Somos conscientes del conocimiento que tenemos, somos un poco menos conscientes del conocimiento que no tenemos y creemos que tenemos. Sea como sea, el conocimiento es algo a lo que damos valor y conforme pasan los años adquirimos más y más.
El conocimiento es lo que nos permite desempeñarnos adecuadamente. Nos permite sortear situaciones antes no vistas y responder de manera adecuada a situaciones rutinarias.
Uno de los grandes retos que tenemos como persona, y como organización, es aprender a aprender. Esto es a cuestionar nuestro conocimiento actual y crear nuevo conocimiento. Otro reto grande de las empresas es cómo gestionar el conocimiento que se genera en sus empresas.
Hace muchos años, cuando trabajaba como gerente en una planta, se discutía el tema del «Know – How» (conocimiento) de la organización y cómo resguardar, mantener y compartir dicho conocimiento.
Recuerdo haber participado en intentos rudimentarios por crear algo parecido a una base de conocimientos cuando aún el internet «no explotaba en su capacidad» y se gestaban los principios de los wikis y bases del conocimiento.
Lo interesante es que a nivel directivo y gerencial existía la inquietud de preservar y hacer accesible dicho conocimiento. A lo largo de los años he conocido muchas empresas en las que el conocimiento es amplio y adicionalmente se encuentra concentrado en algunas personas de la organización.
En otras empresas, con implementaciones de sistemas de gestión, he participado en la documentación de sus procesos con diferentes documentos. Una forma básica de preservar el conocimiento. Conocimiento que no es tan lineal o estructurado como queremos pensar.
El conocimiento es una mezcla fluida de experiencia estructurada, valores, información contextual e internalización experta que proporciona un marco para la evaluación e incorporación de nuevas experiencias e información. Se origina y se aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones, con frecuencia no solo queda arraigado en documentos o bases de datos, sino también en las rutinas, procesos, prácticas y normas institucionales.
Lo que esta definición aclara inmediatamente es que el conocimiento no es algo ordenado o simple. Es una mezcla de distintos elementos; es tanto fluido como estructurado formalmente; es intuitivo, y por lo tanto, difícil de traducir en palabras o de entender por completo en términos lógicos.
Thomas H. Davenport y Laurence, Prusack
Entonces, los procedimientos y documentos, son una parte de la ecuación de como gestionar el conocimiento. Lo que bien es cierto, es que no puede ser algo que se deje al azar, sino que debe de ser gestionado activamente por algún responsable que asegure un cierto nivel de formalidad en el proceso de gestión.
Algunas ideas para gestionar el conocimiento van desde:
- Procedimientos e instructivos documentados
- Casos de Éxito y Casos de Fracaso
- Lecciones Aprendidas
- Diseño de la infraestructura para compartir el conocimiento
- Wikis y bases del conocimiento
- Redes internas de colaboración
- Espacios para compartir el conocimiento
- Foros internos para compartir el conocimiento
- Identificar a los compradores, vendedores e intermediarios del conocimiento
- Y muchas más.
Lo interesante es reflexionar como empresario, gerente o responsable de un área ¿cuál es nuestra estrategia para preservar el conocimiento?
La ausencia de una estrategia puede ocasionar que ante la salida de personal, despidos, promociones e inclusive fallecimientos, el conocimiento se pierda por completo o parcialmente, afectando la efectividad, eficacia y permanencia de la organización.
¿Cómo estás manejando el conocimiento en tu organización? ¿Cuáles son tus buenas prácticas? ¿Participas activamente en ellas? Me encantaría leer tus experiencias.