Luis Iturriaga

Etiqueta: Cambio Organizacional

  • Cambiar la forma de hacer las cosas

    En una publicación reciente reflexionaba sobre algunas ideas para fomentar el cambio en las organizaciones. Partiendo del hecho que las empresas están estacionadas en una forma de ser y actuar que llamaremos el «Status quo».

    A lo largo del tiempo y por diferentes situaciones, las empresas requieren de hacer cambios en su forma de operar y actuar. Algunas empresas, simplemente mencionan que van a hacer un cambio y ya. Sin embargo, ello no cumple con los requisitos para ser un cambio planeado y en ocasiones los esfuerzos simplemente fracasan o no prosperan de manera adecuada.

    En semanas pasadas he estado interactuando con empresas que buscan hacer cambios en sus organizaciones y quiero comentar algunos elementos que contribuyen al cambio planeado. Hay que partir de que la organización va a presentar tanto una resistencia empresarial y otra a nivel individual. Cosas como:

    • Los hábitos.
    • El miedo a lo desconocido.
    • La inercia de la organización y su cultura.
    • Diferentes amenazas percibidas por el cambio que viene.
    • Y otras más.

    ¿Qué hacer? Lo mejor es recurrir a buenas prácticas:

    • Contar con un agente del cambio, puede ser interno o externo, mando o no. En ocasiones el agente externo puede proveer un punto de vista que el interno no logra apreciar.
    • Crear una conciencia sobre la necesidad del cambio. Responder la pregunta al ¿por qué necesitamos un cambio?
    • Tener clara una visión, una estrategia y planeación para lograr el cambio.
    • Comunicar y explicar adecuadamente el cambio. Que no sea sorpresa.
    • Educar, entrenar o capacitar en las nuevas formas. Muy importante cuando la nueva forma o cambio que se busca implica conocimiento y habilidades diferentes o adicionales a las actuales.
    • Involucrar a la gente en el cambio. De ese modo lo siente como propio y es más fácil que lo adopten.
    • Remover obstáculos y proveer recursos y apoyos para lograr el cambio.
    • Negociar con las partes involucradas. En ocasiones no se puede todo, pero lograr lo suficiente permite ir avanzando.
    • Contar con un sistema para identificar pequeños logros a lo largo del cambio.
    • Establecer mecanismos de reconocimiento y recompensa. Los pequeños éxitos suman para crear la confianza de que las cosas están funcionando y se va a lograr el objetivo planteado.
    • Formalizar y estandarizar los nuevos métodos de trabajo y asegurarse de que estén alineados con otros métodos y sistemas.

    Obviamente que los agentes del cambio y los mandos deben de estar preparados en técnicas y habilidades para atender situaciones que se presenten durante el cambio. Entre ellas contamos:

    Entre más conocemos y entendemos estos temas podemos manejar lo que se nos presente y minimizar los riesgos que el cambio no sea aceptado por la organización.

    Así escrito se ve complicado y es más sencillo el simplemente decir que existe el cambio y esperar a ver qué sucede. Aunque lo que nos debe de inquietar es la efectividad en la implementación del cambio. En ello, un poco de planeación nos pone en una gran ventaja a la hora de implementar cambios. Cambiar no es fácil y toma tiempo, así que en entre menos tiempo perdamos en la implementación del cambio por haber realizado un poco de planeación, es mejor.

  • Mi empresa no quiere cambiar

    ¡La verdad, en el fondo, tú tampoco quieres cambiar! Piensa en tu equipo de fútbol, en tu partido político o inclusive en tu religión. Ahora piensa que a partir de mañana apoyas incondicionalmente a otro equipo, partido político o religión. No lo harías.Y ¿por qué habrías de hacerlo? Estás cómodo con lo que tienes, con lo que eres, con el «status quo».

    Lo mismo pasa con las organizaciones. Y entre más grandes y antiguas, más difíciles de cambiar ¿por qué ? Simple. ¡Por sus creencias! ¡Por su cultura!

