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Reflexión

Anécdota de un simulacro

El día domingo, 19 de septiembre, es el aniversario del terremoto del 1985 y de 2017 en la Ciudad de México. Con motivo de ello, diferentes ciudades del país realizan simulacros en el marco del aniversario.

Mi esposa y yo nos encontrábamos en una tienda en nuestra ciudad cuando de repente iniciaron el simulacro, las alarmas de evacuación comenzaron a sonar. Estábamos cerca de una salida de emergencia y el personal de seguridad nos dirigió a la salida a la vez que nos indicaba que era un simulacro. En el marco de ello, como persona observadora, me dedique a ver que sucedía:

  • Los clientes se quedaron justo a fuera de la puerta e iban saliendo más y más personas.
  • Yo y mi esposa nos colocamos bajo la sombra de un árbol, dado que era medio día y el sol pegaba muy fuerte. Aún así había yo notado la marca del punto de reunión en el centro del estacionamiento. Sabiendo que era simulacro decidí esperar a ver lo que nos indicaban.
  • Ya habían salido unas 10-15 personas cuando uno de los colaboradores, el que estaba a cargo de la evacuación de la zona, les pidió a todos los presentes, clientes y colaboradores, que se dirigieran al punto de reunión. Aunque ya había transcurrido más de un par de minutos.
  • En el punto de reunión, el brigadista a cargo llevaba un chaleco, radio y una tabla donde anotar. Comenzó a organizar a sus compañeros y los formó y noté que realizó unas marcas de palitos en su hoja en blanco para indicar cuántas personas había. No realizó indicaciones para los clientes en la misma zona de reunión.
  • Pasaron los minutos y noté que los colaboradores hablan entre ellos comentando y preguntándose qué seguía y quién debía de dar las instrucciones. Hubo historias diferentes.
  • Pasados unos minutos por el radio se escuchó a otra persona preguntar a cada brigadista la situación en su zona, preguntando el número de personas, cuántos clientes y cuántos colaboradores.
  • Una vez concluida la verificación vía radio, nos dieron la instrucción de que podíamos regresar.

Mientras ocurría el evento, recordé como hacía mas de 20 años, en una empresa en la que trabajé, por ser gerente, yo tenía la responsabilidad de evacuar una zona de la empresa y comencé a recordar ciertos puntos y similitudes con lo que sucedía. Sin embargo, también noté algunas áreas de oportunidad que vale la pena comentar:

  • Como en mis épocas, había un brigadista designado con el radio, tabla y demás aditamentos. Sin embargo, noté que el que yo estaba observando no era la persona que llevaba el liderazgo del grupo. Se mantuvo atrás del grupo en silencio. Mi percepción es que un brigadista debe tomar el control de su zona y hablar fuerte y claro al grupo.
  • En mi época nos daban una lista impresa con los nombres de las personas en nuestra zona, ahí marcábamos quienes estaban presentes y quienes no y luego se cotejaba con otros si estaban en otra área. Eso no sucedió aquí, solo el número de personas.
  • En mi época la hoja indicaba algunos pasos a seguir, en este caso era una hoja en blanco, creo que un poco de ayuda a recordar los pasos, en eventos que no son del día a día es conveniente.
  • Mientras esperábamos, el radio del brigadista hizo un pitido y emitió un mensaje en inglés “Please Recharge Battery” (Por favor recargue la batería). Eso llamó mucho mi atención, pues uno de los puntos clave en estas situaciones es que todo el equipo esté en perfectas condiciones y previamente verificado. Si era un radio dedicado con más razón y si era el radio de uso diario, al inicio del turno deberían haberse entregado cargados.
  • El tiempo de salida y organización, a mi gusto y parecer fue largo, pero transcurrió sin novedad. Posiblemente, mas entrenamiento y práctica ayudarán a mejorar los tiempos.
  • Cuando se hizo el paso de lista, noté que la gente en ambos lados del radio, no articulaba claramente al hablar en él mismo, por lo que en múltiples ocasiones fue necesario aclarar y repetir el número de participantes en cada lugar.

Mis reflexiones sobre este tipo de eventos son:

  • Es importante contar con un estándar o procedimiento y darlo a conocer periódicamente al personal para que todos tengan presente qué es lo que debe suceder.
  • Es igualmente importante que el brigadista a cargo se seleccione como una persona con un claro liderazgo
  • Un radio, al igual que un micrófono, requiere de entrenamiento para su uso en relación a la distancia que se debe poner respecto de la boca y como hablar para que se entienda con claridad. Son puntos triviales que pueden significar mucho en una situación de emergencia.
  • Como en cualquier operación crítica, el contar con programas de mantenimiento y en este caso de verificación de la carga de las baterías es fundamental. Tanto para la operación diaria y aún mas para una situación de emergencia. Los procedimientos para esta revisión y la verificación de la vida de las baterías es un punto de mejora.

Como todo aprendizaje, hay espacio para la mejora. Confío en que el líder de seguridad haya cronometrado los tiempos, tomado nota de diferentes aspectos y que haya una reflexión posterior con fines de mejora y que no quede solo como un ejercicio anual. Se requieren más eventos de simulacro para generar una respuesta efectiva de parte del personal, y más si existen personas ajenas a la organización.

Al final, un reconocimiento al establecimiento, pues el resto de los establecimientos en la zona, no realizaron ningún tipo de ejercicio similar.

Un simulacro es un mecanismo de aprendizaje y entrenamiento y como tal, su diseño, implementación y mejora son de mucha importancia y utilidad en las organizaciones. No está de más decir que el uso de los simulacros no se limita a situaciones de emergencia y es posible utilizarlos de manera efectiva en el entrenamiento en piso en el día a día.

Un simulacro, para un gerente, es un excelente momento para realizar y practicar la observación de lo que sucede. No es el único momento, debería hacerlo también en el día a día. Pero estos eventos, por su naturaleza, son situaciones para mucha aprendizaje y reflexión.

¿Te tocó estar en un simulacro? ¿Observaste? ¿Qué observaste? La habilidad de observación, fundamental para un mando, se realiza dentro y fuera de la empresa.