En algunas ocasiones me ha tocado vivir una situación en la que, al iniciar un proyecto de consultoría, uno de los muchos problemas que me da a conocer la gerencia es que no cuadran los inventarios. Que cada año tienen diferencias significativas en los números y solicitan que parte de los trabajos sean investigar que está pasando.
Independientemente de que dichas empresas no se cuentan con mecanismos robustos o buenas prácticas de gestión de inventarios parecen contar con lo mínimo, un rudimentario control de entradas y salidas. Así como cuentan con personal de “confianza”, por así decirlo, y por tanto las diferencias no pueden explicarse mediante pérdidas o robos.
Yo acostumbro a realizar recorridos en las organizaciones para conocer como fluye la operación de inicio a fin. En los almacenes, no es raro que cuenten con una etapa en la que es necesario pesar el producto, ya sea a la entrada, durante el procesamiento o al final antes de ser embarcado.
En esos recorridos, al encontrarme con las básculas propias o enterarme de que usan servicios de básculas externas, tiendo a preguntar al respecto:
–Estas básculas que utilizan para pesar el producto saben si ¿se calibran?
En más de una ocasión me miran asombrados y responden que no, en otras me comentan:
–Pues sé que cada año viene la PROFECO a revisar las básculas.
–Entiendo, pero esa revisión no es en realidad una calibración. La calibración requiere del uso de pesas patrón, algunos procedimientos establecidos para determinar si la báscula mide lo que realmente dice que mide y a partir de ahí se debe calibrar periódicamente para asegurar su confiabilidad en la medición.
En ese momento ya los perdí, pues no tenían idea de eso. Y si usan servicios de pesado externo, desconocen totalmente si dichos proveedores cuentan con sus básculas calibradas.
Recuerdo un par de ocasiones, en diferentes empresas, en las cuales después de tal hallazgo, mandaron calibrar sus básculas y entonces en el resto del año “mágicamente” desaparecieron, en gran medida, las diferencias en los inventarios.
Lección aprendida
A lo largo de los años, sobre todo en las pequeñas empresas y algunas medianas, es muy común que carezcan del conocimiento mínimo sobre buenas prácticas de metrología.
Pensamos que los instrumentos de medición siempre miden lo que deben, pero no es así, se requiere un proceso de calibración, que consiste en verificar que el instrumento de medición es capaz de medir lo que requiere. Esto requiere el manejo de métodos estandarizados, el uso de patrones aprobados y el manejo de estadística.
La calibración arroja un reporte y ese reporte no necesariamente indica que el instrumento está bien. La gente cree que porque tiene el certificado ya puede usar el instrumento y no es así. Es necesario revisar el resultado contra la especificación y las tolerancias que se manejan (que en algunos casos no están definidas) y a partir de ahí determinar si el instrumento es apto o no.
Situaciones similares con otros tipos de instrumentos de medición no son raras y llevan a las empresas a creer que están haciendo bien las cosas cuando no es así y viceversa, pensar que están mal cuando están bien. El conocimiento metrológico básico es uno de los grandes retos en las empresas y emprendimientos. Yo, de mi parte, cada vez que llego a una empresa que utiliza algún instrumento de medición, invariablemente dedico tiempo a revisar y cuestionar el manejo que hacen de dichos instrumentos.