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Gestión de Proyectos

El otro día preguntaba en redes sociales qué temas podrían ser de interés y salió el de gestión de proyectos. Este es un tema muy amplio y toda una especialidad. Además, existen múltiples enfoques para llevar a cabo la gestión de un proyecto dependiendo del giro o industria de la que se trate.

Cuando hace muchos años me tocó gestionar proyectos de desarrollo de nuevos productos para la industria de autopartes, adoptamos un modelo muy robusto desde conocer los requerimientos del cliente, pasando por el diseño y validación del producto, hasta la puesta en marcha de las líneas de producción, corridas de prueba y la liberación de las líneas para iniciar la producción autorizada por el cliente. En ese tiempo aprendí mucho. A lo largo de los años me ha tocado ver gente gestionar diferentes tipos de proyectos y hay algunos puntos genéricos que me gustaría comentar.

Los proyectos son algo muy variado, pueden ir desde los pequeños hasta los monumentales, desde los operativos hasta los estratégicos, pueden ser proyectos de mejora o de innovación. Lo que es cierto es que Sin importar cuál, se necesitarán varias cosas:

  • Justificar el proyecto, ya sea por utilidad o beneficio así como desde el punto de vista económico.
  • Obtener el apoyo de la alta dirección, sin ello, el proyecto puede atorarse o morirse en algún momento.
  • Un responsable, debe ser una persona con autoridad, liderazgo, competencia, sentido del orden y organización, con habilidades interpersonales (comunicación, negociación, manejo de conflictos) y obviamente, conocimiento del giro o especialidad y de técnicas de gestión de proyectos.
  • Un plan de actividades y recursos para llevarlo a cabo.
  • Seguimiento y disciplina. Así como flexibilidad para ajustar sobre la marcha. Al final, ningún plan se ejecuta tal y como se establece.

Obviamente, existen herramientas, desde diagramas de Gantt, PERT, CPM así como programas como Project de Microsoft y otros muchos especializados en ciertas industrias. Recientemente han salido las técnicas Agile para desarrollo de software y otros servicios. A mí, me tocó aprender y aplicar una cosa llamada Planeación Avanzada de la Calidad del Producto (APQP, siglas en inglés).

Todo lo anterior no son más que herramientas útiles, pero herramientas. Son como el martillo para el carpintero. El mueble, es el proyecto. Y creo que el Líder de un Proyecto debe de ser una persona lo suficientemente competente para ganarse el respeto y apoyo de la organización si quiere llevar su proyecto a buen término.

A lo largo de los años, algunos de los problemas más comunes que he visto son:

  • Mala selección del líder. Proyectos que se asigna a expertos sin ninguna habilidad de organización, orden y seguimiento y mucho menos de planeación.
  • Falta de habilidades interpersonales. Si algo le va a requerir al líder de un proyecto es tratar con gente y eso solo significa conflictos. No saber comunicar, dar seguimiento, negociar, ejercer liderazgo, tener empatía y disciplina es la receta para los problemas y retrasos en la ejecución del proyecto.
  • Conocimiento técnico, pero falta de experiencia en la implementación de métodos, sistemas y demás. Aunque es importante saber de medicina si se va a liderar un proyecto médico, algún tipo de experiencia previa en la implementación de proyectos ayuda. Obviamente, algún día debemos empezar, pero asignar proyectos de importancia a novatos no es buena idea. Los gerentes deben asignar proyectos pequeños a los nuevos líderes de proyecto para que se formen y aprendan.
  • Falta de liderazgo, orden y seguimiento. Para llevar a cabo un proyecto interdisciplinario se requiere de mucho orden, pero a la vez liderazgo para exigir el cumplimiento de las tareas, y sobre todo disciplina y orden para llevar a cabo el seguimiento de los pendientes y facilitar los recursos y medios para destrabar cualquier pero que se encuentre en el camino.
  • Falta de tenacidad y flexibilidad. Llevar a cabo un proyecto es enfrentarse a problemas, imprevistos, retos, falta de recursos, falta de apoyo y presiones de parte de clientes, colaboradores y mandos. Quien esté a cargo de liderar un proyecto debe de ser una persona tenaz que no decaiga al primer obstáculo y que puede buscar alternativas y formas de sacar adelante el proyecto.
  • Desconocimiento de gestión de proyectos. Al final, no hay que descubrir el hilo negro, existen montones de buenas prácticas y herramientas para facilitar el manejo de un proyecto, desde lo simple hasta lo complejo. Si la persona designada no conoce los fundamentos más simples, pronto se verá abrumada por la complejidad de la tarea que es gestionar un proyecto. No basta asignar al bueno en la técnica o al de confianza, hay que preparar y seleccionar a la persona competente.

He visto empresas adquirir software especializado y no poderlo echar a andar por los puntos antes mencionados. Las herramientas cambiarán, evolucionarán, pero los fundamentos de la gestión de proyectos que involucren gente de diferentes especializadas se ha mantenido y se mantendrá y creo que es importante darle el peso que merece la selección del Líder de Proyectos y sus competencias.

Como empresario o gerente ¿cuáles han sido tus experiencias a la hora de implementar proyectos? ¿Cómo te han funcionado los responsables asignados a liderar el proyecto? Como líder de proyecto ¿a qué problemas te has enfrentado? ¿Problemas técnicos, de recursos, de apoyo y colaboración? Por que todo ello no tiene que ver con la herramienta utilizada, sino con tus habilidades personales.

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