Seguramente en tu empresa, como en muchas, se recopilan y analizan datos. A lo largo de los años he encontrado muchas prácticas para ello, pero también malas prácticas.
Lo más común que encuentro es querer usar las Hojas de Cálculo como «almacenes» o bases de datos. Además de que las Hojas de Cálculo no son eficientes para el almacenamiento de datos, he notado que algunas personas almacenan los datos en forma de Tabla de Reporte y eso limita mucho el poder hacer otros análisis.
Así que en esta ocasión quiero realizar más que nada unas aclaraciones o más bien marcar unas diferencias.
Tablas de Datos
Las tablas de datos son registros (renglones) en los cuales se incluyen los datos, cuantitativos y cualitativos, en la forma de categorías (columnas). Este es el mejor acomodo para almacenar datos y que después permitirá manipularlos adecuadamente para fines de generar análisis e información. En el caso de estas tablas de datos, no es raro ver datos «repetidos», como en este caso el mes, pues se requiere para cada uno de los registros. Este no es un acomodo muy amigable para revisar los datos.
Tablas de Reporte
A diferencias de las tablas de datos, las tablas de reporte tiene la función de estar diseñadas para consultar datos. Su acomodo puede ser similar a la tabla de datos, pero en general tienden a ser en formato «cruzado» que permite buscar fácilmente un dato que corresponde a una o más categorías.
La fortaleza de las tablas de reporte es que se pueden acomodar para incluir cálculos como subtotales, totales, promedios, máximo, mínimos y demás. Los datos originales se pueden convertir en porcentajes o se pueden marcar como diferencias o desviaciones respecto a un valor base. Aquí ya estamos hablando de datos procesados que constituyen información. Los datos ya se están analizando.
Gráficas
A pesar de que las tablas de reporte son muy útiles para consultar datos, no son la mejor herramienta para mostrar el comportamiento de los datos. Para ello, hacer uso de nuestra capacidad visual es muy conveniente y ahí es donde las gráficas muestran su enorme valor.
Mediante diversos tipos de gráficas se pueden mostrar comportamientos en el tiempo o la comparación entre grupos de datos.
Un manejo eficiente de los datos a fin de crear reportes de una manera sencilla y fácil implica entender estas diferencias y estructurar los datos de manera que sean accesibles para poderlos convertir en Tablas de Datos o en Análisis Gráficos.
¿Cómo almacenas tus datos? ¿En forma de tabla de datos o en forma de tabla de reportes?