Perdona la decepción, lo más probable es que si piensas que eres multitasking te estas equivocando. No me lo tomes a mal, no lo digo yo, lo dice un montón de expertos en productividad y funcionamiento del cerebro. El hacer varias tareas al mismo tiempo es una ilusión o más bien un mal entendido.
Ciertamente, puedes escuchar música mientras lavas los platos o mientras andas en bicicleta y por ello crees que eres multitarea. Pero la realidad es que estás haciendo una actividad «rutinaria» escuchas música junto con una tarea que requiere «poca atención», lavar los platos. Y por eso pueden convivir juntas. Hay espacio para las dos.
Sin embargo, el problema empieza cuando tienes que realizar una tarea en el trabajo que requiere mucha atención, por ejemplo, crear una carta para un cliente nuevo, analizar un problema, integrar los comentarios a un reporte sobre los resultados del mes o crear un nuevo producto. Esas son actividades que requieren mucha atención y tu cerebro solo puede manejar una de esas a la vez. No hay espacio para otras cosas (a lo mucho una música de fondo que no distraiga).
Así que resulta que tu quieres avanzar en esas tareas y te enfocas en ellas, tienes resultados que dar y fechas que cumplir, pero en eso te entra una llamada y tratas de hacer ambas a la vez, o te llega un mensaje por el teléfono y lo revisas mientras haces lo otro. En ese momento, la magia de la concentración se pierde. Y de acuerdo con algunos expertos y estudios te puede tomar hasta 24 minutos recuperar tu concentración.
En otras ocasiones, una junta se cruza en tu camino o tal vez una video llamada o un colaborador que quiere comentar algo contigo. Entonces tu enfoque, tu concentración en la tarea que lo requiere se parte un montón de veces y solo logras destinar un minuto aquí, otro minuto allá a la tarea importante. El resultado: la tarea importante que requiere concentración NO AVANZA.
El día a día te consume y sientes que no tienes suficiente tiempo. ¿Te suena este escenario? Es probable que sí, es bastante común. ¿Qué podemos hacer al respecto? Algo simple, aunque no sencillo de lograr.
Primero aceptar que no eres multitasking (o multi tarea para los puristas del lenguaje de Cervantes). Segundo conocer y entender que la única forma de ser productivo es a través de la concentración del tiempo, en otras palabras, para avanzar en las tareas importantes y que requieren enfoque, tienes que dedicar períodos de tiempo continuos de entre 30 minutos a 2 horas haciendo solamente eso.
«¡Ja ja ja! ¡Cómo crees que voy a poder hacer eso!», hasta acá escuché tus carcajadas. Dije que era simple, no que era fácil.
Para lograr lo anterior debes de tomar control de tu tiempo, no es una sola cosa la que debes hacer y estarás a merced de la cultura de atiborrar tu tiempo de tu empresa, clientes y proveedores. Y eso ya lo sabemos. Tu tiempo NO ES TUYO. Así que la gestión del tiempo es super importante.
La gestión del tiempo implicará:
- Aprender a decir que no.
- Manejar adecuadamente una agenda.
- Aprender a priorizar.
- Aprender a controlar tu correo, las visitas, las juntas, y otros eventos quita tiempos.
- Aprender a concentrarte y enfocarte en una actividad (controlar tus pensamientos).
- Acostumbrar a tus colaboradores, clientes y proveedores a trabajar con tus buenas prácticas de manejo del tiempo.
- Aprender a aprovechar la tecnología para tu beneficio.
- Aprender a identificar y eliminar ineficiencias en tus actividades y en las actividades de tus procesos o área, si eres un mando.
- Y varias cosas más.
Recuerda, productividad no es tener la agenda llena, tampoco es trabajar después de tus horas, tampoco es hacer malabares y hacer varias cosas al mismo tiempo. Productividad es eliminar ineficiencias y volverte muy bueno en controlar tu tiempo para trabajar en bloques de tiempo que te permitan avanzar y cumplir tus tareas. Así de simple.