Categorías
Gestión de Procesos

¿Cuántos burros tengo?

Hace ya varios años, tras realizar un diagnóstico a una empresa mediana y familiar, esta fue la pregunta con la que el dueño inició la conversación. Y más allá de la anécdota que conlleva, en mi opinión, representa una idea común sobre porque las empresas, y algunos gerentes, creen que las operaciones no funcionan: ¡Es por la gente!

Por años he contado esta anécdota y les explico que aunque la gente tiene una enorme responsabilidad e influencia en el desempeño de un proceso, no siempre son ellos la causa del mal desempeño del mismo.

Existe un concepto llamado la regla del 85/15 que se atribuye al Dr. Joseph Juran (uno de los gurús de la calidad) que menciona que existe la creencia ampliamente difundida de que las empresas tendrían pocos problemas si la gente hiciera correctamente su trabajo. Sin embargo, ello no es 100% cierto y Juran, aparentemente, comentó que:

85% de los problemas solo pueden ser resueltos al cambiar el sistema (que está determinado en gran parte por la gerencia) y solo menos del 15% está bajo el control del empleado.

Scholtes, Peter et al; The Team Handbook, 3rd Edition

Uno de los conceptos más relevantes en la gestión, en mi opinión, es el concepto de Proceso (los sistemas son conjuntos de procesos interrelacionados). Los procesos son actividades que reciben algún tipo de entrada (insumos o información) y tras ser ejecutados proporcionan una salida (producto o servicio). La calidad, por así decirlo, de esa salida está determinada por muchas cosas, entre ellas:

  • Los mismos insumos
  • La gente
  • La infraestructura
  • El método (actividades y criterios para llevar a cabo las actividades)

Ahora bien, lo anterior no lo define la gente, sino la gerencia, o al menos así debería ser. Es probable que el proceso evolucione con la participación y aportación de la gente, pero bajo la anuencia y supervisión de la gerencia.

Como tal los procesos deben de pasar por una serie de pasos o etapas para realmente tener la confianza de que por algún tiempo (siempre están sometidos a cambios y mejoras) proporcionarán las salidas o resultados deseados. Entre ellos, hoy yo considero que un proceso requiere de:

  • Definición del Proceso
  • Estandarización (implementación) del proceso
  • Control del Proceso
  • Monitoreo y Medición del Proceso
  • Solución de Problemas sobre el Proceso
  • Mejora del Proceso
  • Integración del Proceso con otros Procesos

Es mi opinión, y mi creencia actual, que en la medida que nosotros como gerentes y responsables de una operación conocemos, entendemos y gestionamos estos elementos de los procesos que podemos ir, poco a poco, tomando las acciones necesarias y generando la confianza e incrementando la probabilidad de que dichos procesos provean consistentemente productos y servicios de calidad.

Así que la próxima vez que caigamos en la tentación de “culpar” a la gente, vale la pena voltear a ver el proceso para ver si no hay algo más oculto o si nuestra gestión del mismo requiere atención y ser mejorada.

4 respuestas en “¿Cuántos burros tengo?”

Excelente tema. Cuando era gerente de planta era muy común que se me dijera que las causas principales de problemas de calidad o de seguridad eran el operador o la capacitación. Obviamente, en mi mente cuadrada y simplista eso no era aceptable, lo que yo pensaba y decía siempre a los ingenieros es que el problema estaba en el proceso. De hecho, llegue a indicar que cuando volviera a recibir como causa de un problema la falta de capacitación o el operador daría de baja al equipo investigador: nunca tuve que hacerlo. El punto es que un buen proceso toma en cuenta, como bien indicas, a los insumos, las herramientas, la gente, la infraestructura y el método. Al diseñar o mejorar procesos debemos preguntarnos muchas veces “y qué tal si…(si falla el equipo, si el operador se distrae, si falla la energía eléctrica, etc) y poner elementos de prevención para que el proceso se mantenga en control.

Claramente, este tema dará mucho más de que hablar.

Totalmente de acuerdo Paco. Es una forma fácil de zafarse del problema. Si bien es cierto que en ocasiones, el problema es la competencia o la selección del personal. La mayoría está en el proceso. El preguntarse sobre un proceso, y en primer lugar observarlo, es de suma importancia para entender lo que realmente sucede. Dedicaré tiempo a ampliar el tema. ¡Gracias por Comentar!

Gracias por compartir sus experiencias Luis y Paco.
En la mía y con lo que me he dado de topes en estos últimos meses son con los perfiles de puesto, el proceso podrá estar medianamente bien, pero si dentro del perfil de puesto no definimos el rango de autonomía y no facultamos de autoridad al colaborador difícilmente podrá alcanzar una excelencia en el proceso.
Sin duda mejoras al sistema reducen la posibilidad que el proceso salga mal, en nuestro caso el MRO que diseñamos nos ha permitido eficientar de manera impensable nuestros procesos, y apenas vamos al 60% del desarrollo.

Jorge. Muy interesante lo que comentas. Ciertamente la gente, como parte del proceso es una pieza clave en el rompecabezas para hacer que todo funcione. El tema que tocas de la autonomía, aunado a la autoridad para actuar en el proceso es muy importante también. Igualmente el diseño de los puestos tiene que ir de la mano con las actividades que se desea que la persona desempeñe y eso va de la mano con el proceso. Un tema importante eso de la autonomía para dedicarle unas líneas más adelante. ¡Gracias por tus comentarios!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *