Cuando me desempeñé como gerente me tocó vivir la situación de participar en la preparación de las presentaciones hacia los accionistas de parte del gerente general. Este evento se daba en una época particular del año. Un par de semanas antes el gerente general solicitaba que se preparara toda la información.
En una ocasión me llamó a su oficina.
–Me voy de vacaciones. La presentación a los accionistas es un par de días después de que regrese.
–Ok. Enterado. En mi área tendremos toda la información lista sin problema.
–Si lo sé, pero no te llamé por eso, lo que pasa es que quiero que te voy a dejar a cargo de integrar toda la información de todos los gerentes.
Abrí los ojos y sonreí forzadamente, pero acepté el reto. En mi poco tiempo había mostrado interés y competencia para el análisis de datos y la integración de reportes así que no le vi mucho problema.
–Está bien, yo me organizo con todos para tener la información y la presentación.
Eso habrá sido a principios de la semana, para el jueves él ya se había ido de viaje y estaba yo a cargo de ver que todos fueran avanzando con sus datos. En eso, recibí una llamada de la Dirección de Mercadotecnia y Comercialización. Dicha dirección atendía no solo a nuestra planta, sino a otras más de nuestra división.
–Bueno…
–Hola ¿Luis?
–Sí ¿quién habla?
–Hablamos de la Dirección de Mercadotecnia. Nos dijeron que te quedaste a cargo en la ausencia del gerente general.
–Claro, adelante, ¿en qué les puedo apoyar?
–Oye solo queremos saber ¿quien de ustedes va a ir con el cliente a Francia? ¿Sí les comentó el gerente general verdad?
Me quedé pensativo un instante ¿Francia? ¿Reunión con el cliente? ¡No tenía yo la más mínima idea de lo que me estaban hablando! A mí no me dijo nada mi jefe antes de irse y de hecho que yo supiera no le dijo nada a nadie.
–Este…fíjate que al parecer no nos comentó ¿y para qué es la junta?
–Es una junta muy importante que habíamos estado negociando hace tiempo. Hay que presentarles lo que estamos haciendo del programa de desarrollo de producto, sobre la certificación, las capacidades de la línea y todo lo demás.
–Entiendo, oye y de pura casualidad ¿cuándo es la reunión?
–¡El lunes!
Si hubiera tenido algo en la mano lo habría dejado caer. Creo que me he de haber puesto completamente pálido. Como gerente a cargo del desarrollo de productos, yo tenía que asistir a esa reunión para la cual no estaba preparado, tenía que conseguir vuelo, viajar y llegar el lunes a la presentación y luego estaba el tema de entregar el reporte para los accionistas.
–Te vuelvo a llamar…
Colgué, no recuerdo bien que pasó después. Me quedé mirando el infinito, pensando con la mente en blanco qué hacer. Debo haber hablado con mi gente y con otros gerentes. Al final no era opción no asistir a Francia y no era opción no tener la presentación para los accionistas.
En esos momentos en que todo se contrapone, el reto es no paralizarse y entonces, con un golpe de adrenalina llamé a un amigo, el Gerente de Contraloría.
–Sé que me vas a odiar, pero necesito que te hagas cargo del reporte.
No era una petición realmente, era una instrucción de un gerente a cargo a otro. Pasé los siguientes minutos revisando la estructura del reporte, el estatus de la información, lo que falta y lo que había por hacer. Acto seguido fui con mi Asistente.
–Necesito que me consigas viaje a Francia.
–Claro jefe. ¿Para cuándo lo necesitas?
–Tengo reunión el lunes a las 10:00 am. No tengo idea cuando me tengo que ir. Mañana me avisas que podemos hacer.
Me miró con sorpresa, tras haber anotado en su libreta de taquigrafía, creo que pensó en preguntarme si era en serio, pero debe haber visto mi expresión, se dio la vuelta y se dirigió a su escritorio a resolver el encargo.
Ese día no dormí, debo haberme quedado hasta tarde recopilando información para armar la presentación para el cliente. Al día siguiente pedí información a la Dirección de Mercadotecnia y Comercialización, me reuní con ellos y detallamos el plan de acción. Saliendo de la reunión, me dirigí con mi Asistente.
–Hola ¿Alguna novedad con el vuelo?
–La única opción es que salgas el sábado. Con cambio de horario y todo eso prácticamente llegas el domingo a medio día y la reunión es el lunes. ¿Cuándo te regresas?
–No sé. Pon la fecha para el miércoles. El jueves es lo de los accionistas y tengo que revisar.
Los siguientes días fueron un caos total. Viernes reservaciones y terminar presentación. Sábado armar maletas, salir al aeropuerto a medio día y salir volando a Europa. Llegar en domingo, ir al hotel. Dormir un par de horas, revisar presentación y el lunes en la mañana reunión con el cliente.
Recuerdo haber ido en el taxi hacia la reunión acompañado de nuestro contacto en Europa, viendo a través de la ventana con la mirada perdida pensando cómo había terminado ahí. Miraba los edificios y la arquitectura. Nunca había estado en Francia.
Llegamos a la reunión. Realmente recuerdo poco de aquel día, sé que llegó gente del cliente, conecté la computadora, hice mi presentación y terminó la reunión. Ya de regreso en el hotel hice llamada a México para saber como iba las cosas con el reporte a los accionistas. La respuesta ¡nada bien! No sé si me dolía la cabeza del cambio de horario o de la tensión de que no estaba fluyendo todo como esperaba.
No recuerdo haber disfrutado el paisaje, ni el lugar, ni la comida. Ahora tenía que decidir. Y la decisión fue llamar a mi asistente.
–Cambia mi vuelo, me voy mañana.
–¡Pero acabas de llegar!
–Lo sé cambia mi vuelo, voy de regreso.
El martes temprano ya estaba en vuelo de regreso. Por cambio de horario y demás llegué el mismo martes. No recuerdo si el mismo martes llegué directo a la planta o fue el miércoles a las 7:00 am. El resto fue revisar la información y la presentación a los accionistas. Al final terminamos. Me fui a dormir. El jueves llegó mi jefe, le entregué el reporte. Creo que no había dormido bien desde el sábado.
–¿Cómo te fue en estos días?
–(Suspiré)…pues vengo llegando de Francia…aquí está tu presentación de accionistas.
Me miró con seriedad y sonrió muy sutilmente. Platicamos de lo sucedido.
Lección aprendida
En retrospectiva, todo mundo estuvo de acuerdo que debí quedarme unos días por allá. Que estaba yo loco para ir y venir en 4 días. Posiblemente, hoy lo haría así. En aquel momento, fue la decisión que tomé y vivo con ella sin lamentaciones. Lo más importante fue no paralizarme. Alguien tenía que decidir. ¡Yo tenía que decidir! Y eso fue lo que hice. No hay decisiones buenas o malas, solo hay decisiones.
Para mi lo importante es que, en ese momento, tuve lo necesario para no congelarme y tomar decisiones. Ese es el trabajo del gerente, decidir y muchas veces en condiciones de incertidumbre, con información y tiempo limitado. Ciertamente la experiencia nos ayuda tomar mejores decisiones y con más calma y serenidad.
Lo que me dejó aquella experiencia es que las decisiones difíciles no se pueden postergar, es necesario decidir y actuar.