    Las empresas con el tiempo pasan a compartir un sistema de significados que los distinguen de otras organizaciones. Esa cultura puede ser fuerte o débil. Pero al final determina el actuar de la organización. Y sí, hay personas individuales que no quieren cambiar, pero el reto es el cambio en toda la empresa.

    Para pensar en cambiar una cultura debemos conocer los mecanismos bajo los cuales los colaboradores de una empresa aprenden la cultura y a partir de ahí podemos trabajar:

    • Historias. Las historias, anécdotas y relatos sobre casos de éxito y de fracaso. Sobre los héroes y villanos en la empresa conforman la organización. Los colaboradores, escuchan y se apropian de estas historias, las alteran y las usan como marco de actuación.
    • Rituales. Piensa en una religión cualquiera, tienen sus rituales bien establecidos. Pero también lo tienen las universidades al ingreso y graduación de sus alumnos. Igual sucede en las empresas y esos rituales conforman la cultura. La forma en que se atiende a la gente, como se comporta el jefe con los subordinados, cómo se toman decisiones, cómo se contrata a la gente, cómo se promueve y recompensa a la gente, cómo se actúa ante los problemas y cómo se atiende a los clientes. Todo ello influye en la cultura.
    • Símbolos. ¿Cuántas playeras o gorras tienes de tu equipo favorito? Los logotipos, colores, uniformes, la imagen de las oficinas o las fábricas, los premios y reconocimientos. Todo ello influye grandemente en lo que la gente cree que es la empresa.

    Estos tres elementos combinados moldean el aprendizaje de la cultura organizacional de los colaboradores. Ahora imagínate, solo por un momento, ¿qué pasaría si gradual o drásticamente comenzamos a cambiar estos elementos? La cultura comenzará a ser diferente.

    Yo recuerdo que hace años, un jefe decidió que todo mundo debía irse a su hora. El ritual era quedarse después del horario oficial de salida. ¡Hasta que se fuera el jefe! Entonces, él decidió que ahora todo mundo se iba a su hora. Y empezó haciéndolo él. Unos minutos antes de la hora oficial, comenzaba a recorrer la empresa y a decirle a todo mundo que se fuera. Hubo descontrol, pero con el tiempo las cosas cambiaron.

    Reflexiona ¿qué historias, rituales o símbolos puedes ajustar en tu organización para comenzar a mandar un mensaje diferente a la cultura actual? Poco a poco, con apoyo de la gerencia y constancia, podrás ir alterando la cultura organizacional.

    Nota: No olvidemos que los cambios organizacionales y culturales se miden en años y no en semanas o meses. No se puede cambiar la mentalidad de toda una organización de un día para otro. Tenlo en cuenta, se paciente, se constante.

  • La solución a todos los problemas

    Cuando era pequeño, recuerdo que mi papá nos llevaba al centro de la CDMX y, alguna ocasión, escuché a un merolico. Esos que decían:

    “Le venimos mostrando, le venimos ofreciendo, la única, la original pomada milagro. Acérquese, acérquese y conozca este producto milagroso que le ayuda con dolores musculares, la reuma, raspones, sirve para el dolor de cabeza, la migraña, para la falta de sueño….”. Y así continuaba el interminable discurso que iba atrayendo a los paseantes.

    Al final muchos caían presa de la ilusión de que un producto podía, rápido y fácilmente, resolver todos sus problemas y males. Por alguna razón nos gustan las salidas fáciles, esas que no implican un esfuerzo constante y de largo plazo. Es más fácil creer que las cosas se pueden arreglar comprando un producto maravilla: “la solución a todos los problemas”.

    Curiosamente esto también sucede en el ámbito empresarial. No es raro ver publicidad sobre soluciones, metodologías y aplicaciones que prometen resolver los problemas de las empresas o arreglar su cultura organizacional. Algunas si ayudan, el problema es pensar que lo harán de inmediato por el simple hecho de adquirirlas. 

