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Gestión de Procesos

La mejor forma de hacer las cosas

En las empresas, sobre todo aquellas que ya tienen un poco de tiempo y su operación ya es algo estable, podemos decir que han encontrado una “buena forma” de hacer las cosas. Esa forma nunca es la ideal, siempre se puede mejorar, pero de que existe una forma correcta de hacer las cosas, existe.

Por diversas razones esa buena forma no se sigue: rotación de personal, falta de competencia en la gente, mala supervisión y control de los procesos, exceso de confianza y una fuerte carga de trabajo son algunos factores que orillan a las empresas a desviarse de esa “buena forma”.

Ésta “buena forma” es muy importante, es la “receta que funciona”, por así decirlo. Esa “buena forma” a mi me gusta expresarla del siguiente modo:

Es la mejor forma, al día de hoy, para llevar a cabo una actividad y al mismo tiempo garantizar la seguridad de las personas que la ejecutan, asegurar la calidad de los productos o servicios, promover la eficiencia de los procesos, controlar los costos operativos y minimizar los riesgos asociados.

Esta buena forma puede, o debe, estar implementada correctamente en las empresas. Esto es lo que conocemos como un estándar operativo. Estos estándares operativos se pueden documentar .

Al final lo importante es que, mientras no se encuentre una mejor forma de hacer las cosas, los estándares deben de estar en uso y ejecución a fin de proveer consistencia en la operación y, luego, poder realizar mejoras a la misma.

Sin embargo, si el estándar no está implementado, al no existir la consistencia en la operación, se presenta una enorme variabilidad (un día las cosas salen, otros días no salen). En esa situación, el requerimiento es estabilizar el proceso, ya que si se intentara realizar alguna mejora, esta se vería opacada por la falta de consistencia.

“Uno debe estandarizar, y por lo tanto estabilizar el proceso, antes de que la mejora continua pueda ser llevada a cabo.”

Jeffrey K. Liker

Estandarizar los procesos (la implementación de los estándares), no es inmediata, requiere de comunicación, recursos y personal suficiente, capacitación en aula, entrenamiento en piso, seguimiento y supervisión, pero sobre todo de disciplina.

El estándar debe ser obligatorio para todos y el trabajo de la administración es ver que todos trabajen de acuerdo con los estándares establecidos. A esto se le llama Disciplina.

Masaaki Imai

En mi experiencia, por las razones ya comentadas, los estándares, las buenas prácticas, no se siguen. Se sacrifican buenas prácticas de calidad, de operación, de producción, de manufactura, de selección de personal, de desarrollo de personal, de liderazgo, etc. En muchas ocasiones es porque no se les considera importantes, pero eso es una visión de corto plazo. La velocidad, la falsa productividad (producir mucho sin cuidar los estándares), es un peligro para las empresas y genera problemas y una cultura de apagafuegos.

La estandarización requiere de contar con la gente correcta. A esa gente hay que formarle buenos hábitos. Después requiere de supervisión. La supervisión requiere de observación y, sobre todo, se requiere tomar acciones para asegurar el cumplimiento del estándar, esto, además de planes de decisiones y planes de trabajo, requiere de seguimiento y disciplina, y la disciplina requiere de liderazgo.

¿Conoces los estándares de los procesos a tu cargo? ¿Están documentados? ¿Has entrenado a la gente para adoptar el hábito de seguir dichos estándares? ¿Tienes los mecanismos de supervisión, control y disciplina para asegurar su cumplimiento? ¿Mejoras los estándares cuando es necesario? Pero sobre todo ¿sabes como implementar estándares?

En caso de que no, es necesario un serio alto en el camino. Ya que cualquier esfuerzo se pierde en una operación que no está estandarizada.

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