Dejemos claro que todo modelo es una simplificación de la realidad, pero son útiles para entender las cosas. No son «reglas inamovibles» son solo explicaciones de algo. Los modelos pueden cambiar con el tiempo y mejorarse. Una vez aclarado esto, un tema muy común con ejecutivos, mandos y gerentes es el problema de que no logran cumplir sus proyectos a tiempo.
El concepto del triángulo de los proyectos es simple. En cada vértice de un triángulo equilátero colocamos los conceptos de ALCANCE, TIEMPO Y COSTO.
El alcance es lo que se tiene que hacer, luego viene el tiempo estimado de ejecución y el costo para realizarlo. Es común que los altos mandos, o las situaciones, nos lleven a modificar alguno de estos. El tema es que si uno se mueve, los otros también en consecuencia y se afecta la CALIDAD total del proyecto.
Supongamos que tenemos un proyecto de mejora de una línea de producción o de un servicio de atención a cliente. Estamos esperando un resultado y una calidad al terminar el proyecto y para ello se establece un alcance de las cosas a realizar y de quienes estarán involucrados. Asimismo tenemos un tiempo de 3 meses y un costo de $10,000 para llevarlo a cabo.
Pero resulta que alguien, típicamente un alto mando, dice que solo van a tener $8,000 para llevar a cabo el proyecto. Esto implica que al tener menos recursos y querer lograr el mismo resultado, se tendrá que extender el tiempo, a digamos 4 meses. La alta dirección dirá que no es adecuado que se debe de mantener el tiempo de 3 meses, pero sin recursos, lo único que queda es cambiar el alcance (hacer menos cambio, por así decirlo). Otra opción es recortar el alcance y limitar el resultado, pue son se tendrán los recursos requeridos. Esto también puede ser no aceptable, pero una consecuencia de mover una de las variables.
Este concepto es simple y muchas veces, como ejecutivos, mandos y gerentes tomamos decisiones sobre los proyectos sin darnos cuenta que afectamos los otros parámetros. No hay opción si recortas presupuesto, habrá menos recursos y no se podrá lograr el alcance o el tiempo. Si recortas el tiempo, se requieren más recursos para lograr el alcance en ese menor tiempo. Es muy simple, pero por alguna razón no lo procesamos. Pensamos que son variables independientes.
Ahora bien, el modelo del triángulo de los proyectos no es nuevo, tiene más de 50 años y ha sido modificado para incluir otros partemetros. Además se debe considerar que solo meter dinero y recursos a un proyecto no asegura que se cumpla en tiempo y forma, está el tema de la buena gestión del proyecto. Por ello el concepto ha evolucionado poco a poco. Pero el fundamento es importante. Todo está interconectado.