines de mejora. 

    Después de su explicación del tema, volteo y nos miró y nos preguntó ¿qué les parece? Centró su mirada en el gerente que tenía a su izquierda y fue dándoles la palabra uno a uno en sentido de las manecillas del reloj. Yo era el último. 

    –Se me hace algo excelente. 

    –Muy bien me gusta.

    –Gran idea, nos va a funcionar muy bien.

    –Coincido con mis compañeros. Muy buena propuesta. 

    Así continuaron en el mismo tenor los comentarios hasta que llegó a mí. Lo miré en silencio, me miró, de hecho, todos me estaban mirando. Ya era yo conocido por “levantar la mano” e “ir en contra de la empresa”. Respiré, miré mis anotaciones, había estado bosquejando opciones en mi libreta y dije:

    –A mi no me cuadra, creo que hay algunas cosas que revisar para que realmente funcione. 

    ¡PAAAM!, sonó el golpe con la mano abierta que dio el gerente general en la mesa. Todos brincamos, luego con una voz fuerte y algo de enojo comentó:

    –¡No los tengo aquí para que me digan que sí! ¡Los tengo aquí para que me cuestionen! ¡Los tengo aquí para que opinen! Yo me puedo equivocar o no ver todo el panorama y necesito que ustedes me ayuden a ver las cosas claramente y a complementar mis ideas y puntos de vista. 

    Toda la mesa miraba y escuchaba con asombro y, algunos, con algo de pena por la situación. 

    Nuestro jefe respiró, retomó la compostura y me miró nuevamente. 

    –¡Ándale, pasa al pizarrón! ¡Mata mi idea!

    Me levanté, tomé el pizarrón y borré parte de un diagrama que había elaborado él. Tomé mis notas y comencé a bosquejar lo que yo consideraba que había que modificar en esa idea inicial de él. 

    Lección aprendida

    Desde aquella ocasión entendí que es muy fácil para los equipos gerenciales el caer en una situación de complacencia y de no cuestionar al líder. Los gerentes prefieren estar de acuerdo que caer en conflicto con el líder. 

    A lo largo de los años me ha tocado ver escenarios similares y las razones pueden ser muy variadas:

    • El líder siempre dice que hacer y la gente se acostumbra, cuando necesita que le apoyen a pensar y decidir, simplemente el equipo no cuenta con el hábito necesario. 
    • Los gerentes no saben de temas estratégicos y de gestión, por lo tanto, si su líder comienza a tratar esos temas prefieren quedarse callados. 
    • Es más fácil no agitar el avispero. Algunos gerentes tienen tanto tiempo invertido en la organización y tantos intereses que no desean sacrificarlos al entrar en conflicto o diferencias de opinión con el líder. 
    • Temor al error, a nadie le gusta equivocarse y en algunas organizaciones está mal visto el equivocarse. 
    • Cuando alguien tiene mucho que perder, tiene hijos, familia, casa, deudas, en mi opinión, tiende a ser más cauteloso para ponerse en la “línea de fuego”. 

    Probablemente existen otras causas, el punto es que existen. Uno de los retos de los líderes, a cualquier nivel, es establecer la cultura para que los colaboradores participen de manera activa, sin miedo a las consecuencias, sabiendo que se pueden equivocar. 

    Ciertamente, existen casos de colaboradores que siempre opinan, son inconformes, quieren jugar al abogado del diablo, pero lo hacen de manera negativa. Ellos requieren de orientación para continuar su participación, aunque proponiendo más que solo criticando. La idea es crear un equipo que provea ideas, no que solo las critique. 

    A lo largo de los años he tenido que mediar entre jefes y gerentes para lograr que se pongan en la mesa esos puntos de opinión del grupo respecto a las estrategias. No es fácil y luego, el jefe, el líder, debe ser capaz de procesar los comentarios de su gente. 

    Como gerentes, nuestro reto es desarrollar la suficiente competencia, autoestima, reputación y una relación de confianza con nuestro superior para poder expresar de manera constructiva nuestras opiniones a fin de ayudar a la organización a crecer. No es sencillo, pues algunos jefes, a diferencia del de la historia, no quieren que se les cuestione. Pero esa, esa ya es otra historia.

    Relatos de gestión y de calidad Vol. 1

    En los últimos meses me he dedicado a escribir un libro que saldrá en dos volúmenes. La temática son Relatos de Gestión y Calidad acumulados a lo largo de +25 años de vida profesional.

    Estos relatos, basados en historias reales, he tenido que adaptarlos ligeramente para evitar nombrar personas, empresas, y otros puntos que no son relevantes. Además he agregado algunos diálogos para mostrar el punto que me interesa.

    El punto es compartir puntos que he vivido y que creo que otros, o han vivido cosas similares, o les podría ayudar conocer estos temas. Intento colocar una lección al final de cada relato que sirva de reflexión al lector para conectar con sus experiencias previas o para acceder a mi punto de vista sobre la situación.

    El primer volumen ya está prácticamente escrito y a punto de entrar en etapa de redacción y he decidido, mientras se hacen ajustes, compartir algunos borradores de algunas historias.

  • Ya emprendí, y ¿ahora qué?

    Tras el emprendimiento, que es mucho esfuerzo y desgaste los primeros años, el emprendedor lograr superar esa etapa inicial y el negocio empieza a estabilizarse y posiblemente a crecer.

    En ese momento, una pregunta que puede surgir en la mente del emprendedor es: y ¿ahora qué sigue? ¿Estoy haciendo lo correcto para administrar mi negocio?

