Etiqueta: Gestión

  • El bonsai y la cultura organizacional

    La cultura organizacional se puede definir cómo «el conjunto de experiencias, hábitos, costumbres, creencias, y valores, que caracteriza a un grupo humano».

    Todo ello influye grandemente en la forma en que una organización se comporta para lograr resultados positivos o negativos, para crecer o para estancarse, para permanecer o para desaparecer.

    La cultura organizacional se crea a lo largo del tiempo y puede ser gestionada o dejada al azar. Posiblemente tu hayas visto un árbol en estado silvestre y tal vez hayas visto un árbol bonsái.

    Cuando yo era pequeño, mi papá tuvo una época en la que adquirió y cuidó unos pequeños árboles bonsái. En general un árbol bonsái se puede hacer del siguiente modo:

    • Se toma un pequeño árbol.
    • Se busca su mejor lado y se imagina uno como quiere que sea.
    • Se cortan las ramas sobrantes y secas para mostrar la forma general.
    • Luego se utilizan alambres para ir moldeando la forma del árbol.
    • Se cortan las raíces y se transplanta en una maceta especial que muestre el mejor lado del árbol
    • Posteriormente se continúa una cuidadosa rutina de poda, alambrado (cada 3-4 meses), poda de raíces y riego.

    El proceso toma años, literalmente, y los árboles llegan a crecer en formas extraordinariamente bellas. Requieren de un cuidado constante y, si se hace correctamente, se pueden pasar de generación en generación con árboles que superan los cientos de años.

    Y ¿qué tiene que ver eso con una organización? Pues es muy simple, una cultura organizacional es como un árbol. Si lo dejas a su azar puedes acabar con cualquier cosa y forma. La cultura organizacional robusta es como un bonsái, requiere cuidado constante de sus fundadores, mandos y gerentes. Tiene que irse moldeando y ajustando periódicamente y tiene que mantenerse prácticamente a diario.

    No podemos esperar que nuestra organización se vuelva innovadora, centrada en la mejora continua, enfocada en la solución de problemas, alineada con los clientes-productos-servicios, con espíritu de servicio, que trabaje en equipo, que esté centrada en la estrategia y el uso óptimo de recursos, y otros elementos de interés, si NUNCA, pero nunca nos tomamos el tiempo, esfuerzo y recursos para moldear dicha cultura.

    En algunas organizaciones la cultura organizacional se ignora, se desestima y se deja completamente al azar, pero eso no quiere decir que no se forma una cultura, sí se forma, pero no la que se quiere, no la que se necesita. Esas creencias, costumbres y hábitos si no se cuidan y mantienen pueden arraigarse muy fuertemente y luego cambiarlos, cuando la organización ha crecido y madurado, es muy complejo y tardado.

    Moldear y cambiar la cultura organizacional no es rápido, fácil ni sencillo. Requiere tiempo y dedicación como el que se destina a crear un hermoso bonsái. Lo mejor es, desde el principio, ir moldeando y manteniendo dicha cultura de manera activa por parte de los mandos y gerentes. Día tras día, semana tras semana, año tras año. No hay atajos.

  • Ya emprendí, y ¿ahora qué?

    Tras el emprendimiento, que es mucho esfuerzo y desgaste los primeros años, el emprendedor lograr superar esa etapa inicial y el negocio empieza a estabilizarse y posiblemente a crecer.

    En ese momento, una pregunta que puede surgir en la mente del emprendedor es: y ¿ahora qué sigue? ¿Estoy haciendo lo correcto para administrar mi negocio?

    El año pasado tuve la oportunidad de dar una plática para emprendedores desde la óptica de la gestión. Así que aquí comparto algunas ideas breves sobre qué considero importante al respecto:

    1. Tener claro cuál es tu modelo de negocio. Esto se refiere a tener claridad respecto a cuáles son tus clientes, cómo te conectas con ellos y cómo acceden a tus productos y servicio, cuál es tu propuesta de valor (por qué te comprarían a ti), tus actividades, recursos y socios clave y, finalmente, los mecanismos para generar ingreso y la estructura de tus costos.
    2. Conocer los fundamentos de la gestión. La gestión tradicional consisten en implementar actividades de planeación, organización, control y dirección. Así como gestionar las interacciones de la gente, el flujo de información y la toma de decisiones. Buenas prácticas de liderazgo son fundamentales en este punto. Asimismo, entender las diferentes funciones de una empresa y distribuirlas en procesos entre el personal, organizando a todos en áreas funcionales cuando sea conveniente. Finalmente, está definición del rumbo de la empresa.
    3. Ordenar tus procesos. Los procesos son el elemento clave de una organización para generar productos y servicios de calidad. Es necesario que estén bien definidos y cualquier problema resuelto para que se puedan dar resultados. Esto permitirá en su momento hacer lo que debe hacerse para tener una operación fluida.
    4. Entender el contexto interno de la organización. Entender los diferentes elementos de la organización y sus componentes, su desempeño histórico (calidad, productividad, variabilidad, costos, calidad del servicio, entregas a tiempo y completas), así como la cultura de la organización y la percepción de la gente sobre la empresa. Entender el contexto interno va de la mano con el análisis de los indicadores de desempeño convenientes.
    5. Entender el contexto externo de la organización. Conocer y entender como me afectan elementos económicos y de mercado, los cambios tecnológicos, políticos y legales, el comportamiento de la sociedad y la comunidad y temas ambientales. Todo lo que pudiera afectar una operación.
    6. Identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Qué es lo que hacemos bien, qué es lo que estoy haciendo mal y debo mejorar, qué podemos aprovechar de lo que sucede fuera del negocio y que cuestiones externas amenazan a la operación.
    7. Tener un mapa claro de elementos clave de tu negocio. Aquello que es necesario atender, lo que debe estar en el radar del empresario en todo momento, y las prioridades para ir avanzando hacia donde interesa.

