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Gestión del Conocimiento

Somos conscientes del conocimiento que tenemos, somos un poco menos conscientes del conocimiento que no tenemos y creemos que tenemos. Sea como sea, el conocimiento es algo a lo que damos valor y conforme pasan los años adquirimos más y más.

El conocimiento es lo que nos permite desempeñarnos adecuadamente. Nos permite sortear situaciones antes no vistas y responder de manera adecuada a situaciones rutinarias.

Uno de los grandes retos que tenemos como persona, y como organización, es aprender a aprender. Esto es a cuestionar nuestro conocimiento actual y crear nuevo conocimiento. Otro reto grande de las empresas es cómo gestionar el conocimiento que se genera en sus empresas.

Hace muchos años, cuando trabajaba como gerente en una planta, se discutía el tema del “Know – How” (conocimiento) de la organización y cómo resguardar, mantener y compartir dicho conocimiento.

Recuerdo haber participado en intentos rudimentarios por crear algo parecido a una base de conocimientos cuando aún el internet “no explotaba en su capacidad” y se gestaban los principios de los wikis y bases del conocimiento.

Lo interesante es que a nivel directivo y gerencial existía la inquietud de preservar y hacer accesible dicho conocimiento. A lo largo de los años he conocido muchas empresas en las que el conocimiento es amplio y adicionalmente se encuentra concentrado en algunas personas de la organización.

En otras empresas, con implementaciones de sistemas de gestión, he participado en la documentación de sus procesos con diferentes documentos. Una forma básica de preservar el conocimiento. Conocimiento que no es tan lineal o estructurado como queremos pensar.

El conocimiento es una mezcla fluida de experiencia estructurada, valores, información contextual e internalización experta que proporciona un marco para la evaluación e incorporación de nuevas experiencias e información. Se origina y se aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones, con frecuencia no solo queda arraigado en documentos o bases de datos, sino también en las rutinas, procesos, prácticas y normas institucionales.

Lo que esta definición aclara inmediatamente es que el conocimiento no es algo ordenado o simple. Es una mezcla de distintos elementos; es tanto fluido como estructurado formalmente; es intuitivo, y por lo tanto, difícil de traducir en palabras o de entender por completo en términos lógicos.

Thomas H. Davenport y Laurence, Prusack

Entonces, los procedimientos y documentos, son una parte de la ecuación de como gestionar el conocimiento. Lo que bien es cierto, es que no puede ser algo que se deje al azar, sino que debe de ser gestionado activamente por algún responsable que asegure un cierto nivel de formalidad en el proceso de gestión.

Algunas ideas para gestionar el conocimiento van desde:

  • Procedimientos e instructivos documentados
  • Casos de Éxito y Casos de Fracaso
  • Lecciones Aprendidas
  • Diseño de la infraestructura para compartir el conocimiento
  • Wikis y bases del conocimiento
  • Redes internas de colaboración
  • Espacios para compartir el conocimiento
  • Foros internos para compartir el conocimiento
  • Identificar a los compradores, vendedores e intermediarios del conocimiento
  • Y muchas más.

Lo interesante es reflexionar como empresario, gerente o responsable de un área ¿cuál es nuestra estrategia para preservar el conocimiento?

La ausencia de una estrategia puede ocasionar que ante la salida de personal, despidos, promociones e inclusive fallecimientos, el conocimiento se pierda por completo o parcialmente, afectando la efectividad, eficacia y permanencia de la organización.

¿Cómo estás manejando el conocimiento en tu organización? ¿Cuáles son tus buenas prácticas? ¿Participas activamente en ellas? Me encantaría leer tus experiencias.

4 respuestas en “Gestión del Conocimiento”

Luis, uno de mis grandes retos como colaboradora en la empresa dónde actualmente laboro, es tener la capacidad de dejar mi puesto con todo el conocimiento documentado para un entrenamiento mucho más preciso del nuevo colaborador. Generar una curva de aprendizaje mucho más digerible. Cabe destacar que la empresa donde laboro no ofrece capacitaciones y en corto tiempo fue obvio que no lo hace porque no hay nada documentado.
Lejos de la frustración encontré una increíble oportunidad. Hoy en día he logrado documentar y motivar a mis colaboradores a documentar casos especiales, casos de éxito, rutas críticas, en fin. Lo cual nos ha llevado invariablemente a aumentas nuestros índices de eficiencia.

Excelente experiencia Lorenna. Genial que haya funcionado y que hayas logrado documentar el conocimiento necesario para que tus colaboradores puedan desempeñarse correctamente.

Gracias por comentar.

Hoy en día me encuentro con este mismo reto, donde colaboro, soy el que tiene total visibilidad (por decirlo de aluna manera) de todos los departamentos, soy el único que tiene todo el conocimiento de cómo funciona la empresa, claro, aparte del dueño, el problema es que nada está por escrito. Mi reto es empezar a documentar TODO, pero siendo sincero de tanta información que tengo, no sé por dónde empezar.

Interesante caso Miguel. Ciertamente el primer punto no es documentar TODO, de hecho no es posible. Es importante determinar que parte del conocimiento hay que documentar (generalmente el que no es de disponible fuera de la empresa). La gestión del conocimiento puede tener con ver que se documenten las competencias del personal, y se les provea entrenamiento.

Lo que sí puedes documentar son los métodos y criterios propios de la empresa, así como casos (de éxito y de fracaso) que permitan a la gente entender la forma en que se debe actuar ante un evento.

Yo te recomendaría iniciar haciendo un pequeño diagrama de bloques con los procesos principales, de ahí puedes determinar prioridades, actividades o criterios importantes e irte de lo macro a lo micro. Nunca de lo micro a lo macro. Empieza con lo que se hace diario y luego con las excepciones o eventos periódicos.

Saludos y gracias por comentar.

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