Decálogo de la gestión de procesos


Estaba buscando una información en mis discos duros cuando me encontré un archivo de 2015 y me pareció interesante revivirlo, revisarlo y publicarlo por acá.

Es un decálogo respecto a la gestión de procesos. No es todo lo que debe hacerse, sin embargo creo que es un pequeño buen resumen para tomar en cuenta.

Recuerda y Ejecuta consistentemente

  1. Define los procesos (gente, equipo, insumos, métodos, controles e indicadores) y estándares o buenas prácticas asociadas para hacer las cosas bien, junto con tus colaboradores y expertos. Conoce y adopta buenas prácticas de la industria y cumple tu marco normativo y legal. Documenta apropiadamente los procesos y actualízalos para mantener el conocimiento de la empresa.
  2. Establece los mecanismos para asegurar que se provea de todo lo necesario para la operación en tiempo, cantidad y de acuerdo estándares definidos. Asegúrate de contar con los proveedores confiables de productos, servicios, insumos y equipos requeridos.
  3. Tomate el tiempo para reclutar y seleccionar a la gente de acuerdo con el perfil requerido para cumplir las funciones y tareas. Empata la gente con la tarea, inclusive si es una promoción. Monitorea el desempeño, desarrolla, remunera y recompensa adecuadamente a tu gente.
  4. Provee inducción, capacitación, pero sobre todo entrenamiento en piso en los procesos y estándares para hacer bien las cosas. No solo una vez, continuamente. Crea buenos hábitos en todo tu personal. Las mañas (malos hábitos) surgen de dejar a la gente sola y a su suerte. Las mañanas son muy difíciles de cambiar.
  5. Asegura el estado óptimo de todos tus equipos e infraestructura, a través de los procesos y métodos necesarios para que estén disponibles el 100% del tiempo.
  6. Asegúrate de que tus mandos sepan supervisar, liderar, entrenar, tomar decisiones, manejar conflictos, comunicar y resolver problemas para que no se repitan. Ejerce disciplina y liderazgo positivo, no terrorismo empresarial en tu gente.
  7. Establece mediciones e indicadores para conocer la eficiencia (desempeño) y eficacia (resultados) de tus procesos. Implementa los mecanismos de recopilación de datos, procesamiento y análisis de información y de toma de decisión basada en información necesarios.
  8. Monitorea y exige tu mismo que los estándares, procesos y controles establecidos se lleven a cabo. No toleres las excepciones de manera continua, solo de manera excepcional y previo análisis y autorización. No tiene sentido brincarse las buenas prácticas para lograr la productividad. Se deben mejorar los procesos para cumplir todas las buenas prácticas de calidad.
  9. Desarrolla una cultura e ideología de empresa y promuévela y defiéndela junto con todos los sistemas, procesos, métodos, estándares y controles de trabajo. Vive dicha cultura e ideología todos los días, no solo para imprimas y pegues en las paredes. Apasiónate por tu empresa y su administración. No pierdas de vista al cliente, al producto o servicio y a tu gente. Si algo funciona mantenlo, si se dejó de hacer retómalo y si no funciona cámbialo y mejóralo. Una, dos, tres y si es necesario mil veces. Persigue la excelencia todos los días.
  10. Aprende de los errores, no los repitas. Brinda oportunidades de aprendizaje. Mantente cerca de tu gente, prepárate para anticipar, planear y mejorar. Reconoce y premia los errores excelentes (los que te hacen mejorar) y cuestiona y penaliza los éxitos mediocres (los que te dejan estancado).

Considero que sigue vigente y son puntos básicos a considerar en cualquier operación. Estos puntos no se logran de un día para otro. Debemos enfocarnos en ellos de manera sistemática y permanente a través de mejoras continuas. ¿Les ves sentido y utilidad?