    El año pasado tuve la oportunidad de dar una plática para emprendedores desde la óptica de la gestión. Así que aquí comparto algunas ideas breves sobre qué considero importante al respecto:

    1. Tener claro cuál es tu modelo de negocio. Esto se refiere a tener claridad respecto a cuáles son tus clientes, cómo te conectas con ellos y cómo acceden a tus productos y servicio, cuál es tu propuesta de valor (por qué te comprarían a ti), tus actividades, recursos y socios clave y, finalmente, los mecanismos para generar ingreso y la estructura de tus costos.
    2. Conocer los fundamentos de la gestión. La gestión tradicional consisten en implementar actividades de planeación, organización, control y dirección. Así como gestionar las interacciones de la gente, el flujo de información y la toma de decisiones. Buenas prácticas de liderazgo son fundamentales en este punto. Asimismo, entender las diferentes funciones de una empresa y distribuirlas en procesos entre el personal, organizando a todos en áreas funcionales cuando sea conveniente. Finalmente, está definición del rumbo de la empresa.
    3. Ordenar tus procesos. Los procesos son el elemento clave de una organización para generar productos y servicios de calidad. Es necesario que estén bien definidos y cualquier problema resuelto para que se puedan dar resultados. Esto permitirá en su momento hacer lo que debe hacerse para tener una operación fluida.
    4. Entender el contexto interno de la organización. Entender los diferentes elementos de la organización y sus componentes, su desempeño histórico (calidad, productividad, variabilidad, costos, calidad del servicio, entregas a tiempo y completas), así como la cultura de la organización y la percepción de la gente sobre la empresa. Entender el contexto interno va de la mano con el análisis de los indicadores de desempeño convenientes.
    5. Entender el contexto externo de la organización. Conocer y entender como me afectan elementos económicos y de mercado, los cambios tecnológicos, políticos y legales, el comportamiento de la sociedad y la comunidad y temas ambientales. Todo lo que pudiera afectar una operación.
    6. Identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Qué es lo que hacemos bien, qué es lo que estoy haciendo mal y debo mejorar, qué podemos aprovechar de lo que sucede fuera del negocio y que cuestiones externas amenazan a la operación.
    7. Tener un mapa claro de elementos clave de tu negocio. Aquello que es necesario atender, lo que debe estar en el radar del empresario en todo momento, y las prioridades para ir avanzando hacia donde interesa.

    Estos puntos no son, de ningún modo, todo lo que debe saberse o hacerse. Son solo algunos de los puntos que considero importante considerar para iniciar. Estos puntos deben de ser conocidos, atendidos, monitoreados y el rumbo se debe ajustar según sea conveniente.

    El reto, al final, es pasar de ser experto a ser gerente. Lo cual no es un paso sencillo, aunque es muy necesario. De no hacerlo se puede caer en una cultura artesanal o de apagafuegos y dejando de lado la importante función de administrar la empresa en base a sistemas de trabajo.

    Se trata de pasar de la gestión intuitiva a la gestión sistemática. Tras estos fundamentos, es posible profundizar en otros temas, enfoques, metodologías y herramientas que soportan la gestión de un negocio.

  • El elefante en la habitación

    Los americanos tienen una frase: «vamos a atender el elefante en la habitación». Esta frase se refiere a un problema muy grande que está presente, pero nadie quiere tocar el tema.

    Recientemente en redes sociales, hice una publicación:

    Ser gerente no es dar órdenes o tener autoridad. Si tu día transcurre haciendo cosas operativas no estás siendo gerente. El gerente planea, dirige, controla y organiza y opera muy poco. Ser gerente es ser diferente al experto que fuiste alguna vez. Sé experto en gestión.

    Hubo algunas reacciones, pero en particular en LinkedIn (la red social de profesionales) el asunto «explotó», o como dicen por ahí se volvió viral (en comparación con otras de mis publicaciones).

    Al momento de escribir estas palabras, tiene 18,409 visualizaciones, unas 363 reacciones y se compartió cerca de 16 veces. Adicionalmente, surgieron múltiples comentarios y opiniones.

    La razón de mi publicación era «resaltar» el hecho de que a veces como gerentes nos perdemos en la operación y dejamos de lado la gestión. Algunos coincidieron, aunque otros sacaron a colación otros temas:

    • Los gerentes pierden de vista la operación al solo estar «gestionando».
    • Los gerentes deben conocer la operación, saber gestionar sin conocimiento operativo no es adecuado.
    • Los jefes deben de actuar sin gritos y sin presionar a la gente.
    • Los gerentes deben escuchar a su gente, deben inspirarlos y ayudarlos a crecer.
    • Esto debería explicársele a todos los gerentes.

    Mi percepción es que el tema de la «gerencia efectiva» es el elefante en la habitación. Podemos no hablar mucho de él, pero ante la primer oportunidad, muchos tienen algo que decir al respecto.

    Creo, tras muchos años en el tema de la gestión, que está mal entendida. Si solo estás en tu oficina «no necesariamente estás gestionando». La gestión implica muchas cosas y dentro de ella el liderazgo adecuado, el conocimiento de la operación y la cercanía a los que la ejecutan en los diferentes procesos. Hay, en mi opinión, un mal concepto de lo que es gestión.

    Lo cierto, lo que no se puede ocultar, es que muchas personas son promovidas a posiciones gerenciales sin tener las competencias requeridas, sin la preparación adecuada. Estas personas harán lo que pueden y perpetuarán estereotipos y malas prácticas.

    La gestión ha sido estudiada por gente como Peter Drucker y ha sido revaluada y criticada por gente como Henry Mintzberg. El papel del gerente es complicado. No es cuadrado. Son matices y complicaciones. Es incertidumbre, pero sobre todo es conocimiento de gestión.

    El tiempo del gerente se puede distribuir de múltiples maneras dependiendo de la situación, la empresa y otros factores. Lo que no cambia es el enfoque de crear sistemas a través de la gente y establecer los mecanismos para que los procesos generen productos y servicios de calidad. Esto, va más allá de dar órdenes.

    El reto, creo, es difundir y hacer accesibles más herramientas y conocimientos para fortalecer la posición de muchos gerentes que no tuvieron la oportunidad, o la iniciativa, de formarse en los temas que son la esencia de su puesto. De hecho, esa es la razón de la existencia de este blog. He escrito múltiples reflexiones al respecto, te invito a leerlas en este fin de año.

  • Hacer bien lo que debe hacerse

    En un artículo anterior, comentaba que uno de los problemas en las crisis, es que se dejen de seguir los controles y estándares necesarios para proveer servicios de calidad o producir productos de calidad.

