Etiqueta: Gestión del Tiempo

  • Haz una pausa

    Si alguna ocasión has visto un documental sobre el ascenso al Everest, seguramente has visto que lo hacen por etapas. Llegan al lugar, se aclimatan, suben a un campamento, se aclimatan, pausan y vuelven a subir y así hasta lograr la cumbre. Y luego de regreso igual.

    En la vida he recibido varias veces lo que yo le llamo un «estate quieto». Y no ha sido agradable, pues en todos los casos esto implicó una visita al hospital, medicinas y quedarme quieto a fuerzas.

    Con el tiempo, y los golpes a tu salud, aprendes que no se puede estar todo el tiempo en modo activo. El cuerpo y la mente se desgastan, te estresas y tu desempeño empieza a decaer. Lo sabes, lo sabemos y aún así lo ignoramos hasta que todo truena.

    El arco siempre tenso termina por romperse.

    Proverbio Japonés.

    En ingeniería industrial se sabe que por cada cierto período de trabajo, los trabajadores de una línea de producción requieren de una pausa. En capacitación sabemos que por cada hora de curso se requieren 10 minutos de receso. En el ejercicio se sabe que se requiere dar tiempo sin actividad para que el músculo se recupere y crezca. Inclusive en la NASA han experimentado con pequeñas siestas en los astronautas para mejorar su desempeño.

    Si no haces un alto eventualmente no rindes. A lo largo de los años, siendo empleado y luego realizando consultoría a empresas me he encontrado con el fenómeno del «trabajo continuo». Esto es, el caso en que se trabaja sin parar, a veces sin comer, a veces sin tiempo para la familia, sin tiempo para el esparcimiento y así por años y por años.

    Recuerdo que la primera vez que fui gerente, el que era mi mano derecha, el superintendente se acercó a mi para preguntar si podía tomar vacaciones. ¡Claro le dije! ¿Cuándo fue la última vez que tomaste vacaciones?, le pregunté. ¡Hace 7 años!, me respondió.

    En otra ocasión, en un diagnóstico a una empresa, me encontré con un supervisor que no había tomado vacaciones en ¡14 años!

    No solo son los períodos de vacaciones importantes, sino las pausas o momentos de desconexión a lo largo de un día. En una ocasión leí un artículo que decía que un gerente debería, en promedio, aprender a relajarse 3 veces al día para evitar un deterioro físico e inclusive un colapso nervioso o un infarto.

    Sin pausas, no rendimos. La mente se estanca, la gente se adormila, la productividad sufre y se comenten errores, a veces fatales.

    Hoy en día se habla del mindfulness o conciencia plena, que se fundamenta en la práctica de la meditación. Se puede hacer hasta por cinco minutos y sentir el beneficio. También caminar, ejercitarse, dibujar, tocar un instrumento, tener un pasatiempo o simplemente sentarse a mirar el paisaje pueden ayudar a liberar la tensión en la mente y en el cuerpo.

    Al impartir cursos para auditores internos de sistemas de gestión de calidad solicito a los participantes hacer el ejercicio de crear una agenda de auditoría repartida en varios días. Algo muy curioso es ver como, la mayoría de las veces, los participantes no consideran tiempo para comer. Piensan que pueden auditar 3 días seguidos de 9 am a 6 pm sin parar y sin hacer pausas. ¡Eso no funciona! De igual modo, nuestra vida sin pausa es ineficiente y, por experiencia, puedo decir que no es sano.

    Yo he aprendido, y sigo aprendido, a darme tiempos, a desconectarme, a bajar el ritmo, a pausar, a detenerme, a respirar. Entre más rápido lo aprendamos, mejor nos irá.

    Y cuéntame ¿qué haces para pausar tu acelerada vida? ¿Te das tiempo? Por que si en tu agenda no hay tiempo más que para el trabajo, eventualmente el arco se va a romper.

  • Primero lo importante

    Existe una frase que dice:

    Primero lo primero

    Sin embargo, la pregunta obligada es ¿qué es lo primero? Podemos pensar que lo primero es lo que tengamos que entregar próximamente, o lo primero es lo que ya está “quemado”, por así decirlo.

    La realidad es que en términos de pendientes lo relevante es priorizar de algún modo. Y priorizar por “urgencias” puede no ser una estrategia robusta.

    Tendemos a procrastinar, esto es, a dejar para después lo que tenemos que hacer hoy. Y después vamos atendiendo lo que se vuelve urgente.

