En una publicación reciente reflexionaba sobre algunas ideas para fomentar el cambio en las organizaciones. Partiendo del hecho que las empresas están estacionadas en una forma de ser y actuar que llamaremos el «Status quo».
A lo largo del tiempo y por diferentes situaciones, las empresas requieren de hacer cambios en su forma de operar y actuar. Algunas empresas, simplemente mencionan que van a hacer un cambio y ya. Sin embargo, ello no cumple con los requisitos para ser un cambio planeado y en ocasiones los esfuerzos simplemente fracasan o no prosperan de manera adecuada.
En semanas pasadas he estado interactuando con empresas que buscan hacer cambios en sus organizaciones y quiero comentar algunos elementos que contribuyen al cambio planeado. Hay que partir de que la organización va a presentar tanto una resistencia empresarial y otra a nivel individual. Cosas como:
- Los hábitos.
- El miedo a lo desconocido.
- La inercia de la organización y su cultura.
- Diferentes amenazas percibidas por el cambio que viene.
- Y otras más.
¿Qué hacer? Lo mejor es recurrir a buenas prácticas:
- Contar con un agente del cambio, puede ser interno o externo, mando o no. En ocasiones el agente externo puede proveer un punto de vista que el interno no logra apreciar.
- Crear una conciencia sobre la necesidad del cambio. Responder la pregunta al ¿por qué necesitamos un cambio?
- Tener clara una visión, una estrategia y planeación para lograr el cambio.
- Comunicar y explicar adecuadamente el cambio. Que no sea sorpresa.
- Educar, entrenar o capacitar en las nuevas formas. Muy importante cuando la nueva forma o cambio que se busca implica conocimiento y habilidades diferentes o adicionales a las actuales.
- Involucrar a la gente en el cambio. De ese modo lo siente como propio y es más fácil que lo adopten.
- Remover obstáculos y proveer recursos y apoyos para lograr el cambio.
- Negociar con las partes involucradas. En ocasiones no se puede todo, pero lograr lo suficiente permite ir avanzando.
- Contar con un sistema para identificar pequeños logros a lo largo del cambio.
- Establecer mecanismos de reconocimiento y recompensa. Los pequeños éxitos suman para crear la confianza de que las cosas están funcionando y se va a lograr el objetivo planteado.
- Formalizar y estandarizar los nuevos métodos de trabajo y asegurarse de que estén alineados con otros métodos y sistemas.
Obviamente que los agentes del cambio y los mandos deben de estar preparados en técnicas y habilidades para atender situaciones que se presenten durante el cambio. Entre ellas contamos:
- Comunicación.
- Negociación.
- Manejo de conflictos.
- Motivación.
- Influencia.
- Empoderamiento.
- Colaboración y trabajo en equipo.
Entre más conocemos y entendemos estos temas podemos manejar lo que se nos presente y minimizar los riesgos que el cambio no sea aceptado por la organización.
Así escrito se ve complicado y es más sencillo el simplemente decir que existe el cambio y esperar a ver qué sucede. Aunque lo que nos debe de inquietar es la efectividad en la implementación del cambio. En ello, un poco de planeación nos pone en una gran ventaja a la hora de implementar cambios. Cambiar no es fácil y toma tiempo, así que en entre menos tiempo perdamos en la implementación del cambio por haber realizado un poco de planeación, es mejor.