El sueño del gerente es llegar a la delegación, ese lugar ideal en donde se asignan tareas a la gente y ellos, sin supervisión, las llevan a cabo y reportan resultados.
Y aunque parece un lugar ficticio y lejano no es tan difícil de alcanzar. Simplemente, tenemos que tomar conciencia de que no es un lugar al que nuestros subordinados llegan solos, sino que es un camino que nosotros debemos de trazar y ayudarles a transitar.
La delegación requiere varias cosas para funcionar:
- Personal autónomo
- Instrucciones y un rumbo claro
- Un sistema de seguimiento
Personal Autónomo
Tal vez este sea el punto más complicado y menos atendido. La gente no se vuelve competente simplemente por que nosotros lo queramos o porque nosotros lo digamos. Claro que se puede seleccionar bien a una persona desde el principio, eso hará que el camino sea más corto. Pero aún así requerirá de desarrollo y experiencias de aprendizaje.
En principio, yo considero que una persona autónoma es aquella que:
- Es competente. Esto es, posee las habilidades, conocimientos, experiencia y actitudes (perfil) adecuado para la tarea. Es imposible delegar una tarea a una persona que no es competente.
- Es capaz de seguir estándares y buenas prácticas. Se requiere que la persona se ajuste al modelo de actuación requerido, ya sea en la forma de valores, políticas, procedimientos, métodos de trabajo, etc. Esto a fin de tener la certeza de que realizará la tarea dentro de los límites permitidos.
- Es capaz de tomar decisiones robustas. En una tarea pueden aparecer imprevistos o simplemente necesidades de decisión. Estas requieren de ser atendidas adecuadamente y un esquema de pensamiento adecuado para la toma de decisión, considerando todos los aspectos, pros y contras, consecuencias, diferentes puntos de vista y demás es absolutamente necesario. Adicionalmente, en ocasiones, es necesario «doblar» y a veces hasta «romper» las reglas (estándares y buenas prácticas) pero ello debe de hacerse tras una adecuada valoración de consecuencias y riesgos, así como del establecimiento de acciones para compensar o mitigar dichos riesgos.
Instrucciones y un rumbo claro
Si la persona a la que se le delega no se le aclara la naturaleza de lo que se le delega, así como lo que se espera lograr tras realizar las tareas, es complicado que las desarrolle adecuadamente. No tendrá elementos para ajustar el rumbo en caso de ser necesario. Por otro lado, puede que ante la incertidumbre, decida realizar las actividades a su modo o en sus términos, pudiendo eso no ser lo más adecuado. Sobre todo, si no se implementa un adecuado sistema de seguimiento, no se sabrá que las cosas van por el rumbo equivocado hasta que sea, tal vez, demasiado tarde.
Un sistema de seguimiento
Este es el otro punto que en mi opinión está bastante descuidado. Se cree que por que se ha delegado, se puede uno desentender de las cosas y dejarlas sin supervisión y seguimiento. En realidad, lo que se puede hacer, cuando el personal es competente, es cambiar la frecuencia del seguimiento y supervisión, pero en realidad nunca se puede eliminar. Al principio será estrecho y conforme se logre la autonomía y la claridad del rumbo, se pueden espaciar dichos seguimientos y supervisiones.
El sistema de seguimiento debe ser ágil y adecuado, para proveer la información oportuna, clara y completa que permita saber que las cosas van de acuerdo a lo que se requiere. El sistema no debe ser engorroso ni burocrático, pues de otro modo se dejará de lado ya sea por quien delega, así como por a quien se le delega la tarea.
Sea como sea, el hecho es que no se puede delegar solo diciendo y solo queriendo. El camino de tener gente autónoma requiere de tiempo, igualmente lograr expresar las cosas con claridad y el hábito de dar seguimiento toman tiempo. Pero eventualmente se logra, el reto es no darse por vencido a medio camino.
¿Tienes problemas con tu delegación? ¿Has reflexionado porqué? ¿Tu gente es competente? ¿Cuentas con un sistema de seguimiento efectivo? ¿Has transmitido tus instrucciones y rumbo de manera clara? ¿Cuáles son los retos hacia adelante?