El otro día recibí un mensaje vía redes sociales en donde un seguidor del blog me preguntaba ¿cómo administrar su empresa? Y me he quedado pensando cómo responder a esa pregunta. Parecería que la respuesta es simple y directa, pero en realidad es un poco más compleja de lo que podemos pensar. Así que dedicaré algunas publicaciones a reflexionar sobre el tema.
En una ocasión leí un libro que comenzaba diciendo que antes de desarrollar el tema era conveniente primero definir ciertos términos, así que comencemos por ahí. Me basaré en un texto académico de Administración por Stephen Robbins y Mary Coulter:
- Administración. Proceso de coordinar e integrar actividades de trabajo para que se lleven a cabo eficiente y eficazmente con otras personas o por medio de ellas.
- Gerente. Miembro de una organización que integra y coordina el trabajo de otros. Cabe mencionar que los gerentes pueden ser de primera línea, mandos medios o alta dirección. Y el nombre del puesto es más cosa de cada empresa (jefes, supervisores, superintendentes, coordinadores de área, gerentes, gerentes regionales, director, CEO).
Lo que concluimos de esto es que administrar es coordinar e integrar actividades para lograr algo. Y luego quien realiza esas actividades es un gerente. Es muy probable que de modo, formal o informal, ya se coordinen e integren actividades y que alguien sea responsable de ello. ¿Qué también se hace dicha administración? ¿Se hace según buenas prácticas? ¿Somos eficientes y efectivos administrando? Esa ya es otra historia.
Si queremos administrar eficiente y efectivamente una empresa, nos viene bien conocer un poco sobre buenas prácticas administración y de la práctica gerencial. Que por cierto, no es exactamente lo mismo. Si bien es cierto que los gerentes administran, también realizan otras actividades importantes, por ejemplo, como lo explica Henry Mintzberg en su libro Managing.
Pero vayamos a lo concreto y no a lo conceptual. La administración como tal se considera que consta de cuatro funciones principales:
- Planear. Es el acto de definir estrategias (a dónde vamos), objetivos (qué queremos lograr), metas (cuánto queremos avanzar) y planes (el detalle de cómo lograr lo anterior).
- Organizar. Es el acto de determinar qué tareas se llevarán a cabo, quién las realizará, quién tomará las decisiones, cómo agruparemos las tareas y la forma de realizar las mismas.
- Dirigir. Esto tiene que ver mucho con el tema del liderazgo, el manejo de la gente, la comunicación, mucho de lo que Henry Mintzberg comenta como la práctica gerencial.
- Controlar. Vigilar las actividades para asegurarse que todo se realice de acuerdo a lo planeado y se tomen acciones cuando haya desviaciones.
Es probable que de algún modo, formal o informal, eficiente o deficientemente, efectiva o no efectivamente, se estén desarrollando dichas actividades en tu empresa.
Sin importar el tamaño de la empresa, existen funciones en la misma. Por ejemplo:
- Ventas
- Compras
- Almacén
- Operación (producción o prestación del servicio)
- Mercadotecnia
- Caja
- Finanzas
- Contabilidad
- Mantenimiento
- Control de Calidad
- Selección de personal
- Contratación de personal
- Desarrollo de personal
- Nómina
- Etc.
Cada una de estas funciones tiene que ser operada (ejecutada por alguien) y tiene que ser administrada (gestionada por un gerente). Claro que un gerente, en empresas pequeñas, puede administrar más de una función.
Supongamos que yo tengo un puesto ambulante de comida rápida. En ese caso, como micro empresario, lo primero que aprendo es que tengo que operar correctamente, tengo que preparar los alimentos, llevar el puesto ambulante al lugar donde voy a vender, también debo de cobrar y demás. En algún momento, debo comprar los alimentos, debo limpiar el puesto ambulante, debo sacar las cuentas, depositar en el banco y demás. Yo hago todo, yo opero todas las funciones.
A su vez, me siento y planeo nuevos platillos, metas de venta, establezco controles (como formatos y demás) donde llevo el registro de lo que compro, de lo que vendo, de lo que gasto y de lo que ingreso. Hago un poco de administración.
Cuando el negocio crece y contrato a una persona que me ayude, le asigno tareas (organización), le explico como hacer las cosas y le preparo un manual (organización), luego le establezco metas que debe lograr (planeación) y le digo que debe llenar unos formatos con lo que suceda en la operación (control). Asimismo, le explico la importancia del negocio y de lograr las cosas, le doy pláticas en las mañanas para animarlo a hacer bien su trabajo y le corrijo sus errores (dirección).
En ese escenario, ya pasé yo de solo operar y administrar las funciones a administrar también a otras personas para que a su vez realicen las funciones. Esto puede suceder de manera informal o formal. Puedo hacerlo descubriendo sobre la marcha o aplicando buenas prácticas de administración y de operación de cada función. La verdad es que no puedo aprender todo al detalle y en algún momento me viene bien contratar especialistas que me ayuden a operar y gerentes que me ayuden a administrar.
Es muy difícil crecer una empresa solo operando. Sin administración estamos destinados a tener una cultura de apagafuegos en donde todo el tiempo existen emergencias que atender. No hay consistencia en la operación ni en la calidad de los productos y servicios. Todo depende de que llegue «gente buena», más que depender de procesos y métodos robustos de trabajo.
Entonces ¿cómo administro mi empresa? Para mi es importante lo siguiente:
- Aceptar que TÚ no puedes hacerlo todo. Necesitas gente que opere y gente que administre. Si solo pones gente que opere, se va a salir todo de control.
- Es necesario entender y conocer el concepto de proceso. Cada una de las funciones tiene procesos y definir y controlar los procesos es el primer paso. Esa es tu primer y única estrategia, ¡Ordenar tus procesos! Una vez lograda podrás preocuparte de crecer, meter nuevos productos y demás. Si no puedes hacer bien las cosas, es difícil hacer bien muchas cosas.
- Evita la trampa de poner a operar a tus gerentes. Su trabajo es administrar y el trabajo del dueño es administrar con ellos. Sino superas esa etapa, nada te va a ayudar. Excepto contratar un gerente general que sepa administrar y dejarlo hacer sus cosas. Aún así, como dueño tendrías que aprender a revisar con él. Prepara a tus gerentes y prepárate en temas de administración.
Habiendo dominado lo anterior podemos hacer otras cosas. Así que lo primero es administrar tus procesos. En siguientes publicaciones iré ahondando en otros temas importantes para la gestión.
Aquí algunas lecturas para profundizar:
Para administrar tu empresa:
Necesitas dejar de operar, aprender administración y ponerte a administrar. O poner a alguien que administre por ti e interesarte por la administración del negocio. Si solo te interesa la operación, no vas a administrar. El sueño de un emprendedor es hacer lo que le gusta, pero administrar es otra cosa, es el gusto por llevar la empresa ordenada y para lograr la eficiencia y la efectividad (resultados). Al final el emprendedor debe de pasar de operar a administrar su negocio.