Una de las actividades comunes en las empresas para un ejecutivo o gerente es el realizar presentaciones.
Ya sea para compartir resultados, dar a conocer un proyecto, revisar una situación problemática, buscar cerrar una venta o simplemente comunicar algo al personal. Todos estos momentos no se hacen simplemente porque sí, estamos buscando un resultado, ya sea a través de lograr el convencimiento o el consenso de los participates. Sin embargo, la mayoría de nosotros somos presa de malas prácticas a la hora de presentar.
Lo anterior ocasiona lo que en el medio se conoce como «muerte por Powerpoint», en ella que los participantes en la reuniones simplemente se quieren morir de saber que viene otra lámina mal diseñada, que no tiene nada que ver, llena de información y con un mensaje incoherente y poco trabajado por parte del presentador.
Es completamente posible revertir esa situación si nos dedicamos a entender un poco sobre comunicación, percepción humana y adoptamos buenas prácticas.
Yo en lo personal padecí de ello hace años al integrar mis presentaciones copiando lo hacían otros y no analizando lo que funciona. Luego tuve contacto con un blog llamado Presentation Zen de Garr Reynolds y eso cambio mi forma de ver las cosas. A lo largo de los años he aplicado sus recomendaciones y las de otros especialistas con muy buenos resultados.
A continuación te explico 6 formas en las que puedes mejorar tus presentaciones:
1. ¿Para qué es la presentación?
Uno de los problemas más grandes es hacer una presentación cuando no la necesitas o cuando no sabes para qué es. Si no está clara la utilidad o el objetivo de la presentación, lo mejor es NO hacer la presentación.
Existen ocasiones en que queremos hacer una presentación cuando era más efectivo enviar un correo o un reporte bien estructurados.
Si la presentación es necesaria y no tenemos claro qué queremos lograr no tiene caso proceder. Es importante establecer el objetivo, pues el contenido y la estructura de la presentación dependen de ello.
2. ¿Para quién es la presentación?
Este punto es de suma importancia. No es lo mismo presentar para un grupo de estudiantes, que para un grupo de obreros, que para ingenieros y mucho menos para un grupo de directivos o accionistas.
La audiencia a la que nos dirigimos es muy relevante para el diseño y contenido de la presentación. Muchas personas no toman en cuenta a su audiencia y preparan sus presentaciones «para todos» o «para los que no están en la audiencia». Esto es la receta para el desastre.
Una vez clara la audiencia y el objetivo podemos proceder con el diseño de la presentación.
3. Diseña el mensaje
Aquí cabe aclarar que el mensaje NO son las láminas. El mensaje es lo que quieres que la gente entienda, reflexione, considere y demás cuando tú termines de presentar. El mensaje NO son hechos y datos, si vas a «presentar» hechos y datos, mejor manda un reporte.
Algunas personas inician diseñando su presentación directamente en el software, pero la verdad es que somos seres analógicos y no digitales. Es mejor tomar pluma y papel y bosquejar las ideas y la estructura de la presentación de ese modo. Rayando, corrigiendo, moviendo y reorganizando.
Una vez que el mensaje está claro es posible pasar al software y hacer el trabajo digital.
4. Pocas láminas y una idea por lámina
Guy Kawasaki recomienda utilizar la regla 10/20/30. Esto consiste en utilizar solo 10 láminas, que la presentación no dure más de 20 minutos y que el tamaño mínimo de letra sea de 30 puntos.
10 láminas nos obliga a ser muy concretos y directos en nuestro mensaje. Nos obliga a ir al grano y a no dar vueltas. Además debemos de colocar solo UNA idea por lámina. Hay que recordar que las láminas NO son el mensaje, son un recordatorio para nosotros de lo que vamos a decir. Son un apoyo visual para el mensaje.
La gente tiene una capacidad limitada para procesar información, por ello una presentación debe de ser corta. 20 minutos es mas que suficiente tiempo para dar a conocer una idea. Más tiempo nos puede hacer divagar y perder la atención de la gente. En 20 minutos tenemos que adoptar un ritmo dinámico y cautivante para lograr el objetivo deseado.
Usar un tamaño de letra grande evita que inundemos la presentación con información irrelevante. No se trata de proyectar una hoja de un libro, se trata de mostrar una idea relevante para el mensaje y el objetivo buscado. La letra grande asegura que todo mundo sea capaz de leer la idea. Tenemos que aplicar buenas prácticas de diseño gráfico a nuestras láminas para lograr el impacto deseado.
5. Usa imágenes y diagramas
Tal como dice el dicho: «una imagen vale más que mil palabras». Somos seres altamente visuales e imágenes y diagramas son altamente efectivos a la hora de comunicar un mensaje.
Obviamente, la imagen y el diagrama tienen que ser adecuados y de alta calidad para generar el impacto requerido y para transmitir el mensaje que se pretende.
Nuevamente, el entendimiento de principios de Gestalt y el diseño gráfica apoyan nuestro uso efectivo de estos elementos. La idea es más imágenes y diagramas menos texto en párrafos.
6. Cuenta una historia
Como seres humanos hemos evolucionado para prestar mucha atención a las historias. Los hermanos Heath en su libro Made to Stick enfatizan que los mensajes que permanecen en la mente de la gente deben de ser concretos y memorables. Asimismo, comentan que el uso de historias es uno de los elementos más importantes.
Y no se trata de solo contar historias ficticias. Pueden ser historias reales, anécdotas de lo sucedido en entornos de trabajo. Pueden ser la historia de lo que experimentó el cliente o de la forma en que un colaborador resolvió un problema.
También mediante el uso adecuado de gráficas de negocios, podemos contar la historia en el tiempo de nuestro desempeño y, con ello, soportar la toma de decisión o el entendimiento del comportamiento deseado o no deseado de la organización.
Conclusión
Estos 6 puntos son la punta del iceberg de recomendaciones para mejorar nuestras presentaciones. Si las presentaciones son parte de nuestro día a día, es importante dedicar tiempo a entender sus principios, aplicarlos y mejorar día con día.
No es algo que salga natural, requiere de trabajo y dedicación, y al final, una excelente presentación es resultado de una excelente preparación y sobre todo de practicar antes de realizar la misma.
Cuéntame tus historias de éxito y las de terror también a la hora de hacer presentaciones.