    Sin embargo, en retrospectiva, algo que es muy importante es tener claro lo que tiene que hacerse para lograr la calidad. En un taller en línea reciente, reflexionaba con el grupo sobre el concepto de Calidad.

    Como se entiende en varios sistema de gestión, la calidad es cumplir los requerimientos del cliente, pero eso solo puede lograrse no solo haciendo bien las cosas, sino haciendo bien las cosas que deben de hacerse.

    Y por supuesto, que la reflexión es ¿qué es lo que debe de hacerse bien? Y sobre esto pretendo escribir varias publicaciones. Pero empecemos con el panorama general. Y este panorama incluye las cosas que considero primordiales encaminadas a lo operativo, ya que es la base de cualquier negocio. Cuando lo operativo está cubierto y garantizado se puede uno preocupar de lo estratégico.

    • Procesos.
    • Estandarización.
    • Entrenamiento.
    • Medición y Control.
    • Solución de Problemas.
    • Mejora.

    Procesos. Uno de los puntos importantes para las empresas es entender como funcionan los procesos, esas unidades de trabajo que se combinan en sistemas para finalmente entregar productos y servicios de calidad. Conocer, entender definir y gestionar los componentes de los procesos es fundamental para un buen resultado.

    Estandarización. Son las buenas prácticas, la receta que funciona por así decirlo. Dentro de un proceso, las diferentes partes del mismo como la gente, insumos, infraestructura, métodos y criterios se pueden estandarizar. Pero la estandarización va más allá de solo definir y documentar los estándares, consiste en la puesta en marcha eficaz de los mismos.

    Entrenamiento. Es imposible implementar estándares sin pasar por procesos de entrenamiento. Y me refiero a entrenamiento en piso (desarrollo de habilidades y hábitos), no a capacitación en aula (adquisición de conocimiento). Mucho se dice que la capacitación no funciona, pero en realidad, lo que sucede es que nos quedamos cortos en el proceso de formación de personal; esto, al no complementar el conocimiento adquirido en dicha capacitación, con la formación de hábitos y desarrollo de habilidades en piso a través de un efectivo entrenamiento.

    Medición y Control. En el «mundo bonito» se han planeado los procesos, se han definido los estándares y la gente se ha entrenado para seguirlos. Pero además, los sigue sin que nadie o nada esté pendiente de ello. En el «mundo real», tenemos procesos imperfectos, con gente imperfecta, con insumos imperfectos, equipos imperfectos, etc. Entonces es necesario medir para conocer el desempeño de los procesos y, luego, aplicar uno o varios controles para incrementar la probabilidad de que las cosas se realicen como lo hemos establecido.

    Solución de problemas. Invariablemente, al tener imperfecciones en todos los procesos y sus componentes, aún cuando hemos estandarizado y controlado la operación, van a suceder problemas, cosas que no anticipamos y que requieren atención. En otras ocasiones, aparecerán variaciones no deseadas en nuestros procesos y eso requiere de ser resuelto. Aquí es importante diferenciar entre la atención al problema (acciones para salir del paso) y la solución del problema (para que no vuelva a suceder).

    Mejora. Eventualmente, cada proceso diseñado, estandarizado y controlado genera un desempeño y resultados que con el paso del tiempo requieren de ser mejorados. Esa mejora, si se deja al azar, puede tomar mucho tiempo. La mejora debe ser planeada y hay que darle el seguimiento correcto. La mejora es cambio y el cambio no es natural para las personas. Nos gusta la estabilidad y hacer lo mismo. Por ello la mejora es más que una herramienta, es una cultura de la empresa.

    Estos son 6 puntos fundamentales que hay que tener bien entendidos e implementados en las empresas. El objetivo de los mismos es asegurar que los productos y servicios se ejecuten y bien y cumplan los requerimientos de los clientes. Sin ello no hay calidad y sin calidad no hay ingreso y sin ingreso el negocio está destinado al fracaso.

    Estos puntos no son responsabilidad exclusiva de una persona, pueden ser repartidos entre varias personas y funciones, pero tienen que estar en el radar continuo de la Alta Dirección y Mandos Medios de una organización.

    Una vez que esta base está «bajo control», por así decirlo, podemos pensar en crecimiento, inversión, innovación y estrategia. Pero si la base, la esencia del negocio, el «core business» que hace que lleguen ingresos al negocio no está en su mejor estado en cada etapa de la vida de la empresas, es complicado ver los beneficios de otras acciones de negocio.

    Y tú ¿tienes claridad en cuanto a procesos, estándares y demás? ¿Funcionan de la mejor manera posibles? ¿Se mantiene ese desempeño en el tiempo o sube y baja sin control?

  • Parados sobre los hombros de gigantes

    La frase «Parados sobre los hombros de gigantes» tiene mucho tiempo y se refiere en esencia a que construimos la verdad y el conocimiento a partir de los descubrimientos de nuestros predecesores.

    Austin Kleon en su libro «Roba como un artista» menciona que tenemos que crear nuestro árbol familiar:

    Empieza por alguien que realmente te inspire: escritor, artista, activista, modelo a seguir. Estudia todo lo que hay que saber de esa persona. Después, encuentra tres personas que inspiraron a tu objetivo de estudio y averigua todo sobre ellas. Repite esto cuantas veces puedas.

    Austin Kleon

    Y dado que el año está empezando, creo que no está demás preguntarnos como gerentes quiénes son aquellos que han influido en nuestro conocimiento y partir de los cuales hemos creado nuestra práctica como mandos, gerentes o directores.