    Un enfoque alternativo es priorizar en base a la importancia y además en base a urgencia. De ese modo tenemos 4 opciones:

    • Importante – Urgente
    • Importante – No Urgente
    • No importante – Urgente
    • No importante – No Urgente

    Si algo, en principio, no es importante no debemos darle mucha consideración. Respecto a lo importante hay que reflexionar ahora ¿que es lo importante? Algunos ejemplos posibles son:

    • Aspectos que generan mejora.
    • Actividades ligadas a proyectos y cumplimiento de objetivos.
    • Acciones correctivas para evitar errores recurrentes.
    • Acciones preventivas.
    • Entrenamiento y desarrollo de competencias del personal.
    • Estructurar métodos y sistemas de trabajo en los procesos.

    La definición de qué es importante requiere de tener claridad si somos el jefe, sobre lo que implica desarrollar sistemas y procesos robustos, así como el rumbo de la empresa.

    Para quienes no son la cabeza de empresa, requiere de sentarse a aclarar con el jefe qué es lo importante.

    La gestión personal del tiempo y del tiempo empresarial, es de suma importancia. Si no es que lo más importante.

    Y tú ¿Administras tu tiempo? ¿Priorizas en base a lo más importante o en base a lo más urgente?

  • Seguimiento vs. Supervisión

    Esta semana me tocó comentar sobre este punto. Un cliente me comentaba que supervisaban ciertas cosas, pero resultó que en realidad lo que hacen es dar seguimiento. De ahí surge la pregunta respecto a ¿cuál es la diferencia?

    Yo lo veo desde la siguiente óptica:

    • Seguimiento. Verificar en ciertas fechas la ejecución de tareas previamente programadas.
    • Supervisión. Verificar que una persona realiza las actividades de acuerdo a un estándar establecido.

    Analicemos un poco más a fondo.

    Seguimiento

    Si nosotros elaboramos un programa de actividades, por ejemplo ligado a un plan de trabajo, un proyecto, una solución de problemas o una mejora, vamos a colocar actividades, fechas y responsables.

    Posteriormente, hay que dar seguimiento a que dichas actividades se hayan realizado en las fechas requeridas y sino, tomar acciones para que se logren.

    El seguimiento tiene que ver con una habilidad de gestión del tiempo. Quién ejecuta dicho seguimiento debe «programar» los seguimientos en fechas convenientes. Por ejemplo, si yo debo de dar seguimiento a una actividad que debe tener se completada en 3 semanas. Yo podría colocar en mi agenda el dar seguimiento cada semana. Y de ese modo detectar si las cosas van a tiempo y por buen rumbo o no antes de la fecha límite.

    Supervisión

    Cuando yo tengo un subordinado, por decir de nuevo ingreso, al que he dado entrenamiento en piso y está aún en su curva de aprendizaje, debo de ejercer una supervisión estrecha.

    Durante dicha supervisión, yo observo que realice las tareas asignadas de acuerdo a los estándares (buenas prácticas, procedimientos, políticas, etc.) establecidos y vigentes.

    Cuando a personal nuevo se le ha entrenado en su nuevo puesto, cuando hay cambios a la forma de trabajar o se incorporan nuevos productos o servicios, la supervisión es una tarea mandatoria. De hecho, inclusive a los expertos es conveniente supervisarlos, no tan frecuente, pero si hacerlo para verificar si continúan siguiendo los estándares.

    Cuando durante una supervisión se encuentra con que no se siguen los estándares, esto debe de registrarse (en una bitácora por ejemplo) y plantear acciones para corregir esto. Esas acciones requerirán, en su momento, de un seguimiento.

    Conclusión

    La supervisión y el seguimiento están estrechamente relacionados. Al final, creo que la diferencia es importante. La supervisión generalmente la realiza el jefe inmediato, pero el seguimiento puede realizarlo un responsable de un plan de trabajo o de un proyecto, inclusive de otra área. No necesariamente se realizará una supervisión durante dicho seguimiento.

    ¿Cuál es tu opinión? ¿Tienes clara la diferencia? ¿Es relevante para ti? Yo he notado que gente que le llama supervisión al seguimiento. Pero no es lo mismo y, en mi opinión, es importante hacer la distinción y dejar claro si lo que se busca es dar seguimiento, realizar una supervisión o ambas.