En las empresas, como profesionista, mando o empresario podemos hablar de diferentes tipos de proyectos.
1) Existen proyectos de alcance limitado y con efectos de corto plazo. Estos proyectos afectan a pocas personas o áreas y son de bajo impacto global y se puede ver su resultado en poco tiempo. Aquí conviene ser proactivo, ejecutar y si no funciona, volver a intentarlo y así nuevamente hasta llegar a un resultado óptimo.
2) Existen proyectos de alcance amplio y con efectos de largo plazo. Estos proyectos afectar a toda la organización, posiblemente a clientes y proveedores. Son de alto impacto global, y el resultado se ven con el tiempo. Estos proyectos requieren de mucha planeación y consideración ya que hacen uso de muchos recursos e implementarlos mal puede significar grandes costos o pérdida de clientes y mercado.
3) Están los proyectos que se ubican en medio de los otros dos.
Independientemente de que nos dicen que es mejor actuar que planear. En el caso de los proyectos tipo 2 y tipo 3, es mejor dedica más tiempo a planear para hacer una implementación rápido y con menos contratiempos. Los proyectos tipo 1 requieren menos planeación y pueden privilegiar la acción.
El reto es entender y distinguir que tipo de proyecto tienes enfrente y cómo abordarlo, si actuando rápido e iterando o planeado y ejecutando eficientemente.
Por ejemplo, ordenar tu escritorio es un proyecto de tipo 1. No requiere de mucha planeación, es más decisión y acción. Si no te sale a la primera, esto es, no te da el resultado deseado, lo vuelves a intentar una y otra vez. Requiere poco tiempo cada iteración, no consume muchos recursos y sientes el efecto o resultado rápidamente.
Desarrollar un producto en una industria normada, por ejemplo automotriz, aeronáutica, médica, es un proyecto tipo 2. Hay muchas cosas involucradas, múltiples pruebas de liberación, muchos costos y es un proceso lento que si no se hace bien, hay que volver a empezar, hay muchas cosas en juego. Lo mismo pasa con proyectos que requieren un cambio de cultura organizacional como implementar un sistema de gestión de calidad o un ERP o implementar inteligencia artificial. Abarca bastantes áreas, hay que planear bien y anticipar riesgos, vas a consumir muchos recursos y son limitados y hay que tener cuidado. Conviene planear los suficiente.
El problema surge cuando queremos ver todos los proyectos como del tipo 1. Te vas a meter en problemas, costosos problemas. Algunas empresas se pueden dar el lujo de aguantar esos costos, otras no. Algunas industrias lo permiten, otras no.
Así que más que tener una regla como «Privilegiar la acción sobre la planeación», vale la pena analizar donde estamos parados, tener claridad de la situación y actuar en consecuencia.