Luis Iturriaga

Etiqueta: Manejo del tiempo

  • Pensar en las cosas que otros no piensan

    El otro día escuché que los gerentes son personas que piensan en las cosas que otros no piensan. Y tiene mucho que ver con tener un pensamiento preventivo, con anticipar los hechos negativos que pueden afectar una operación o un proceso.

    Es más fácil decirlo que hacerlo. Es muy fácil dejarse consumir por el día a día. Así que quiero cerrar el año reflexionado sobre algunos conceptos o prácticas que pueden ayudar a esto:

    • Darse el tiempo. Escuché, en otra ocasión, una entrevista donde mencionaban que un director debería de tener el 50% de su tiempo libre para pensar en el futuro y crear lo que no existe. En el caso de los gerentes es importante darse el tiempo, al menos un par de veces por semana para reflexionar. Para salirse de la rutina y pensar esas cosas que nadie está pensando. Poner una hora o dos en nuestra agenda es el primer paso.
    • Lo siguiente sería adoptar un pensamiento o un enfoque basado en procesos. Hacerse el hábito de pensar en entradas, salidas, métodos y criterios, gente e infraestructura, así como en los controles e indicadores ayuda a tener una visión amplia de las cosas y evitar que se nos pase algo. En mi experiencia pensar en un proceso de este modo es pensar en lo que los otros no están pensando por solo ver los problemas del día a día.
    • A continuación yo incluiría el hábito de buscar la causa raíz de los problemas. Es fácil quedarse con la primera idea que nos viene a la mente, pero ir al lugar donde se gesta el problema, observar y cuestionarse el porqué de lo que está sucediendo y obtener respuestas es otra forma de pensar en lo que otros no están pensando. Esto está relacionado con ver las cosas en términos de causas y efectos.
    • Una última recomendación sería adoptar un enfoque de pensamiento hacia los riesgos. Preguntarse “y si” las cosas fueran de un modo u otro, ¿cuáles serían las consecuencias? Y ¿que tan grave sería? ¿Podemos tolerar el riesgo o conviene tomar acciones? Esto es algo que nuevamente muchos no están pensando y puede ser un cambio importante en nuestra gestión.

    Incorporar estos 4 puntos a nuestra rutina diaria en 2020 ayudará a que nos demos el tiempo y adoptemos un enfoque que nos permita pensar en lo que los otros no piensan.

    ¡Los mejores deseos en 2020 y sobretodo mucho esfuerzo y dedicación para mejorar nuestro desempeño gerencial a todos los niveles!

  • Agenda – Herramienta del Gerente-Líder

    El otro día comentaba con un cliente respecto a que una agenda es la herramienta de un gerente. Es difícil pensar en organizar la carga de trabajo ligada al trabajo administrativo/gerencial sin el uso de una agenda. En el día a día, es necesario colocar en agenda citas y reuniones, llamadas importantes y eventos de toda naturaleza. Por otro lado, es necesario el llevar una lista de pendientes. 

    Sin embargo, vez tras vez me encuentro con gerentes y mandos que no llevan una agenda ni una lista de pendientes.

    La lista de pendientes y la agenda deben de llevarse a todos lados y deben de ser revisadas y actualizadas de manera diaria.

    Uno de los puntos más importantes en todo esto es el poder priorizar. Actividades y eventos sin prioridades no permiten el logro de los objetivos y resultados. Ya platiqué de ello en otra publicación. Siempre lo importante, urgente o no, debe de ser la prioridad de las actividades.

    Otra forma de ordenar los pendientes es en relación a si se pueden realizar solo, con otros, o si pueden ser delegados.

    La delegación es un arte y requiere conocer a los subordinados, sus debilidades, fortalezas, conocimientos y habilidades (su competencia), así como un constante desarrollo de los mismos para poderles delegar cuando es necesario. Delegar forzosamente implica un riesgo, pero con el tiempo rinde frutos. Asimismo, es importante recordar que al delegar se delegan actividades, pero se comparte la responsabilidad.

    Tanto en la delegación como en el desarrollo de personal, como en la solución de problemas, atención a quejas y gestión de proyectos, el seguimiento es una actividad fundamental que se debe programar, y sin el uso de una agenda y lista de pendientes es simplemente imposible visualizar una gestión eficiente y efectiva de dicho seguimiento.

    Ahora bien, existen cientos de tipos de agendas y listas de pendientes, algunas muy bonitas, electrónicas y portátiles. ¿Cuál es la mejor? Muy simple…¡la que usas!

    «El Tiempo es el recurso más escaso y a menos que sea administrado, nada más puede ser administrado.»

    Peter Drucker

    ¿Y tú ya manejas tu agenda?

  • Lo vemos al rato

    Tengo que aceptar que en algún momento de mi vida, cuando alguien me solicitaba algo, inmediatamente iniciaba a realizar tal encargo, dejando de lado lo que yo estaba haciendo (o lo que tenía que hacer).

