En algún momento u otro, cada mando o gerente se enfrenta con la necesidad de redactar un procedimiento o de supervisar la elaboración de uno.
La forma más común de redactar que he observado a lo largo de los años presenta alguna de las siguientes situaciones:
- Se escribe en forma de orden. Por ejemplo: “el almacenista debe de llenar la forma de salida de material.”
- Se redacta en forma pasiva. Por ejemplo: “al concluir la entrega, se llena la forma de salida de material.”
- Se hace referencia a un área y no a un puesto como el responsable de una tarea. Por ejemplo: “El almacén llena la forma de salida de material.”
El problema con estas formas de redactar es que:
- La gente no reacciona bien a la redacción impositiva.
- Queda la duda de quien debe realizar la tarea en la forma pasiva y cuando se menciona un área.
Una forma muy sencilla de resolver esto es escribir en presente con la siguiente fórmula:
Sujeto + verbo en presente + predicado.
Por ejemplo: “El almacenista llena el formato de salida de material.”
Esta redacción deja claro quién realiza la actividad y le quita lo impositivo dejándolo como un hecho que sucede y no como una orden que debe cumplirse.
¿Cuál es tu experiencia en la redacción de procedimientos? ¿Utilizas alguna de las situaciones comentadas? ¿Con qué otros problemas te has encontrado a la hora de redactar y utilizar procedimientos?