    Mi desarrollo profesional se inició en las fábricas de autopartes y estuvo altamente influido por los modelos japoneses. Ya después migré al trabajo gerencial. Así que ahí van algunos de estos gigantes en los que yo me he apoyado:

    • Kaouru Ishikawa. Es uno de los grandes de la calidad. Ingeniero Japonés que desarrollo muchos conceptos. Su libro «¿Qué es el control de la calidad total?». Creo que es uno de los libros que todo mando o supervisor debería de leer alguna vez.
    • Taiichi Ohno. Ingeniero industrial que trabajó en la Toyota. Bajo su visión y liderazgo se gestó el TPS (Toyota Production System) hoy conocido como Manufactura esbelta. Es una de las personas que más ha influido en la forma de gestionar hoy en día.
    • Masaaki Imai. Uno de los promotores del concepto de Kaizen (Mejora Continua). Dos excelentes libros al respecto. Explicando el balance entre la innovación y la mejora. Tuve la oportunidad hace años de cursar un seminario con él y ha sido uno de los enfoques más importantes en mi gestión.
    • Peter Drucker. Tal vez el más famoso teórico de la gestión o administración contemporánea. Su investigación y observación sobre lo que hacen los gerentes es fundamental para mejorar nuestro papel gerencial.
    • Edward Deming. Uno de los gurus de la calidad. Proponente de ideas que cambiaron la forma de lograr la calidad en Japón tras la segunda guerra mundial. El desarrollo de la calidad en Japón bajo sus enseñanzas le daría la vuelta al mundo de la manufactura en los años 80’s.
    • Joseph Juran. Otro de los grandes pensadores de la calidad. Su influencia marcó toda una generación en términos de la calidad. Su libro el Manual de Juran es una obra que no puede faltar en cualquier biblioteca personal.
    • Tom Peters. Uno de los pensadores más influyentes en temas empresariales y de gestión . Su libro Re-Imagina rompe con todas las reglas al igual que su forma directa de expresar la forma de llevar a cabo el trabajo gerencial y administrativo.
    • Ken Blanchard. Uno de los más respetados proponentes del modelo del Liderazgo Situacional. Sus novelas cortas y amenas sobre la práctica del liderazgo son lecturas indispensables para el mando / gerente.
    • Marcus Buckingham. Una revolución en la forma de ejercer la gerencia y el liderazgo basado en una fuerte investigación a nivel mundial queda plasmada en su obra que es lectura obligada.
    • Loren Belker. Su obra el «Gerente por Primera Vez» es una lectura amena y necesaria para cualquier gerente nuevo y ya experimentado. Su visión clara sobre el día a día del gerente y las habilidades y acciones que debe de tomar son sumamente útiles.
    • Mike Rother. Construyendo sobre el trabajo de Liker en el Toyota Way, a través de amplia investigación y reflexión descodifica el modelo de mejora que bautiza como el «Toyota Kata». La forma en que la cultura Toyota (una que es referencia y estudio en términos de mejora y calidad) puede realmente ser implementada. Su modelo y la forma de explicarlo es simple y elegante y una adición importante para cualquier práctica gerencial.
    • Michael Gerber. Uno de los pensadores más importantes en términos de emprendimiento. Su obra «El mito del Emprendedor» y obras derivadas son una lectura indispensable para cualquier gerente-emprendedor. Para entender cómo no basta con crear la empresa, hay que administrarla o gestionarla y la creación de los sistemas y estándares para ello es fundamental.

    Así pues, estos son algunos de los gigantes sobre los cuales yo he apoyado mi aprendizaje y desarrollo ¿Sobre quién te has apoyado tu? ¿Lo has reflexionado alguna vez? Es buen momento para que explores quienes son los pensadores o gigantes que te han influenciado.

    No podemos aprender todo nosotros mismos. No tendremos el tiempo para hacerlo. ¿No tienes héroes o gigantes en quién apoyarte? Es momento de reflexionarlo y comenzar a buscar a aquellos sobre cuyos hombres te pararás para construir tu conocimiento y tu práctica gerencial.

  • Propósitos 2020

    Como gerentes, directores o mandos estamos sujetos a una gran presión para sacar adelante las operaciones de una manera efectiva y eficiente. Logrando resultados financieros y operativos y logrando el cumplimiento de los requerimientos de los clientes.

    A lo largo del tiempo desarrollamos nuevas habilidades y aprendizaje que nos permiten avanzar en ese sentido. Pero no podemos dormirnos en nuestros laureles, el camino gerencial nunca termina. Es un camino de evolución y crecimiento continuo.

    Hay ciertos puntos que un director, mando o gerente tienen que estar desarrollando continuamente o actualizándose para poder dar lo mejor de sí a la organización y a su personal.

    Aquí una lista de ideas para trabajar en este 2020:

    • Manejo personal del tiempo
    • Comunicación verbal, visual y escrita
    • Liderazgo
    • Selección de Personal
    • Entrenamiento en Piso
    • Solución de Problemas
    • Estandarización y Gestión de Procesos
    • Negociación y Manejo de Conflictos
    • Observación y Supervisión de Operaciones
    • Gestión Financiera
    • Planeación Estratégica y Operativa
    • Gestión del Orden y la Limpieza en las Operaciones
    • Análisis de Riesgos
    • Administración
    • Cambio Organizacional
    • Relaciones Interpersonales
    • Análisis de Información de Negocios
    • Gestión de la Calidad, Seguridad y/o Ambiental

    Estos son solo algunos puntos para iniciar. Son muchos temas los que tenemos que considerar, pero tenemos que seleccionar al menos unos 3-4 a trabajar en un año.

    ¿Qué estás planeando trabajar este año? Comparte tus temas de interés para considerarlos dentro de las publicaciones del 2020. Y recuerda también que para estos propósitos habrá que trabajar el establecimiento de fechas y acciones concretas para realmente lograrlos y que no se queden en deseos.


    Si te gustó la reflexión o quieres ahondar en el tema deja un comentario. 

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  • Mi Jefe no quiere cambiar

    En estas semanas que pasaron, en diferentes momentos, me enfrenté a este comentarios departe de algunas personas. Este es un comentario recurrente, que inclusive alguna vez a mi me tocó vivir.

    Como Gerentes o mandos, en algún momento tenemos que reflexionar sobre esta percepción de nuestra gente, fundamentada o no, el efecto que tiene en ellos, en nuestra relación jefe-empleado y en la organización.

