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Agenda – Herramienta del Gerente-Líder

El otro día comentaba con un cliente respecto a que una agenda es la herramienta de un gerente. Es difícil pensar en organizar la carga de trabajo ligada al trabajo administrativo/gerencial sin el uso de una agenda. En el día a día, es necesario colocar en agenda citas y reuniones, llamadas importantes y eventos de toda naturaleza. Por otro lado, es necesario el llevar una lista de pendientes. 

Sin embargo, vez tras vez me encuentro con gerentes y mandos que no llevan una agenda ni una lista de pendientes.

La lista de pendientes y la agenda deben de llevarse a todos lados y deben de ser revisadas y actualizadas de manera diaria.

Uno de los puntos más importantes en todo esto es el poder priorizar. Actividades y eventos sin prioridades no permiten el logro de los objetivos y resultados. Ya platiqué de ello en otra publicación. Siempre lo importante, urgente o no, debe de ser la prioridad de las actividades.

Otra forma de ordenar los pendientes es en relación a si se pueden realizar solo, con otros, o si pueden ser delegados.

La delegación es un arte y requiere conocer a los subordinados, sus debilidades, fortalezas, conocimientos y habilidades (su competencia), así como un constante desarrollo de los mismos para poderles delegar cuando es necesario. Delegar forzosamente implica un riesgo, pero con el tiempo rinde frutos. Asimismo, es importante recordar que al delegar se delegan actividades, pero se comparte la responsabilidad.

Tanto en la delegación como en el desarrollo de personal, como en la solución de problemas, atención a quejas y gestión de proyectos, el seguimiento es una actividad fundamental que se debe programar, y sin el uso de una agenda y lista de pendientes es simplemente imposible visualizar una gestión eficiente y efectiva de dicho seguimiento.

Ahora bien, existen cientos de tipos de agendas y listas de pendientes, algunas muy bonitas, electrónicas y portátiles. ¿Cuál es la mejor? Muy simple…¡la que usas!

“El Tiempo es el recurso más escaso y a menos que sea administrado, nada más puede ser administrado.”

Peter Drucker

¿Y tú ya manejas tu agenda?