En la antigüedad, en los navíos y barcos, existía una bitácora que era como un poste de madera donde se colocaban los instrumentos de navegación. Dentro de la bitácora se guardaba el cuaderno de bitácora. En dicho cuaderno se anotaban los pormenores del viaje. Esta información era muy importante para futuros viajes. Esto es, las notas servían para mejorar y evitar problemas en nuevos emprendimientos.
El uso de notas para mejorar el desempeño tanto de la gente como de los procesos no es nuevo.
“Según la historia, en el siglo XVI, antes de la fundación de la Compañía de Jesús, San Ignacio de Loyola utilizaba un sistema combinado de informes y notas de las actividades y, principalmente, del potencial de cada uno de sus jesuitas.”
Administración de R. Humanos – Idalberto Chiavenato
El uso de las notas o de la bitácora, era, o ha sido, una práctica común en muchos ámbitos. Desde los exploradores, naturalistas y hasta en la manufactura.
Cuando trabajé hace muchos años en una fábrica se llevaban unas gráficas de control estadístico en las cuales, a la vuelta, se anotaba cualquier incidente relacionado con la operación: paros por falta de luz, cambios de herramienta, cambios de lote de material, introducción de nuevas herramientas, intervenciones de mantenimiento, entre otras cosas eran registrados en dichas bitácoras. Esta información era fundamental para que cuando surgiera un problema, se realizara una análisis basado en las notas de la bitácora. Esas notas permitían ubicar de manera más rápida el origen del problema.
Las notas nos permiten ver el comportamiento de algo en el tiempo y, con suficientes notas e información, es posible empezar a detectar patrones en la operación y los procesos. De ese modo se cuenta con información confiable y de primera mano para la toma de decisión, la solución de problemas y la mejora continua.
Sin embargo, llevar una bitácora, un diario de las operaciones, por así decirlo no es sencillo:
“No existe arte más difícil de adquirir que el arte de la observación, y para algunos hombres es igual de difícil el registrar una observación en un lenguaje breve y simple.”
William Osler
El manejo de una bitácora va de la mano con la observación de los procesos y en ella debemos tomar anotaciones de lo que sucede y las acciones tomadas respecto a la gente, materiales e información, infraestructura y los métodos y criterios utilizados. Cualquier cambio o variación es relevante y digna de anotarse.
Llevar una bitácora requiere de un hábito, al principio no es fácil, pero con el tiempo se vuelve parte de nuestras actividades.
El anotar nos lleva a entender las cosas de una forma que no habríamos anticipado anteriormente y por ello es práctica común en la ciencia. Yo creo firmemente, que debería de ser una práctica gerencial básica.
“El proceso de registrar cuidadosamente lo visto en una bitácora lo obliga a uno a observar y tomar nota de las cosas que de otro modo podrían pasarse por alto.”
Opening the World through nature journaling, Integrating art, science& language arts. Second edition
Finalmente, la mente olvida. La carga de trabajo, la presión, el estrés y la edad son factores que contribuyen al olvido. El realizar la práctica de llevar una bitácora es un mecanismos de seguridad para evitar la pérdida de información y las trampas de la mente.
Como escribí en una ocasión, Michael Gerber comenta que el Gerente, el Directivo, voltea al pasado y crea sistemas para evitar que los problemas vuelvan a suceder. La bitácora es la herramienta que permite registrar el pasado y analizar para tomar decisiones sobre el presente y el futuro.
Y tú ¿ya manejas una bitácora?