En mis últimos años de la universidad, participaba como profesor asistente en un par de materias previo a la conclusión de mi proceso de titulación. Un día el director de la carrera se acercó a platicar conmigo:
–Sabes, tengo la intención de participar en la certificación del programa de ingeniería. Será algo bueno para la universidad y para el programa. Me interesa contar con tu apoyo.
–Claro. ¿Qué necesitas que haga?
–Son muchas cosas, revisaremos el plan de estudios y los subsistemas, también hay que documentar las clases bajo un esquema que nos van a presentar.
De manera natural, me sentí atraído al reto. Por alguna razón, con el pasar de los años me fui sintiendo a gusto cuando había que estructurar y documentar ideas y conceptos. Tal vez por tantos años de estar metido en la programación que te enseña a definir etapas, pasos, ciclos y sobre todo la lógica del programa.
Con el paso de las semanas conocí los requerimientos de la certificación y pusimos manos a la obra. Revisamos todo el temario de la carrera y cómo se conectaban unas materias con otras. Preparamos enormes pliegos de papel impreso en los plotters de ingeniería y revisábamos, comentábamos y rayábamos el papel con los cambios. Luego vino el reto de actualizar todo. Otras personas nos apoyaron y tuvimos que coordinarnos con los diferentes maestros. Requería de trabajo en equipo.
Finalmente, llegamos al punto de documentar las clases. Había que preparar de antemano cada clase, lo que sea anotaría en el pizarrón, los ejercicios que se harían en clase y su solución. También debían prepararse diferentes grupos de ejercicios para las tareas y sus soluciones. Había que estructurar varias versiones de examen para cada una de las etapas y además sus soluciones.
–Esto es una enorme cantidad de trabajo –dije.
–Así es. Y tendrá un gran valor para nosotros. En primer lugar, los maestros no tendrán que improvisar. Ya tendrán todo planeado. Y un punto muy importante, si alguno de los maestros no puede asistir. Otro, que tenga los conocimientos y experiencia puede tomar el material y guiarse paso a paso al tener ya desarrollados los ejercicios a aplicar. Nos permitirá tener continuidad.
No lo había pensado así, pero era cierto. ¡Cuántas veces no había faltado un maestro que era el único que sabía dar su materia! Me pareció un excelente ejercicio. Yo documenté completamente mis materias y fuimos armando carpetas blancas con el material de cada una de las asignaturas de la carrera.
Tras varias semanas de trabajo se logó tener un compendio en carpetas de todas las materias, ejercicios, exámenes y trabajos de cada materia. Así como el plan de estudios actualizados. Más adelante se lograría la tan ansiada certificación.
Este fue mi primer acercamiento a un proceso de certificación que requería cumplir un estricto juego de requerimientos, que sería auditado y que como valor agregado habría orillado a cada maestro a revisar sus materias, los contenidos y a generar el contenido y el conocimiento requerido para cada una.
Lección aprendida
Años más adelante recibiendo capacitación sobre sistemas de gestión de calidad, un instructor nos mencionaba que la implementación del sistema debería generar la suficiente y correcta información para luego poder llevarse los documentos que integran el sistema a otro lugar, contratar gente con competencias similares, colocar una infraestructura similar y arrancar una operación con el mismo nivel de productividad y de calidad.
Desde aquel momento aprendí que la documentación del sistema de gestión, entre muchos otros beneficios provee una forma de preservar el conocimiento esencial para el desarrollo de una operación y para la capacitación de nuevas generaciones, así como para la consulta de dicho conocimiento.
Con el paso de los años he invitado a mis clientes a ver la documentación de ese modo, más allá del simple cumplimiento y de la temida burocracia. Como una herramienta para preservar el conocimiento y asegurar la continuidad de las operaciones cuando se requiera. Aún me encuentro muchas empresas sin una documentación formal de sus operaciones. Las que la tienen, es meramente un requisito que usaron para alguna certificación o solicitud de cliente. Sin embargo, no ven al sistema documental como algo que agrega valor ni como una herramienta de uso diario.