Cuando hace muchos años pasé a ser parte de un área de ingeniería, conocí a la asistente de esta área. Una persona energética, muy dedicada y comprometida con su labor de apoyar al área.
En una ocasión la encontré muy consternada y le pregunté:
–¿Pasa algo?
–¡Ay ingeniero! Es que tengo que entregar el reporte del área para nuestro jefe el gerente. Es para mañana y aún no terminan de mandarme la información y tengo que hacer una presentación.
Yo notaba su disgusto y frustración al tener que realizar la tarea con tan poco tiempo y quedándose en la noche después de nuestra hora reglamentaria de trabajo. Recuerdo que en una ocasión me quedé a apoyarla para preparar el análisis y terminamos un par de horas después de nuestra hora de salida.
Ella me comentaba que esto era cosa de cada mes, que el gerente le pedía las cosas de un día para otro y era muy complicado y estresante recopilar la información así.
Recuerdo que le hice una recomendación:
–Estuve pensando, y si cada mes el jefe solicita la información para el reporte ¿por qué esperar a que lo haga? ¿Por qué no vas solicitando la información desde una semana antes a la fecha de la junta con la gerencia? Creo que así sería más fácil.
La idea le pareció buena, lo empezó a hacer. No se resolvió totalmente el problema, aunque mejoró. Para el día que el gerente solicitaba el reporte, ya tenía mucho avanzado. Decidió no esperar a que le dieran la instrucción para tomar acción.
Lección aprendida
Uno de los grandes males que he visto a lo largo de los años en las empresas es que los mandos creen que la información sobre el desempeño de sus áreas siempre está al día y disponible y no es así. Quienes integran los reportes solicitan la información a otras persona o área que en ocasiones no ven a la información como algo prioritario y no la tienen actualizada y al momento de llegar la solicitud todos empiezan a correr. Lo anterior genera interrupciones en el trabajo diario y tensiones en todo el personal involucrado.
Cuando más adelante fui gerente de ingeniería en dicha área. Me tomé el tiempo con la asistente para tomar todas las previsiones en relación con los reportes mensuales que había que presentar a la gerencia. Mi compromiso con ella fue que terminaríamos del reporte de manera programada y ordenada una semana antes de la junta. Y así lo hicimos, no volvimos a tener que quedarnos horas largas para hacer una actividad responsabilidad del gerente.
A lo largo de los años he aprendido que algunos gerentes no ven a la información, su análisis y reporte como una actividad esencial de su puesto. Es solo un engorro que tienen que hacer de vez en cuando y no dedican tiempo y esfuerzo a garantizar que esa información sea completa, oportuna y confiable. Cada vez que hay que reportar inician las carreras. Por otro lado, también me di cuenta de lo prevalente que es la situación de personal acostumbrado a solo hacer las cosas cuando se los dicen. No hay culpables, pensemos más en cuestiones de hábito y costumbre. Es muy importante que los líderes no dejemos que nuestra gente se encasille en esa situación y como profesionistas y colaboradores debemos siempre de buscar ser lo suficientemente proactivos para no sufrir las consecuencias de esperar a que nos digan que hacer de una manera tardía.