    Una empresa puede adquirir el software X que le ha ayudado a otras empresas a reducir problemas y a mejorar los tiempos.

    Una empresa puede adoptar la metodología Y que a ciertas empresas les ha dado beneficios en costos y productividad.

    Una persona puede adquirir el método o la app Z para la gestión del tiempo y finalmente “tomar el control” de su vida y sus proyectos. 

    Todo esto para que a la hora de la puesta en marcha las cosas no funcionen o se requiera más tiempo del esperado o del dispuesto a destinar al asunto, así que es momento de salir a la calle y buscar el nuevo producto “milagro”. La ilusión es más grande que la dedicación.

    Esto sucede con soluciones de gestión del tiempo, liderazgo, aplicaciones de Business Intelligence o de ERP, CRM, sistemas de calidad como el ISO 9001, el seis Sigma y hasta la Manufactura Esbelta. 

    Es importante darnos cuenta que no son las herramientas o metodologías las que generan el cambio y los resultados, sino la gente, su convicción y dedicación a la aplicación de algo. El cambio cultural toma tiempo.  

    Si alguna vez has tenido una lesión y has tenido que pasar, como yo, por meses de rehabilitación, sabes que para corregir las cosas se requiere tiempo, pero sobre todo dedicación y no darse por vencido. No es fácil, es doloroso, pero al final logras salir adelante y, en ocasiones, renovado y mejorado. Lo mismo pasa en las organizaciones.

    Lo que no existe en cambios organizacionales y en solución de problemas es la solución rápida con una «pastilla o pomada» para todos los males. Tenemos que dedicar el tiempo necesario.

  • ¡Véndeme esta pluma!

    En recientes tratos con varios clientes, ha surgido una situación. Alguien en la empresa sabe que hay que hacer algo para estar bien o para mejorar la situación. Sin embargo, para ello necesitan de que otras personas en otras áreas cooperen. Y simplemente, a pesar de sus mejores argumentos del porqué su solución debe implementarse, simplemente no se logra el acuerdo.

    Mi orientación ha girado alrededor de un ejercicio muy común en las ventas. Me volteo a la personas que muestra frustración por no lograr convencer a otros, tomo una pluma, extiendo mi mano hacia ella y le digo: «¡Véndeme esta pluma!».

    El ejercicio de vender una pluma es muy simple y complicado a la vez. Mucha gente comienza por explicar los beneficios de la pluma, otros describen las características de la pluma, pero con ello no logran convencerme de comprarles la pluma. ¿Por qué?

    La cuestión es simple, si quieres convencer a alguien de que haga algo necesitas varias cosas:

    • Conocer a la persona. Si yo no conozco a la personas, sus motivos, sus razones, sus intereses, no puedo encontrar una necesidad para aquello que quiero que hagan. Obviamente, esto implica un proceso de conexión interpersonal y de comunicación.
    • Apelar a la necesidad a través de los sentimientos. Somos seres emocionales, queremos pensar que somos racionales, pero las investigaciones muestran una y otra vez, que decidimos de manera visceral y a veces inconsciente. Entonces, al apelar a los sentimientos es la mejor estrategia para lograr un cambio. Si yo vendo mesas para cocina, no te vendo la mesa y su material y su acabado, te vendo la idea de las experiencias que vas a vivir con esa mesa, los momentos, las alegrías, los desvelos y demás que serán parte de tu vida con la mesa.
    • Contar historias. La mejor forma de apelar a las emociones es a través de contar historias. El Storytelling es toda una rama que ha ganado tracción en los negocios y todo buen líder y gerente debe de conocer sus principios y utilizarlos como medio de negociación y para lograr el cambio organizacional.

    ¿Te has topado con la situación de tener que convencer a alguien? ¿Lo has escuchado? ¿Conoces sus motivos e intereses o tal vez lo que tiene que perder o ganar con el cambio? ¿Entiendes la necesidad? Si logras descifrar eso podrás ¡Venderle la pluma a otras personas!