Algo con lo que me encuentro frecuentemente en las empresas es que están pensando como reestructurar sus áreas y organizaciones. Sin embargo, en mi opinión, no iniciamos por el principio.
La razón de la re organización en ocasiones tiene que ver con que la gente que tiene asignada la tarea no la realiza. Entonces empiezan a hacer movimientos, esta tarea se la daremos a tal persona, esta otra tarea se la daremos a otra persona, vamos a crear un nuevo puesto, etc.
En otras ocasiones, noto a las empresas (y a los gerentes y directivos) preocupados, o más bien empecinados, en que cierta persona realice las actividades, cuando lo importante es que se haga la tarea, no tanto quién la hace.
Yo considero que lo primero es analizar la tarea. Esto es:
- ¿Por qué se tiene que hacer?
- ¿Qué se tiene que hacer?
- ¿Cada cuando? (Frecuencia)
- ¿Cómo se debe hacer? (Método)
- ¿Con qué se debe de hacer? (Infraestructura)
- ¿Cuánto se debe de hacer? (Carga de trabajo)
- ¿Con quién debe de realizarse? (Interacciones)
- ¿Requiere generar evidencias?
- ¿De quién recibe materiales, insumos o información? (Proveedores)
- ¿A quién provee insumos, materiales, información, productos o servicios? (Clientes)
- ¿Está sujeta a normas o legislación?
- Etc.
Una vez con esa información, podemos analizar qué tipo de persona requerimos para dicha tarea. Acaso:
- ¿Requerimos una personas con habilidades sociales?
- ¿Requerimos una persona técnicamente muy competente?
- ¿Requerimos una persona con habilidades de organización y planeación?
- ¿Requerimos una persona con habilidades de liderazgo?
- ¿Requerimos una persona que tome decisiones en situaciones de certidumbre o incertidumbre?
Lo siguiente es identificar a los candidatos que pueden satisfacer dicha tarea y posiblemente otras tareas asignadas al puesto.
- ¿Las tareas asignadas al puesto o a la persona son compatibles con su perfil? (Resulta que la tarea es fuertemente cargada de interacción social y la persona es tímida).
- ¿Las tareas asignadas al puesto o a la persona son compatibles entre ellas? (Por ejemplo, quieren una persona con mucha iniciativa y ejecución y que además sea muy planeadora y considere riesgos?
- ¿La carga de trabajo es apta para una persona? (A veces le cargamos la mano a las personas).
- ¿La tarea es compleja y requiere dividirse en subtareas y dichas tareas son disimilares entre sí? (Posiblemente se requieren 2 personas diferentes).
El reto es evitar asignar tareas a personas que son incapaces de llevarlas a cabo. También el reto es evitar crear puestos imposibles de cumplir.
Y si al final las personas no empatan con la tarea, no debe uno obsesionarse en que lleve a cabo la tarea simplemente por que la persona tiene un puesto con el nombre al que debería embonar la tarea.
El reto es realizar las tareas de manera efectiva y eficiente, no tener un organigrama que se ve bonito y que además es inamovible. Primero se analizan las tareas, luego vemos qué personas necesitamos para hacer la tarea, luego vemos cuántos jefes necesitamos para asegurar que se realice el trabajo y al final vemos cómo integramos y organizamos todo en áreas que permitan una gestión. Pero primero, primero es la tarea.
¿Te ha pasado?