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Gestión de Procesos

La clave está en los procesos

Las empresas fabrican productos o prestan servicios que pretenden satisfacer los requerimientos o las necesidades de los clientes. El éxito está en ser consistente una vez que se tiene un buen producto o un buen servicio.

Hay que ser consistentes en la calidad de la fabricación, en los tiempos de entrega, en la calidad del servicio. Para lograr eso, es necesario asegurar que todas las actividades requeridas se ejecuten de manera apropiada.

Ese conjunto de actividades les llamamos procesos. Los procesos reciben algún tipo de entrada, ya sea materia prima o información, y “convierten”, por así decirlo, dichas entradas en salidas, esto es, en productos o servicios. Pueden existir sub procesos, pero eso es tema de otra publicación.

En las empresas hay un proceso de venta, de almacén, de compras, de producción, de prestación del servicio, de contratación de personal, etc. Cada uno de estos procesos debe de ser correctamente ejecutado como ya mencioné.

Todo empieza con el diseño del proceso, y continúa con su implementación y control y, finalmente, con su mejora. ¿Pero cómo diseño un proceso? ¿Cuáles son sus componentes?

De entrada, en un proceso cualquiera podemos encontrar los siguientes componentes básicos:

  • Entradas, ya sea información o materias primas.
  • Salidas, ya sean productos o servicios.
  • Gente, que debe ser suficiente y además competente.
  • Infraestructura, que debe ser apropiada, suficiente y en buen estado.
  • Métodos, que son las formas o las recetas para hacer bien las cosas.

Si nosotros definimos correctamente estos elementos, estableciendo el qué, quién, cuándo, dónde, cuánto y cómo, entre otros. Estaremos en posición de contar con un proceso robusto. Este proceso a través de una implementación (que incluye la comunicación, recursos, apoyo y entrenamiento) y con un adecuado monitoreo, medición y control, podrá asegurar la consistencia.

Varios ciclos de mejora al procesos ayudarán a garantizar la calidad de los productos o servicios y además contribuirán a la eficiencia del proceso.

En ocasiones nos perdemos viendo, y exigiendo, los resultados, pero es importante entender que los resultados son la consecuencia. Si se quieren buenos resultados hay que centrarse en gestionar y mejorar adecuadamente los procesos.

¿Tienes claros los procesos a tu cargo? ¿Los analizas? ¿Aseguras su cumplimiento? ¿Mides su desempeño? ¿Tienes controles implementados? ¿Existen estándares para cada uno de los componentes?

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