Luis Iturriaga

Etiqueta: Orden y Limpieza

  • Primero orden y limpieza

    A lo largo de más de 25 años de vida laboral me ha tocado ver de todo en las empresas. Pero un punto que se repite y se repite es el desorden y la falta de limpieza en algunas áreas.

    Casualmente, en dichas empresas, existen reclamos de falta de productividad, retrasos, tiempos de respuesta altos, paros por mantenimiento y en ocasiones baja moral.

    El problema, tiene su origen:

    Una falta de las 5s (orden y limpieza) en Gemba (lugar de trabajo) indica ineficiencia, muda (desperdicio), autodisciplina insuficiente, baja moral o estado anímico, mala calidad, altos costos y una incapacidad para cumplir plazos de entrega.

    Masaaki Imai, Gemba Kaizen, Ed. McGraw Hill, 1998

    Y esto se puede presentar tanto en oficinas, talleres, almacenes y fábricas. Y es un serio problema pues es un reflejo de la cultura de la empresa.

    Si queremos cambiar, tenemos que empezar por cambiar nuestra cultura y no es fácil ni rápido. Tiene que ser un compromiso y una exigencia desde la dirección de la empresa. Sin ese compromiso, ninguna capacitación, ningún esfuerzo será duradero.

    “La persona últimamente responsable de cualquier retroceso en las 5s (orden y limpieza) no es el trabajador individual, sino es el jefe.”

    Hiroyuki Hirano

    Es muy fácil caer en la ceguera de taller y perder conciencia de que nuestras instalaciones no cuentan con el arreglo y la limpieza requerida para una operación eficaz. Traer ojos externos puede ayudar a tomar conciencia. Pero solo a través de la conciencia de coómo la falta de orden y limpieza afecta la operación y del compromiso de cambio y participación a nivel directivo, poco valor tendrá cualquier iniciativa.

    ¿Has visitado todas las áreas de tu empresa? ¿Has abierto cajones, muebles y entrado a los almacenes y talleres? ¿Has revisado escritorios y la forma en que se ordenan papeles, archivos y hasta documentos en las computadoras? ¿Has visto a tu gente dedicar tiempo a buscar y no encontrar las cosas? Puede ser muy revelador y explicar algunos problemas en tu área o empresa.

    En la cultura de la mejora continua, todo esfuerzo inicia primero con una iniciativa de orden y limpieza. Cualquier otra no tendrá efecto a menos que lo primero se cumpla.

  • ¡Necesitamos más recursos!

    Invariablemente cuando imparto un taller de solución de problemas y hacemos ejercicios de lluvia de ideas sobre un problema arbitrario, los participantes en sus posibles soluciones invariablemente orbitan hacia propuestas que implican mayores recursos.

    Pero también me ha sucedido en dinámicas que simulan procesos, cuando las cosas salen mal, la primera reacción es solicitar más recursos.

    Y no es que solicitar recursos no sea una necesidad, pero en mi experiencia no lo es siempre.

    Considero que la necesidad de recursos surge cuando tenemos un proceso topado en su capacidad, siempre y cuando cumpla con dos requerimientos: el proceso es consistente en su calidad y el proceso está en un muy aceptable nivel de eficiencia.

    Si ese es el caso, más recursos permitirán aumentar la producción o prestación del servicio ¿pero que pasa cuando tengo un proceso ineficiente, con una alta variabilidad y con muchos desperdicios (en tiempo, en retrabajos, en traslados, etc.)? En ese caso la solución de más recursos es engañosa.

    Y lo he visto de muchas formas:

    • He visto procesos donde tienen personal que se desempeña a un 50% o menos de lo que debería (por mil razones, falta de competencia, mala selección de personal, etc.). Y entonces se quiere más personal para cubrir la demanda que uno al 100% de su capacidad podría hacerlo.
    • En otra ocasión, en una fábrica, deseaban comprar el terreno de al lado porque ya no cabían, sin embargo, tras un proceso de orden y limpieza, ¡sobró espacio!
    • Una vez conocí un proceso tan ineficiente que tenía un 70% de retrasos en sus entregas y el 50% de rechazos. Prácticamente la mitad de lo que hacían tenía que volverse a realizar.

    En la cultura de la manufactura esbelta se dice que antes de mejorar cualquier proceso, el primer paso es el orden y la limpieza. Y luego se implementan las mejoras.

    “Imaginemos una fábrica cuyos operarios trabajan sin importarles hacerlo en medio del polvo, suciedad y aceite… Estas condiciones indican claramente una fábrica que produce gran cantidad de artículos defectuosos, que incumple sistemáticamente los plazos de entrega y cuya productividad y moral son bajas.”

    5s para Operarios, Productivity Press

    Y aunque la cita aplica a fábricas, a lo largo de los años he visto la misma situación en empresas de servicios, ya sean despachos, hoteles, restaurantes, almacenes y demás.

    Creo que los procesos de mejora deben iniciarse con un cuidadoso análisis de nuestro orden y limpieza, seguido de un análisis de la eficiencia (retrabajos y otros desperdicios) y, finalmente, una reflexión sobre la consistencia en la calidad y la variabilidad del proceso. Arreglar estos puntos no requiere, en la mayoría de los casos, grandes recursos adicionales.

    “La simple organizacióndel local de trabajo reduce en un 50% los defectos del proceso.”

    Masaaki Imai

    ¿Cuál ha sido tu experiencia? ¿Resuelven las ineficiencias con recursos en tu empresa? ¿Resuelven los problemas de capacidad con inversión o analizando si no hay desperdicios en los procesos?