    Estos puntos no son, de ningún modo, todo lo que debe saberse o hacerse. Son solo algunos de los puntos que considero importante considerar para iniciar. Estos puntos deben de ser conocidos, atendidos, monitoreados y el rumbo se debe ajustar según sea conveniente.

    El reto, al final, es pasar de ser experto a ser gerente. Lo cual no es un paso sencillo, aunque es muy necesario. De no hacerlo se puede caer en una cultura artesanal o de apagafuegos y dejando de lado la importante función de administrar la empresa en base a sistemas de trabajo.

    Se trata de pasar de la gestión intuitiva a la gestión sistemática. Tras estos fundamentos, es posible profundizar en otros temas, enfoques, metodologías y herramientas que soportan la gestión de un negocio.

  • Artesanos, Apagafuegos y Gerentes con Sistemas

    A lo largo de los años he podido observar diferentes tipos de empresas y gerentes, además, esto ha sido objeto de discusión con varios empresarios y directivos.

    Lo curioso es que estos tres tipos o modelos de llevar las empresas funciona y puede crecer, pero a la vez, son diferentes en su forma de operar y en la carga emocional que conllevan hacia el empresario, los gerentes y el personal.

    Artesano

    El modelo artesano es aquel basado prácticamente en expertos que hacen de todo. Ellos conocen de la venta, la operación, las finanzas y cualquier detalle del negocio. Ellos son buenos para prácticamente todo y si quieren algo bien hecho, lo hacen ellos. El negocio existe por ellos, son personas altamente especializadas que han alcanzado un elevado grado de maestría en lo que hacen. Esto lo hace muy difícilmente reemplazables.

    Las ventajas es que los artesanos proveen un servicio personalizado y en ocasiones ágil. Pueden ser escrupulosos y les gusta que las cosas salgan bien y controlan muchos detalles.

    La desventaja es que el negocio depende del artesano, si el no viene, el negocio no funciona. Si él se separa, la calidad y la consistencia se ven afectados. Este modelo puede llegar a pesar mucho en el artesano en forma de estrés y desgaste.

    El artesano puede desarrollar aprendices que lo apoyen y poco a poco asuman ciertas tareas, pero es un modelo lento. Sin embargo, puede ser muy gratificante para el artesano, ya que él disfruta de hacer lo que hace.

    Apagafuegos

    Este es un modelo muy común, es un modelo que puede evolucionar del artesano, cuando se aprende a delegar tareas a otros. La primera generación de subordinados hacen que las cosas funcionen, pero el crecimiento y la rotación de personal, poco a poco hace que las cosas se deterioren.

    Se dejan de cuidar los detalles en algunos casos y en otros las mejoras son sustanciales, pero en el conjunto, la empresa empieza a padecer de problemas y, eventualmente, todo mundo en la empresa evoluciona para manejar las emergencias que se presentan.

    La gente que triunfa en este entorno es altamente reactiva. Hay muy poca planeación y casi cero prevención. En esta empresa acaba trabajando gente que ama la adrenalina de resolver en el momento y se pueden volver excepcionalmente buenos en ello. Son ambientes muy tensos y llenos de estrés.

    Lo común es que existan los héroes que saben hacer las cosas y resolver problemas. Pero la empresa depende de estas personas y ante su ausencia, al igual que con el artesano, las cosas se comienzan a desmoronar. Es un ambiente muy retador y puede crecer rápidamente, pero en general llega a un punto en que el mismo desorden y reactividad les impide continuar creciendo y se pueden estancar.

    Gerencia con Sistemas

    El reto de la administración o de la gestión (no confundir con el área administrativa de una empresa), consiste en crear procesos y sistemas que en conjunto con gente competente para cada tarea, los métodos de trabajo adecuados y la infraestructura correcta, permitan dar los resultados sobresalientes y consistentes. Bien llevado, este modelo puede generar un ambiente de orden y crecimiento y un sentido de que todo marcha sobre ruedas y se puede generar un buen desarrollo.

    Este modelo requiere de conocimiento y mucho orden y disciplina. Es un entorno que genera que todo mundo sepa lo que debe hacer y tiene que ser complementado con procesos de planeación, gestión de riesgos, solución de problemas, mejora continua e innovación para evitar el estancamiento de la empresa. Esto no necesariamente inhibe la creatividad y la libertad de operación, que es una de los «peros» que he escuchado para no adoptar el modelo.

    Una gestión basada en sistemas mal llevada puede convertirse en un sistema altamente burocrático que paralice a la operación y su desarrollo. También, al no depender tanto de la gente puede generar rotación y perdida de talento valioso, por eso hay que contar con los procesos de retención de talento adecuados.

    Cada uno de estos sistemas puede existir y hacer crecer al negocio. De hecho, no existen empresas con un modelo puro. Generalmente son híbridos en diferentes parte de las empresas y eso complica las cosas.

    Lo importante es darnos cuenta de que modelo preferimos y si la empresa en la que estamos es acorde a esa preferencia. También hay que identificar que buscamos para nuestra persona, nuestra gestión y nuestros colaboradores. Yo he escuchado de gerentes que su gente dice que «si no tienen una urgencia, la crean para poder atenderla». Para ellos los sistemas no son preferidos y no están dispuestos a adoptarlos. Por otro lado, gerentes que gustan de los sistemas, se pueden topar con pared en culturas de apagafuegos muy arraigados; culturas donde la gente ha triunfado sin sistemas por años.

    ¿Cuál ha sido tu experiencia? ¿Qué modelo promueves? ¿Cuál prefieres? ¿Crees que alguno sea mejor que los otros?