    Creo que esta situación se puede dar por múltiples causas:

    • Mala comunicación. Si nuestro subordinado no logra expresarnos lo que realmente busca y las razones de ello esto puede generar en nosotros la impresión de no querer cambiar. Como auditor he aprendido que es importante aprender a cuestionar al auditado para obtener la información requerida. Como gerentes podemos aplicar estrategias similares. Si el subordinado no tiene las mejores prácticas de comunicación, nosotros podemos entrenarnos en buenas prácticas para obtener la información necesaria de ellos.
    • Mala estrategia o enfoque. No sería nada raro que un subordinado llegue con un enfoque inadecuado. En ese momento, nuestra labor debe ser ayudarlo a ver qué se requiere para mejorar la propuesta o por dónde debe explorar propuestas alternativas y las razones de ello. En caso de ser necesario deberemos proveer competencia al personal para que pueda realizar mejor sus propuestas y acciones de mejora.
    • Mala relación. Es imposible llevarse bien con todo mundo. Sin embargo, en el trabajo, es necesario tener una relación funcional con todos nuestros subordinados. Algunos será más acordes a nuestro propio estilo o convicción, pero no por ello debemos cerrarnos a las mejoras propuestas por los demás. Crear una relación de colaboración basada en el respeto y la confianza es una de las labores principales del gerente.
    • Incompetencia del gerente. Aquí las cosas se empiezan a complicar, cuando un subordinado trae una propuesta basada en algo desconocido para nosotros, podemos caer en rechazarla por tener miedo a lo que no sabemos o simplemente por que nosotros conocemos «otras» soluciones. En este caso, es importante siempre estar actualizado respecto a buenas prácticas, nuevas prácticas y procesos de innovación. Cuando nuestra gente se da cuenta de que no sabemos de algo, el respeto de ellos hacia nosotros se puede ver mermado muy rápidamente.
    • Temor al cambio. Y este temor puede ser racional o irracional, consciente o inconsciente. Es muy cómodo hacer las cosas como siempre las hemos hecho. Y lograr los resultados que siempre hemos logrado. Pero la mejora real, requiere hacer las cosas diferentes, salirse de lo normal, salirse de lo cómodo y lograr nuevos y mejores resultados. Esto requiere de valor por parte de nosotros y tomar decisiones basadas en sólidos principios y analizar los riesgos y tomar medidas acordes para vencer ese temor.

    Eventualmente nuestra gente, puede llegar a sentir que no puede colaborar con nosotros. Sus habilidades de negociación y de manejo de conflictos (donde A quiere una cosa y B quiere otra) pueden estar poco desarrolladas. Pero para nosotros eso no es pretexto. Tenemos que estar al nivel requerido para evaluar cuando un cambio es conveniente y cuando no, cuando es necesario salirse de la zona de confort y cuando no.

    Una vez escuche en un congreso de calidad a un participante preguntar al expositor que debería hacer si ya lo había intentado todo, múltiples veces, para cambiar a su jefe. La respuesta del expositor fue muy contundente:

    Si no puedes cambiar a tu jefe, cambia de jefe.

    Perder a un valioso colaborador porque nosotros no supimos manejar el cambio es de las peores cosas que podemos hacer, pero sobre todo de lo peor que le podemos hacer a la organización.

  • El Ejecutivo al Minuto

    Tal vez el primer libro de negocios que tuve en mis manos, me lo entregaron durante un programa de entrenamiento en el grupo de Profesionistas Base de Grupo DESC allá en 1995, se llama el «Ejecutivo al Minuto» de Ken Blanchard.

    El libro inicia con esta frase:

    El símbolo del Ejecutivo al Minuto – la lectura de un minuto en la esfera de un moderno reloj digital – tiene por objeto recordarnos que cada día debemos de dedicar un minuto a contemplar el rostro de las personas que están bajo nuestra dirección. Y también sirve para hacernos percatar de que esas personas son nuestro «capital» más importante.

    Ken Blanchard y Spencer Johnson

    El libro trata de un joven ejecutivo en búsqueda de un «director ejecutivo eficaz» para el cual trabajar y aprender para posteriormente convertirse él en uno.

    En su camino encontró jefes duros y otros bondadosos. Pero no eran lo que buscaba o no le compartían sus secretos. Finalmente, en una ocasión escuchó sobre un director del que la gente decía «que le gustaba trabajar con ese hombre y que, juntos, conseguían resultados.»

    El libro narra los encuentros entre el joven y el director y cómo el primero va descubriendo el secreto del director para la eficacia y tener a la gente contenta. Inclusive el joven acaba hablando con el personal del director para corroborar lo que aquel le dice.

    Algunos de los puntos que se comentan son:

    • Lema: «Las personas que se sienten satisfechas de sí mismas logran buenos resultados«.
    • No tomar decisiones por sus subordinados.
    • Volverse un Director al Minuto. Esto es dedicar el menor tiempo con la gente posible para lograr resultados.
    • Primer secreto: La previsión de Objetivos de un Minuto. Consiste en acordar las necesidades que hay que satisfacer y debe expresarse de tal manera que quepa en una sola hoja de papel. Se formula una por cada objetivo. Se utiliza el principio del 80-20 (priorizar) y solo se establece un Objetivo de un Minuto para el 20% relevante. Esto incluye definir los medios para la realización, las normas de actuación.
      • Concretar los objetivos.
      • Prever los medios para su realización práctica.
      • Escribir en una sola hoja de papel, no más de 250 palabras.
      • Leer y releer el objetivo. No debe tomar más de un minuto cuando se haga.
      • Dedicar al menos un minuto al día a revisar como marcha la tarea.
      • Cerciorarse que la ejecución práctica concuerda con el objetivo.
    • Segundo secreto: Los Elogios de un Minuto. Dedicar tiempo a la gente, al inicio. A la hora de definir la tarea y la responsabilidad.
      • Lema: «Ayude a la gente a alcanzar su máxima eficacia. Sorpréndala mientras hace algo bien«.
      • Decir a la gente que se les dará su opinión, sin rodeos, sobre la marcha del trabajo.
      • Elogiar inmediatamente cuando la gente lo merezca.
      • Decir de manera concreta qué es lo que se hizo bien.
      • Expresar la satisfacción por el trabajo bien hecho y como eso beneficia a la organización y al resto de los colaboradores.
      • Hacer una pausa para que perciban la satisfacción sobre el trabajo bien realizado.
      • Animar a que continúen procediendo del mismo modo.
    • Tercer secreto: Las Reprimendas de un Minuto. Esto es reaccionar oportunamente cuando una persona que sabe hacer una tarea comete un error. Siempre comprobando de antemano los hechos.
      • Avisar al persona que les hará saber claramente cuando trabajen bien, pero también cuando lo hagan mal.
      • Primera parte de la reprimenda:
        • Realizarla de inmediato.
        • Mencionar en concreto lo que se hizo mal.
        • Comunicar lo que se piensa respecto a lo que se hizo mal.
        • Hacer una pausa para que perciban la molestia o insatisfacción sobre la tarea mal realizada.
      • Segunda parte de la reprimenda:
        • Dar la mano o una palmada en la espalda para expresar que se encuentra de su lado.
        • Recordarle que le tiene en gran estima.
        • Reafirmar que lo tiene en buen concepto, pero que no es posible elogiar el trabajo.
        • Hacer ver que cuando la reprimenda se terminé no habrá más por ese concepto.
    • Lema: «El mejor minuto del día es el que se invierte en el personal«.
    • Recomendación a la gente: «Invierta un minuto en examinar sus objetivos, en comprobar el rendimiento de su tarea, en comparar la adecuación de su trabajo con sus objetivos«.
    • Recomendación al director: «Las previsiones de objetivos determinan ciertos comportamientos. Las consecuencias (elogios y reprimendas) refurzan esos comportamientos«.

