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5 tips para mejorar tu gestión del tiempo

Una realidad con cualquier mando es que su tiempo no es suyo. Como mandos estamos para servir a los demás. Los subordinados nos buscan, los pares nos buscan, los clientes y proveedores nos buscan y los jefes nos buscan. De ese modo, es fácil no tener tiempo para hacer las cosas que tienen que hacerse.

Es muy fácil caer en la trampa de las “horas largas” que consiste en llegar antes de la hora de entrada o retirarse después de la hora de salida, con la esperanza de que en esos momentos no haya nadie que nos requiera. Pero eso es solo a costa de nuestro tiempo personal y de nuestras familias.

Aquí menciono 5 recomendaciones para mejorar la gestión del tiempo:

  • Usa una agenda y lista de pendientes. Créanlo o no, he conocido gerentes que no gestionan su tiempo con una herramienta. Puede ser digital o en papel, pero es necesario aprender y adoptar este hábito. Revisa tu agenda todos los días 5-10 minutos antes de salir o 5-10 minutos al iniciar el día.
  • Destina tiempo para desarrollo de tus subordinados. En ese tiempo atenderás su desarrollo. Si no los desarrollas no les puedes delegar y todo depende de ti y menos tiempo tienes para hacer el trabajo gerencial. 2 a 3 horas por semana puede ser suficiente, rotando cada semana a quien atiendes.
  • Destina tiempo para seguimiento a los proyectos. Esto es lo que tu jefe quiere que hagas, proyectos de mejora o cumplimiento de objetivos. En esas horas revisa avances y ajusta actividades para asegurar que los proyectos se logren en tiempo y forma. 2 a 3 horas a la semana.
  • Destina tiempo para tu desarrollo. Este es muy importante. Es tiempo destinas para incrementar tus competencias y mejorar tu desempeño como gerente. Leer blogs, revistas, libros, ver videos sobre gerencia, participar en foros especializados, etc. Un par de horas mínimo por semana.
  • Destina tiempo a tus otros pendientes. Una hora por día es necesaria para avanzar en lo que a ti te corresponde. Hacer aprobaciones, integrar reportes, analizar indicadores, solución de problemas (para que no vuelva a suceder), análisis de riesgos, planeación, organización, etc. Al menos 1 hora diaria.

Estos tiempos pueden ser fijos o móviles en la agenda. En mi opinión es más sano tener una rutina. Los demás aprenden que ese tiempo es tuyo y comienzan a respetarlo. Aunque también hay que saber decir que no, y respetar tu mismo esas horas.

Si una semana laboral tiene al menos 40 horas. El 30%-40% es tuyo y tienes que organizarlo y aprovecharlo muy bien.

¡Todo el resto del tiempo NO es tuyo! Es de los demás. Entrarán a verte por consejo, te invitarán a juntas y reuniones, participarás en reuniones de trabajo y con clientes, harás recorridos por el área, atenderás urgencias y problemas. Ese tiempo es discrecional para los demás. Cuando tu puerta está abierta.

Es importante que los períodos que separes para tí, sean continuos. Si es tu hora de pendientes o de seguimiento personal, cierra la puerta, desconecta el celular y concéntrate en avanzar.

“El tiempo es el recurso más escaso y a menos que se le administre, nada más puede ser administrado.” 

Peter Drucker

No tener tiempo es un pretexto. Administrarlo es una habilidad. Aprovecharlo es nuestra obligación.

¿Qué otras actividades realizas para tomar el control de tu tiempo?

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