Luis Iturriaga

Etiqueta: Ishikawa

  • Si ve datos desconfíe

    Hoy nos encontramos en la era de la información y algo más. Hoy se habla del Big Data, del IoT (internet of things) y otras tecnologías vinculadas con la generación y procesamiento de grandes cantidades de datos.

    Los datos, una vez procesados se convierten en información que apoyan la toma de decisión. Dicha toma de decisión solo puede ser tan robusta como los datos a partir de los cuales se generó la información utilizada.

    Hace muchos años leí una frase (i):

    “Si le muestran a usted cifras, desconfíe de ellas; si le muestran instrumentos de medición, desconfíe; y si le muestran un análisis químico desconfíe de él.”

    Kaouru Ishikawa

    Ishikawa establece que las cifras pueden ser falsas o equivocadas o simplemente imposibles de obtener. Asimismo, pueden existir desde los errores tipográficos hasta la manipulación intencional de datos. Ishikawa explica que la principal fuente de datos falsos o manipulados se debe a la gerencia media la cual lo hace:

    • Para quedar bien
    • Para ocultar sus errores
    • Para asegurarse de no quedar en desventaja
    • Sin saberlo e inconscientemente.

    Finalmente Ishikawa aclara que todo esto se debe, en gran medida a malos hábitos por parte de la alta gerencia los cuales obligan a los mandos medios a incurrir en las prácticas ya mencionadas. Situaciones como accesos de cólera por parte de la alta dirección, la falta de comprensión de los principios estadísticos y la costumbre de echar la culpa a los demás son algunas de los comportamientos que pueden afectar la calidad de los datos.

    Para detectar estos problemas es necesario siempre echar un vistazo a los datos.

    “La primera regla de la estadística: Observe los datos” (ii)

    A continuación una serie de recomendaciones expuestas por Jonathan G. Koomey (iii):

    • Si los datos vienen de una fuente no electrónica, teclee los datos en la computadora UD mismo, asumiendo que es una cantidad manejable de datos.
    • Verifique que los totales principales son la suma de los subtotales.
    • Verifique que la información esté actualizada.
    • Verifique que puede rastrear los cálculos de otra persona en una forma lógica.
    • Compare los números con algo más con lo que esté familiarizado.
    • Ponga atención a los números demasiado grandes o pequeños en comparación con los demás. Pueden existir errores tipográficos.
    • Tenga cuidado con los datos que no suman apropiadamente debido a redondeos más que a errores de cálculo.

    En los últimos 20 años me ha tocado ver de todo, desde campos vacíos (ausencia de datos), datos escritos que no se sabe a que renglón de un formato se refieren, registros en formatos que son completamente ilegibles, inconsistencias en bases de datos, hasta fórmulas manipuladas para mostrar un resultado deseado.

    Ante ello, es difícil realizar un correcto análisis que arroje información confiable, pero siguiendo las recomendaciones expuestas, se puede minimizar el efecto. A ello debemos sumar un adecuado esfuerzo de entrenamiento del personal en la captura de los datos, así como revisiones o auditorías periódicas para asegurar la confiabilidad de los datos.

    ¿Y tú revisas la confiabilidad de los datos que recibes? ¿Qué medidas has implementado para no ser presa de datos «poco confiables»? ¿Existen prácticas y políticas al respecto en tu empresa?

    (i) Kaoru Ishikawa, ¿Qué es el Control Total de Calidad?, Ed. Norma, 1985

    (ii) Juran, Joseph; Godfrey, A. Blanton; Juran’s Quality Handbook, McGraw-Hill, 5a Edición, 1999

    (iii) Jonathan G. Koomey, Best Practices for Understanding Quantitative Data, B-Eye Network, February 14, 2006 (www.b-eye-network.com/view/2386)

  • Cambios, cambios, cambios

    Vivimos en una época que valora el cambio continuo. Pero eso no es fácil, a los seres humanos nos gusta más la estabilidad, la estabilidad es buena, pues elimina la incertidumbre. La incertidumbre genera miedo y desconfianza. Nos gusta lo seguro. Ya lo dice el conocido refrán:

    «Más vale malo por conocido, que bueno por conocer.»

    Refrán Popular

    De hecho, nuestra cultura popular está llena de frases similares. «Si funciona no le muevas», decimos por ahí. Sin embargo, los retos de hoy nos requieren de tener una cultura ágil y adaptada al cambio.

    Una vez regalé un libro a un cliente que se titulaba «No son las empresas grandes las que se comen a las pequeñas, son las rápidas las que se comen a las lentas». Esto fue hace más de 10 años, así que la necesidad de «agilidad» o adaptabilidad al cambio tiene tiempo ya.

    Los cambios tecnológicos nos impulsan cada vez más a cambiar las cosas. Sin embargo, la mayoría de las empresas no logran adoptar un modelo práctico y funcional. La mayoría lucha contra el estancamiento (“aquí siempre lo hemos hecho así”) y contra la burocracia (el control excesivo).

    El movimiento de la Calidad Total de los años 80s y 90s ya manejaba el concepto de la Mejora Continua y en la actualidad se habla de las organizaciones «ágiles» y «esbeltas».

    Adoptar cambios no es fácil, nunca lo ha sido:

    “No existe nada más difícil e incierto de realizar que dirigir la introducción de un nuevo orden de cosas, porque la innovación tiene por enemigos todos aquellos que han tenido éxito en las condiciones anteriores, y por tibios defensores a aquellos que pudieran tener éxito con las condiciones nuevas.”

    Nicolás Maquiavelo. El Príncipe. – 1532

    Cuando Henry Ford inicio su producción en serie y Frederick Taylor planteo los fundamentos de la Administración Científica, el enfoque era lograr el control, el cumplimiento, la estabilidad en las operaciones. Algo necesario para producir mucho de una sola cosa.

    Sin embargo, con el paso del tiempo las cosas han evolucionado. De que el mercado quisiera mucho de una misma cosa (como el Modelo T de Henry Ford, que se vendía en negro y solamente en color negro). Hasta nuestro días plagados de la personalización y el cambio continuo.

    Como comenté, la Gestión de la Calidad Total (o el TQM, por sus siglas en inglés), promovía el uso de pequeños grupos de mejora continua, los llamados Círculos de Calidad. Y he ahí un primer aprendizaje para lograr una organización «ágil o esbelta». Trabajar en pequeños grupos, descentralizar la toma de decisiones. La centralización tiene sus beneficios, pero en una empresa muy grande puede ocasionar parálisis, toma mucho tiempo lograr que se aprueben las cosas y promover el cambio. Pero por otro lado, el reto es proveer a los grupos pequeños de una visión, valores y de un marco de trabajo adecuado para operar autónomamente.

    El caso de los Círculos e Calidad es uno muy interesante y el libro ¿Qué es el Control Total de Calidad? de Kaouru Ishikawa es una excelente lectura al respecto. ¿Lo has leído?

    El tema del cambio y la cultura para lograrlo es sumamente amplio, así que lo continuaré en una segunda publicación. ¿Cómo trabaja el cambio tu empresa? ¿Han creado grupos para la mejora? ¿Cómo los han organizado? ¿Qué reglas o lineamientos siguen? ¿Buscan perseguir alguna metodología novedosa?