    Este libro es de los años 80’s y representa mucho del pensamiento, sobre todo de Blanchard, respecto al liderazgo. Algo que se ve reflejado en toda su obra.

    Este es un libro que vale mucho la pena leer, es muy corto y escrito en forma de novela o cuento. Que es un estilo muy gustado por Blanchard.

    En lo personal creo que es un libro que debe ser una lectura obligada por cualquier mando medio, gerente o director. ¿Lo has leído? ¿Qué opinas de él? ¿Has puesto en marcha sus recomendaciones?

    https://www.amazon.com.mx/El-ejecutivo-minuto-Ken-Blanchard/dp/6073129270/ref=sr_1_1

  • Mi gente no hace lo que tiene que hacer

    En más es una ocasión me ha tocado escuchar de mandos y gerentes que su gente no realiza correctamente las actividades que tiene asignadas.

    Esto representa un problema para el correcto desempeño de los procesos. Aquí quiero explorar algunas de las razones que a lo largo del tiempo yo he encontrado por las cuales esto sucede:

    • Deficiente selección de personal. Una de las tareas básicas del gerente es, con apoyo de las áreas de recursos humanos, hacer un empate apropiado de la tarea con los candidatos. Cuando la persona seleccionada no cuenta con el perfil requerido, es poco probable que realice las actividades asignadas.
    • Instrucción no clara. Cuando a la persona no se le da una instrucción adecuada, entonces existen huecos de información que la persona puede llenar con lo que considera propio o los deja vacíos. En ambos casos puede acabar con la idea equivocada de lo que debe hacer y con ello incumple en la ejecución o ejecuta erróneamente.
    • Incompetencia. Si la persona no posee el conocimiento, habilidad y experiencia requerida para una tarea, es poco probable que la realicé o que la realicé correctamente.
    • Falta de recursos. En ocasiones, para realizar una actividad o tarea, se requiere de recursos, ya sean insumos, herramientas, equipos o información. Cuando dichos recursos no están disponibles y la persona no puede resolver la situación, el resultado es el incumplimiento en la ejecución de la tarea o en su ejecución con fallas y errores.
    • Carga excesiva de trabajo. Yo tuve un jefe que decía: «si una persona no hace su trabajo o no puede con el o es trabajo para dos«. Cuando la carga de trabajo es mayor a lo que una persona competente puede realizar, la consecuencia es dejar de lado algunas tareas.
    • Conflictos. Si la persona, para realizar la tarea asignada requiere de interactuar con otras y existen conflictos (algo que es natural) y no puede resolverlos, existe la probabilidad de que evada la realización de la tarea. Si por otro lado, la persona cuenta con conflictos internos que no puede atender apropiadamente, ello puede generar una parálisis y la no ejecución de las tareas. Esto incluiría conflictos morales y/o religiosos con las tareas asignadas.
    • Falta de supervisión y seguimiento. Aunque como ya comenté en otra publicación, buscamos la autonomía de la gente, mientras la persona no este en ese nivel, se requiere de supervisión. Por otro lado, toda delegación requiere de un seguimiento para asegurar que las actividades se están realizando. Si no suceden esta supervisión y seguimiento, las tareas están propensas a no realizarse.

    Obviamente, existe la posibilidad de que la persona no quiera realizar la tarea, pero al menos en mi experiencia, primero sucede alguna de las opciones expuestas más arriba. ¿Tu visualizas alguna otra razón por la que no se realizan las tareas?

  • Necesitamos entrenarnos para observar

    En el publicación las “otras» habilidades, escribí que una habilidad útil es observar. Observar es muy importante pues nos permite detectar desviaciones, no conformidades, problemas o áreas de oportunidad en nuestros procesos. Si observamos podemos entonces preguntarnos qué pasa con el proceso. Y solo después de entender lo que sucede, es posible comenzar a tomar acciones para solucionar problemas o para mejorar los procesos.

    Ponemos atención cuando somos nuevos en un proceso, pero con el tiempo dejamos de hacerlo y al final solo miramos sin poner atención. Caemos en lo que se conoce como “ceguera de taller” y ya no vemos los defectos, las causas que generan problemas o las áreas que requieren mejora.

    Pero la observación no es una habilidad bien arraigada en nosotros:

    No existe arte más difícil de adquirir que el arte de la observación, y para algunos hombres es igual de difícil el registrar una observación en un lenguaje simple y breve.

    William Osler

    Dado que Observar no es sencillo y no nos entrenan para ello, decirle a le gente que observe no es suficiente.

    No podemos crear observadores al decir “observe, sino dándoles la habilidad y los medios para esta observación y estos medios son proporcionados a través de la educación de los sentidos.