    Con el tiempo aprendí que la gestión del tiempo es un asunto personal y que tenemos que controlar nuestro tiempo y no podemos dejar que nos controle a nosotros.

    Decir que no considero que es una de las más importantes actividades en la gestión del tiempo. Y no necesariamente significa negar apoyo a los demás, sino controlar la forma en la que se hace.

    Para esto, el contar con una agenda siempre a mano, en papel o digital, es importante. Cuando alguien nos solicita algo, basta con consultar la agenda, localizar un espacio en el cual asignar el encargo y decirle a la persona:

    «En estos momentos estoy ocupado, que te parece si lo vemos a tal hora. «

    Al asignarle una hora a la otra persona, controlamos nuestro tiempo para completar lo que ya teníamos programado por hacer y le asignamos importancia y tiempo al otro, asignado una hora para atender su necesidad.

    En muchos casos la persona acepta la asignación de hora, y si realmente urge nos hará saber porqué y podremos evaluar si vale la pena reordenar nuestra agenda y prioridades.

    Y tú ¿sucumbes a los continuos requerimientos de otros o controlas tu tiempo? ¿Cuál ha sido tu experiencia?

    Yo he encontrado, en lo personal, que con los años se ha vuelto más fácil para mi decir que no o decir «lo vemos al rato».

  • 5 tips para mejorar tu gestión del tiempo

    Una realidad con cualquier mando es que su tiempo no es suyo. Como mandos estamos para servir a los demás. Los subordinados nos buscan, los pares nos buscan, los clientes y proveedores nos buscan y los jefes nos buscan. De ese modo, es fácil no tener tiempo para hacer las cosas que tienen que hacerse.

    Es muy fácil caer en la trampa de las «horas largas» que consiste en llegar antes de la hora de entrada o retirarse después de la hora de salida, con la esperanza de que en esos momentos no haya nadie que nos requiera. Pero eso es solo a costa de nuestro tiempo personal y de nuestras familias.

    Aquí menciono 5 recomendaciones para mejorar la gestión del tiempo:

    • Usa una agenda y lista de pendientes. Créanlo o no, he conocido gerentes que no gestionan su tiempo con una herramienta. Puede ser digital o en papel, pero es necesario aprender y adoptar este hábito. Revisa tu agenda todos los días 5-10 minutos antes de salir o 5-10 minutos al iniciar el día.
    • Destina tiempo para desarrollo de tus subordinados. En ese tiempo atenderás su desarrollo. Si no los desarrollas no les puedes delegar y todo depende de ti y menos tiempo tienes para hacer el trabajo gerencial. 2 a 3 horas por semana puede ser suficiente, rotando cada semana a quien atiendes.
    • Destina tiempo para seguimiento a los proyectos. Esto es lo que tu jefe quiere que hagas, proyectos de mejora o cumplimiento de objetivos. En esas horas revisa avances y ajusta actividades para asegurar que los proyectos se logren en tiempo y forma. 2 a 3 horas a la semana.
    • Destina tiempo para tu desarrollo. Este es muy importante. Es tiempo destinas para incrementar tus competencias y mejorar tu desempeño como gerente. Leer blogs, revistas, libros, ver videos sobre gerencia, participar en foros especializados, etc. Un par de horas mínimo por semana.
    • Destina tiempo a tus otros pendientes. Una hora por día es necesaria para avanzar en lo que a ti te corresponde. Hacer aprobaciones, integrar reportes, analizar indicadores, solución de problemas (para que no vuelva a suceder), análisis de riesgos, planeación, organización, etc. Al menos 1 hora diaria.

    Estos tiempos pueden ser fijos o móviles en la agenda. En mi opinión es más sano tener una rutina. Los demás aprenden que ese tiempo es tuyo y comienzan a respetarlo. Aunque también hay que saber decir que no, y respetar tu mismo esas horas.

    Si una semana laboral tiene al menos 40 horas. El 30%-40% es tuyo y tienes que organizarlo y aprovecharlo muy bien.

    ¡Todo el resto del tiempo NO es tuyo! Es de los demás. Entrarán a verte por consejo, te invitarán a juntas y reuniones, participarás en reuniones de trabajo y con clientes, harás recorridos por el área, atenderás urgencias y problemas. Ese tiempo es discrecional para los demás. Cuando tu puerta está abierta.

    Es importante que los períodos que separes para tí, sean continuos. Si es tu hora de pendientes o de seguimiento personal, cierra la puerta, desconecta el celular y concéntrate en avanzar.

    “El tiempo es el recurso más escaso y a menos que se le administre, nada más puede ser administrado.” 

    Peter Drucker

    No tener tiempo es un pretexto. Administrarlo es una habilidad. Aprovecharlo es nuestra obligación.

    ¿Qué otras actividades realizas para tomar el control de tu tiempo?