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Gestión de Procesos

Creando relojes

Seguro de pequeño, al igual que a mí, te llamaban la atención los juguetes de cuerda. Eran geniales, pues bastaba con girar la manivela un par de veces para que el aparato desempeñara algunas tareas durante un cierto período de tiempo.

Recuerdo uno que conocí, era una especie de robot espacial, tenía una pantalla en el pecho y al moverse hacía sonidos de otro mundo.

Como seres humanos siempre nos han fascinado los autómatas. Inclusive nuestro reloj, al cuál en otra época, se le daba cuerda y funcionaba con perfecta sincronía dando la hora por bastante tiempo. No era necesario estar pendiente todo el tiempo, excepto para darle un poco más de cuerda, y solo había que dejar que todas las piezas de precisión hicieran su trabajo en perfecta armonía.

Para los mandos, gerentes y empresarios, es igualmente atractivo el concepto, es como un sueño que se anhela en relación a las áreas y las empresas. Algunos autores sugieren, inclusive, que un empresario es el que puede dejar su empresa durante un año, en modo automático, y encontrarla mejor que como la dejó.

En muchos casos, ese sueño se ve frustrado al no lograr que la empresa trabaje de manera “autónoma” y en una armoniosa sincronía como las partes de un reloj.

Esta frustración lleva al mando, gerente o empresario a ser él quien asuma el control, como director de orquesta, micro administrando el más mínimo detalle de la operación, pero, al mismo tiempo, atándose a ella e impidiendo que el sueño se materialice.

El reto dicen, es crear relojes, en vez de dar la hora (micro administrando). ¿Y cómo se crea un reloj? Primero hay que conocer los componentes.

En principio tenemos:

  • Productos y servicios. Su definición de cómo debe realizarse y de cómo cumple los requerimientos de los clientes (la base de la calidad).
  • Gente. Su cantidad, organización y competencias.
  • Infraestructura. En cantidad y características correctas, con el mantenimiento adecuado.
  • Materiales, Insumos e Información. De las características correctas y en el tiempo que se requieren.

Estos elementos se agrupan y organizan en procesos que a su vez deben de ser controlados y monitoreados mediante indicadores. Los procesos permiten planear, seleccionar, ejecutar, desarrollar y/o mejorar los diferentes elementos y, de ese modo, dan resultados.

Los procesos pueden involucrar a varias áreas y comienzan a conectarse entre ellos. Los procesos clave, de apoyo y de gestión son los bloques básicos que permiten al reloj de nuestra empresa caminar de manera sincronizada.

Los diferentes procesos se integran en múltiples sistemas de gestión que incluyen políticas, objetivos, procedimientos y otros documentos y elementos, que son lo que los gerentes, mandos y empresarios administran para “darle cuerda al reloj”.

Entender los principios de gestión de todos y cada uno de estos elementos, junto con un adecuado liderazgo y creación de una cultura organizacional son los elementos que deben consumir los días de mandos y gerentes. Solo de ese modo se puede construir el reloj que trabajará de manera “automática” bajo la supervisión esporádica e intervención para darle más cuerda y continuar y mejorar.