    María Montesori

    Entonces debemos entrenarnos para observar y esto implica varias cosas:

    • Desarrollar una rutina de hacer un alto y tomarse el tiempo de observar.
    • Saber en qué aspectos del proceso es necesario poner atención y observar.
    • Cuestionar lo que se está observando.
    • Tomar notas respecto a lo observado, llevar una bitácora.
    • Analizar periódicamente lo observado para determinar patrones, no conformidades o puntos de mejora.
    • Proponer y tomar acciones.
    • Dar seguimiento y corroborar que se ha generado un cambio positivo.

    Estos puntos toman tiempo en desarrollarse y les dedicare reflexiones adicionales más adelante, sin embargo, debemos tomar conciencia y tomar la iniciativa de prepararnos poco a poco.

    No observó más que usted, pero me he entrenado a mí mismo para notar lo que observo.

    Sherlock Homes
  • Mantengo 6 honestos servidores


    Rudyard Kipling, el escritor inglés, escribió en un poema:

    Mantengo seis honestos servidores
    (Me enseñaron todo lo que se)
    Sus nombres son Qué y Porqué y Cuándo
    Y Cómo y Dónde y Quién.
    Los envió por mar y tierra,
    Los envió al este y oeste;
    Pero después de que han trabajado para mí,
    Les doy a todos un descanso.

    “El hijo del Elefante”, Rudyard Kipling

    Y resulta que estos seis servidores son de suma utilidad para la actividad gerencial (a cualquier nivel, primera línea, mando medio o alta dirección)?

    Estas preguntas nos permiten examinar cualquier situación o evento y obtener información sobre el mismo; también nos permiten valorar si contamos con suficiente información sobre algo.

    Inclusive a nivel empresarial se conocen las 5W/2h que corresponden a 7 palabras en inglés:

    • Who – Quién
    • When – Cuándo
    • Where – Dónde
    • What – Qué
    • Why – Porqué
    • How – Cómo
    • How much – Cuánto

    Cuando establecemos una tarea, el uso de estas preguntas nos permite asegurar que todo está definido y por tanto la tarea se puede delegar.

    No es lo mismo decir “necesito el reporte (que) para mañana (cuando)” que expresar que “necesito que Miguel (quien), le proporcione la información de los gastos del mes pasado (que) a Angélica (quien), para que ella (quien) integré las 6 gráficas financieras (cuanto) por la tarde (cuando). Esto a fin de que Jorge (quien) prepare el reporte (que) que presentaremos mañana por la tarde (cuando). El reporte debe ir en PowerPoint en la plantilla oficial (como) y lo presentaremos en la sala de juntas (donde) por motivo de la revisión mensual (porque).

    Y aunque puede parecer excesivo, es necesario sobre todo a la hora de entrenar al personal. Cuando ya todos son competentes se pueden acortar las instrucciones, pero antes es peligroso. Una definición parcial solo trae confusión y es una mala técnica de comunicación.

    Igualmente al encontrarnos con un problema, estas preguntas son muy útiles a la hora de recopilar información para contar con los hechos y el panorama completo que permita la toma de decisión.

    Hay una gran diferencia entre «tuvimos un problema en la línea 1 (donde)» a saber que “el día 5 de diciembre se fabricaron 100 piezas del la orden 23-456 del cliente Acme. De las cuales en el primer turno en la línea 1, en inspección final, se encontraron 20 piezas con defectos de diámetro. Dichas piezas incumplían con la especificación 109-45 v2 del cliente. Miguel era el supervisor en turno, Joel el operador y Antonio el inspector.»

    ¿Puedes identificar el qué, quién, cuándo, cuánto, etc., en la frase anterior? Esa es la diferencia entre contar con una idea de los sucedido y los hechos de los sucedido.

    Y tú ¿te apoya en los 6 o 7 honestos servidores?

  • ¡Quiero personal autónomo! (II)

    En la publicación anterior exploré un poco lo que significa tener personal autónomo y acordé continuar explorando lo que se requiere para tener dicho personal autónomo.

    Mucho de poder contar con una persona autónoma implica su competencia (habilidad, conocimiento y experiencia) en las actividades, en la toma de decisiones y en el marco de actuación en el que se desenvuelve . Sin embargo, previamente tenemos que considerar un paso esencial: La selección de la persona.

    De ahora en adelante, escoger a mi sucesor es la decisión más importante que tengo que tomar. Le dedico gran cantidad de pensamiento todos los días.

    Jack Welch, Presidente de General Electric, hablando sobre la planificación de la sucesión en 1991. Nuevo años antes de su proyectado retiro (Collins y Porras, Empresas que Perduran, Ed. Norma)

    Y si bien la frase habla de la selección de un sucesor directivo, el concepto es aplicable a cualquier puesto de la organización. Y es tan importante que me gustaría incluir dos citas más que considero sumamente relevantes:

    Si no gastamos cuatro horas en ubicar correctamente a una persona, tendremos que gastar cuatrocientas en limpiar los destrozos causados por nuestra equivocación… Las decisiones que afectan a la gente son las únicas verdaderamente fundamentales. Usted cree, y todo el mundo cree, que una compañía puede tener “mejor” gente. Pero todo lo que puede lograr es ubicar correctamente a la gente – luego obtener desempeño.

    Alfred Sloan, Presidente de General Motors por 30 años.

    Algunos gerentes alegan no tener tiempo suficiente para elegir a las personas indicadas para su equipo. Dicen que las vacantes no esperan. Los buenos gerentes conocen la imprudencia de este proceder. Saben que cuando se trata de construir el equipo adecuado, el tiempo no es negociable. Será necesario invertir tiempo. La pregunta es cuando invertirlo, o bien al principio para seleccionar cuidadosamente a la persona indicada, o posteriormente en esfuerzos desesperados por transformar a la persona en quien quiso que fuera en primera instancia.

    Marcus Buckingham (Lo único que usted debe saber para ser un genere y líder excepcional y alcanzar el éxito duradero, Ed. Norma)

    Lo que rescato de aquí, es que la delegación y la autonomía inicia con el proceso de selección de la persona. Hay que seleccionar a la persona correcta ya que ninguna capacitación y entrenamiento podrá convertirla en lo que queremos, si de entrada no cuenta con el perfil adecuado.

    El tiempo dedicado a la selección, en mi opinión, es proporcional a la relevancia de la tarea. Entre más importante y delicada la tarea dentro de la organización, más tiempo se requiere. Y aclaro, una tarea importante no tiene que ser compleja, puede ser sencilla, pero importante para el proceso.

    A continuación sigue un proceso de desarrollo de la persona para crear las competencias necesarias para que se vuelva autónoma. En este sentido me gusta el modelo de Ken Blanchard del Liderazgo Situacional que establece que según el nivel de madurez/competencia de la persona es el estilo directivo y que esto debe llevar a una evolución de la personal hasta llegar a la delegación total.

    • Principiante Entusiasta. Posee baja competencia y alto compromiso y requiere de Dirección. «El líder decide».
    • Aprendiz Desilusionado. Posee competencia baja o algo de competencia y se da cuenta de que requiere ser involucrado y entrenado. Tiene bajo compromiso. «El líder involucra y entrena. El líder decide».
    • Ejecutor capaz pero cauteloso. Posee competencia moderada a alta y su compromiso es variable. «El líder provee apoyo. La persona decide».
    • Triunfador Independiente. Posee alta competencia y un alto compromiso. «La persona decide».

    (Extracto de Blanchard, Ken; Liderazgo al más alto nivel; Ed. Norma)

    Estas etapas toman tiempo dependiendo del nivel inicial de la persona. Así como el tiempo dedicado a su desarrollo, y ojo, no digo capacitación. El desarrollo de una persona es una mezcla de capacitación (en aula), talleres (ejercicios aplicados) y entrenamiento en piso (con su gerente). De estos, el entrenamiento en piso es el más importante y le dedicaré tiempo más adelante en otra publicación.

    La reflexión de hoy va en relación a ¿qué importancia damos a la selección del personal y posteriormente al desarrollo de la misma? No hay éxitos de la noche a la mañana y el desarrollo de la gente toma tiempo. A veces la situación no ayuda y es necesario seleccionar gente no adecuada y enviar gente no competente a realizar las actividades, pero esto debe realizarse siempre con conciencia plena de que no se puede esperar que las cosas mejoren por si solas. El problema está ahí y lo sabíamos desde un inicio.

    Si la gente no es competente y no se le desarrolla y no se le selecciona correctamente, esto se traduce en problemas y la necesidad de supervisión continua. La autonomía en este escenario se vuelve una utopía difícil de alcanzar.

  • ¡Quiero personal autónomo! (I)

    Si tú deseas personal autónomo, no estás solo, es tal vez el sueño o deseo más común de cualquier gerente.

    Hay cientos de libros que tocan el tema de la delegación. Collins y Porras hablan, en su libro Empresas que Perduran, de los directivos que crean organizaciones que son como relojes a los que se da cuerda y funcionan solas.

    Pero ¿qué significa ser autónomo o tener un empleado autónomo? ¿Y qué se requiere? ¿Es siquiera posible?

    Este tema dará para más de una publicación, así que empezaré explorando lo que considero que es tener un empleado autónomo, en otra publicación trataré el tema del camino para lograr la delegación y autonomía y, tal vez, buscaré explorar si es 100% posible (porque como decían en la universidad “en papel ya jala”, pero al realidad siempre es otra).

    A mi manera de ver las cosas:

    Una persona autónoma es una persona que sabe hacer sus tareas y tomar decisiones adecuadas con baja o nula supervisión y que puede, si es necesario, colaborar con otros. Todo ello dentro del marco de actuación establecido por la empresa, los clientes y el entorno.

    La autonomía en este sentido implica que la persona:

    • Es competente. Esto es, posee el conocimiento, habilidad y experiencia para realizar las tareas que se le han delegado, tanto sola como en equipo, según se requiera. Si la persona no sabe hacer las cosas, tiene que ser supervisada (y entrenada).
    • Tiene una robusta capacidad (habilidad) para la toma de decisión. El ser capaz de contar con un esquema de pensamiento crítico es fundamental para plantear y escoger alternativas, planear, anticipar, resolver problemas, gestionar riesgos, etc. Si la persona no puede decidir sola, tiene que ser supervisada. Esto es parte de la competencia, pero su relevancia le amerita ser nombrada aparte.
    • Conoce y es capaz de respetar en gran medida los lineamientos y reglas de la empresa, el cliente y el entorno. Al final, la gente tiene que realizar las cosas que la empresa necesita como se ha establecido y de acuerdo a los límites establecidos. La incapacidad para esto genera una necesidad de supervisión constante. En el caso de un puesto gerencial, tiene que ser capaz de crear las reglas y lineamientos que otros sigan y debe implementarlas efectivamente.

    Si la persona no cumple con esto, es muy probable que requiera supervisión. La mayoría de las personas cumplen en diferentes niveles con estas características y el grado de supervisión que requieren es variable.

    Reflexión: Tu gente, sobre todo la que no consideras autónoma, ¿carece de alguno de estos 3 rasgos? ¿Has hecho algo al respecto? Y la que sí es autónoma ¿posee algún rasgo adicional?

    Lo que si bien es un hecho, es que delegar no es dejar sola a la gente. La gente requiere un rumbo que seguir, lineamientos, un marco de actuación (por ello la visión, misión, valores, estrategias) a partir de las cuales trabajar. También requieren supervisión y desarrollo. Pocas personas pueden hacer todo ello realmente solas.

    Delegar es un proceso y toma tiempo lograr contar con gente a la que se le puede dejar sin supervisión. Mi opinión es que bajo el concepto de proceso, dicho proceso, incluyendo la gente, siempre debe ser supervisado y controlado, lo que cambia, según la robustez del proceso y la autonomía de la gente es la frecuencia de la supervisión y lo amplio de los controles. Pero nunca deberíamos alejarnos, ni de los procesos, ni de la gente.

    En una siguiente publicación exploraré ideas de lo que se requiere para tener una persona autónoma.